La orden de compra es una herramienta importante en la gestión de compras, ya que establece un registro escrito de la transacción y proporciona una base para el seguimiento y control de los pedidos. Además, ayuda a evitar malentendidos y conflictos al establecer claramente los términos y condiciones acordados entre el comprador y el proveedor.
A continuación te presentamos un ejemplo de como luce una orden de compra:
Ejemplo de orden de compra
EN ESTE ARTÍCULO:
Tipos de órden de compra
Existen tres tipos de órdenes de compra que realizan comúnmente las empresas dependiendo del uso:
- Órdenes de compra de un solo uso: como su nombre lo menciona, se enfoca en un documento para un pedido. Este tipo de orden no se repite y ocurre una única ocasión, por lo que este documento vinculante termina cuando el cliente recibe todos sus artículos o servicios.
- Órdenes de compra planificadas: tiene un parecido al anterior tipo de orden pero la diferencia es que se centra en que este tipo de orden es a largo plazo puede ser en distintos momentos en fechas establecidas o una única compra en un tiempo definido. Esto permite a la empresa prepararse en su producción para cumplir con sus entregas.
- Órdenes de compra globales: estas órdenes se dan gracias a convenios que tienen las empresas siendo un negocio B2B, en donde las empresas se comprometen a ser los proveedores de otras empresas haciendo pedidos constantes.
Los anteriores tipos tal como se dijo, son de acuerdo a su uso, sin embargo a continuación te presentamos los diferentes formatos y actividades que registra una orden de compra. Para esto veremos tres tipos de órdenes de compra con sus respectivos ejemplos:
- Orden de compra llena.
- Orden de compra abierta.
- Orden de compra cerrada.
Ejemplos de Orden de Compra
Orden de compra llena
A continuación te presentamos el ejemplo de una orden de compra que expidió la empresa Coca Cola:
En esta orden de compra se puede observar cómo es que la empresa de manera recurrente en las fechas del 05,08 y 10 de octubre necesita 10 bidones de colorante caramelo IV. Los cuales por bidón cuestan $40.36 MXN pagando en total $403.60 MXN. La empresa que provee esto es Nutryplus y el folio de seguimiento es: 00354.
Orden de compra abierta
Una orden de compra abierta como su nombre lo indica, tiene la cartera abierta ante una empresa, es decir, puede que el comprador solicite más producto o servicios de los que se pidió en primera instancia pero la empresa pondrá una fecha límite para solicitarlas y una cantidad máxima de productos que puede solicitar el cliente debido a su capacidad de producción en el tiempo que solicite.
Este tipo de orden de compra generalmente se da entre empresas que tienen compras constantes, por lo que existe un nivel de confianza entre estas en donde se cumple con las modificaciones sin afectar la producción o el cumplimiento de las compras.
Un ejemplo es el que hizo la “constructora Molina” quien le pidió a la “cementera Inquebrantable” un pedido el 04 de marzo de 2023 para solicitarle más producto el 20 de ese mismo mes. Como especificación, la empresa solo puede solicitar hasta 1000 bultos mensuales de cemento.
Orden de compra cerrada
Contraria a la orden de compra abierta, este tipo de pedidos se utiliza cuando el comprador solo puede solicitar una vez en un periodo de tiempo, por ejemplo: semanal, quincenal, mensual o incluso anual. Esto es que la empresa debido a su capacidad de producción ya sea poca o porque tiene mucha demanda, restringe al cliente en su compra.
Este tipo de orden de compra generalmente avisa cuando es que el cliente puede realizar su próximo pedido, es decir, la empresa que está brindado el producto o servicio le avisa al comprador cuando es que puede realizar su próximo pedido para evitar así contratiempos.
En este ejemplo la empresa que realiza productos con cera como: velas, ceras, veladoras etc. Surte a la miscelánea “Rosa” la cual tiene que realizar el pedido que requiera cada primer día de mes para realizar su entrega y pagar cada 20. A diferencia de la orden abierta, los clientes tienen una única oportunidad por periodo de realizar sus pedidos.
Conclusiones
Te dejamos los puntos más importantes de nuestro artículo:
- Existen diferentes tipos de orden de compra y estás se clasifican acorde a su uso.
- Con el uso de la tecnología puedes eficientar tus procesos y elaboración de documentos utilizando plantillas estandarizadas.
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[bliblio]Fuentes de Información
- CFI Team. (2022). What is a Purchase Order?. CFI Recuperado de https://corporatefinanceinstitute.com/resources/accounting/purchase-order/
- Simply Business. (2023). What is a purchase order? A guide for small businesses. Simply Business Recuperado de https://www.simplybusiness.co.uk/knowledge/articles/2021/05/what-is-a-purchase-order/
- University of Washington. (2023). Blanket Purchase Orders. University of Washington Recuperado de CFI Team. (2022). What is a Purchase Order?. CFI Recuperado de https://corporatefinanceinstitute.com/resources/accounting/purchase-order/
