Proceso de la administración

El proceso administrativo es cíclico, se debe llevar acabo siempre de la misma forma sin importar la organización de la que se trate y se divide en cuatro etapas:

1. Planeación: Definir los objetivos organizacionales.
2. Organización: Establecer las actividades a realizar, coordinar el trabajo y asignar recursos.
3. Dirección: Utilizar técnicas de motivación y liderazgo para guiar a la organización hacia el cumplimiento de objetivos.
4. Control: Evaluar los resultados obtenidos y encontrar oportunidades de mejora.

Importancia de la administración en la sociedad

La administración es universal, esto significa que aplica de la misma forma para cualquier organización existente, no importa si es pública o privada; Se trata de una disciplina esencial para el funcionamiento adecuado de las organizaciones.

Sabemos que la sociedad requiere de las organizaciones para subsistir, ya que estas proveen no solo bienes y servicios, sino también empleos, en otras palabras, son la base de la economía.

Características de la administración como ciencia

La ciencia es un conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados con validez universal. Por lo tanto, la administración es una ciencia que se encarga del estudio de las organizaciones y tiene las siguientes características:

• Conceptos propios: La administración ha evolucionado en sus teorías y con base a investigaciones científicas ha desarrollado conceptos que son aplicados en las organizaciones actuales.
• Racional: Lleva a cabo el proceso de análisis para encontrar soluciones oportunas.
• Objetiva: Funciona basada en el cumplimiento de metas.
• Sistemática: Sigue un proceso perfectamente estructurado.
• Factible: Considera en todo momento las factores internos y externos que pueden influir en las organizaciones.

Elementos de la administración

Existen  elementos principales de la administración, esos son:

Eficiencia y Eficacia

Seguro has escuchado hablar de estos dos términos y seguro no tienes muy claro a que se refiere cada uno, pues es común confundirlos, para que te quede más claro lo describimos de la siguiente forma:

1. Eficiencia: Se refiere a la capacidad de realizar correctamente una función con el menor número de recursos posibles o en el menor tiempo posible. 

Entonces, dentro de la administración, la eficiencia se trata de realizar correctamente las diversos procesos que dependen de ella sacando provecho a los recursos disponibles, ahorrando tiempo y cantidad de uso de dichos recursos.

Un administrador eficiente está en constante mejora de la optimización de procesos, tratando de evitar merma o desperdicio, buscando ahorros de costos y asignando los recursos necesarios a cada área de la empresa.

2. Eficacia: Se refiere a cumplir una tarea deseada.

En este caso es posible que algo o alguien sean eficaces más no eficientes. Por ejemplo, cualquier auto puede llevarte de un punto A punto B, sin embargo no necesariamente de la manera más eficiente, que implicaría hacerlo de la manera más rápida, utilizando la menor cantidad de combustible o energía.

Un administrador eficaz puede cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa, sin embargo un buen administrador también lo hace en los plazos fijados o antes y con aprovechando de la mejor manera los recursos a su disposición o incluso optimizando y prescindiendo de ciertos recursos que pueden estar de sobra.

Coordinación de recursos

Dentro de una organización se encuentran a disposición un cierto número de recursos. Incluso a nivel personal contamos con una cantidad limitada de recursos. La coordinación de los mismos es un aspecto clave, ya que de ello depende de que se alcancen los objetivos deseados de manera eficaz y eficiente.

Esto se vuelve más complejo cuando hay que coordinar múltiples tipos de recursos compuestos por un gran número de individuos, por ello el proceso debe de realizarse basado en la planeación estratégica de la empresa.

Además existen diferentes tipo de recursos, los cuales son:

Recursos materiales: Estos son por ejemplo, maquinaría, equipo de oficina, flujos de efectivo, herramientas, etc.

Recursos Humanos: Estos se refieren a todo lo que tenga que ver con los individuos que componen la organización y son los que requieren mayor atención dentro de la coordinación de recursos, pues como tal los individuos aportan y llevan a cabo tareas distintas. Además son los más complejos pues no hay recurso humano idéntico uno al otro y como tal requieren de la satisfacción de sus propios objetivos y metas personales, así como de la correcta motivación y liderazgo.

Recursos Técnicos: En este apartado se incluyen todos los sistemas que ayudan a la propia administración de los recursos, tales como sistemas de administración, de ventas, de contabilidad y finanzas, por mencionar algunos.

Objetivos

Este elemento de la administración se enfoca en la correcta definición y planteamiento de los objetivos, pues de ellos depende que la empresa llegue al punto deseado. Un objetivo inalcanzable o poco claro solo creará frustración y sentimiento de fracaso, mientras que un objetivo bien delineado creará un sentimiento de motivación y éxito que servirá como empuje para continuar con las labores diarias.

Grupo Social

En este elemento de la administración se encuentran los diversos grupos que conforman una organización. Se diferencia de los recursos humanos pues el recurso humano se encuentra a nivel individual, mientras que el grupo social es un grupo, por ejemplo, los diferentes departamentos dentro de una empresa, mismos que como grupo tienen una función específica.

Tipos de administración

A continuación analizaremos la clasificación de los diferentes tipos de administración existentes:

Pública

Relacionada con actividades políticas, gubernamentales e institucionales. La función principal brindar a la sociedad servicios públicos de calidad.

a. Federal
b. Estatal
c. Municipal

Privada

Administración propia de las empresas. El propósito es asegurar el cumplimiento de objetivos empresariales.

Financiera

Especializada en la utilización e inversión de recursos monetarios de la empresa, con la intención de incrementar el capital.

Recursos Humanos

Se encarga de gestionar el talento humano, propiciar un adecuado clima laboral, definir puestos, delegar funciones, asegurar la satisfacción laboral, determinar las condiciones laborales y motivar al personal.

Producción

Enfocada en las actividades principales de la empresa, es decir, en la producción de bienes y servicios.

Comercial

Se encarga de la prospección de clientes, contacto, negociación, cierre de ventas y atención postventa.

Estratégica

Ejecutada por los directivos de las empresas, su principal función es establecer objetivos empresariales a largo plazo, así como definir las estrategias que se implementarán en cada área funcional.

Tecnologías de la información

Encargada del desarrollo de sistemas orientados a facilitar y mejorar la ejecución de procesos en las organizaciones.

Cadena de suministro:

Se encarga de gestionar las operaciones relativas al proceso de suministro de materiales.
h. Proyectos: Consiste en la planeación, organización, dirección y control de cada proyecto en particular realizado dentro de las empresas.

Mixta

Tipo de administración en el que existe una colaboración entre el gobierno y empresas del sector privado.

Económica

Se utiliza en el ámbito gubernamental, empresarial, familiar y educativo. Está enfocada en la gestión de recursos monetarios, es decir, en cómo se utiliza, distribuye, ahorra e invierte el dinero.

Familiar

La función principal es la gestión de los recursos monetarios y materiales dentro de la unidad básica de la sociedad: la familia. Tiene el propósito de asegurar la estabilidad económica y la calidad de vida.

Educativa

Es la coordinación de recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales, con el propósito de cumplir con los objetivos de las instituciones de servicios académicos.