Comunicación Organizacional


La comunicación es una herramienta poderosa que ha desarrollado a la humanidad, gracias a que se comparten y se transmiten ideas, pero… ¿También en las organizaciones tiene esa importancia? la respuesta es sí, es por eso que dentro de la estructura y correcta administración de una empresa existe la Comunicación organizacional.

La comunicación organizacional  pretende crear, implementar, supervisar y retroalimentar estrategias que ayuden a las empresas a mejorar la manera de compartir cualquier tipo de información.

Quédate para conocer más sobre la comunicación y cómo implementarla en tu organización. En este artículo podrás leer:

  • Qué es la comunicación organizacional.
  • Cómo funciona
  • La importancia de tener una comunicación efectiva en las organizaciones.
  • Cómo implementarla en tu empresa
  • Ejemplos

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¿Qué es la comunicación organizacional?

A lo largo de la historia la humanidad ha tenido la necesidad de intercambiar opiniones, sentimientos o información, esto es la comunicación, en donde se transmite un mensaje de manera oral, escrita, por lengua de señas, no verbal o cualquier otro tipo de señal.

En la comunicación es necesario que exista un emisor, un mensaje y un receptor. La sociedad se ha desarrollado gracias al intercambio de ideas y ha inspirado a la humanidad en muchos ámbitos.

La comunicación es el fenómeno social más importante en cualquier organización sin importar su tamaño. El orden, las ideas, la motivación, el desarrollo, el éxito inicia con la correcta capacidad de comunicarse. La organización se origina por la necesidad de coordinar los esfuerzos de trabajar en equipo, generar canales para entenderse y realizar diversas tareas encaminadas hacia un fin.

Una vez comprendida la dicotomía entre la comunicación y las organizaciones, ¿qué implica el concepto de comunicación organizacional? Son todas las estrategias, procesos y acciones que las organizaciones realizan para transmitir y recabar información por diferentes medios, métodos y técnicas de comunicación con el fin de alcanzar metas establecidas.

¿Qué es la comunicación organizacional?
¿Qué es la comunicación organizacionall?

Importancia de la comunicación organizacional en la empresa

La comunicación organizacional es muy importante dentro de una empresa, porque comunica quién es, sus valores, tanto de manera intrínseca (con sus trabajadores, proveedores, sus estrategias, su manera de motivar) como extrínseca (hacia sus clientes y su imagen pública).

Relevancia intrínseca en la empresa

Conocer la correcta manera de comunicar es vital para:

  • Aumenta la efectividad en la empresa: existe un estudio sobre la importancia de la comunicación organizacional y la efectividad en tres organizaciones no gubernamentales en Jalisco (2018 ), realizado por la Universidad de Guadalajara y la Universidad Autónoma de México en donde demuestran que la efectividad es mayor si se implementa una correcta comunicación organizacional en comparación con aquellas que carecen de una, teniendo éxito en su mercado.
  • Alcanza objetivos: la comunicación va encaminada con la misión y visión de la empresa. El objetivo es crear una estrategia que ayude a mantener un constante mejoramiento encaminado a cumplir los objetivos a través del diálogo entre la empresa y los empleados.
  • Coordina equipos: con una correcta planificación de la comunicación organizacional podrás organizar de manera efectiva a tus equipos de trabajo para aumentar la productividad.
  • Evitar errores: una mala comunicación dentro de la organización es lo más catastrófico. Imagina dar un mensaje erróneo en el área de producción, esto puede costar, recursos, tiempo y hasta la sobrevivencia de la empresa.
  • Motiva: el diálogo se da entre individuos, la mejor manera de tener altos niveles de producción es a través de mantener a los equipos de trabajo motivados. Con una correcta estrategia de comunicación organizacional, podrás tener una relación entre tus empleados y tu organización.

Relevancia extrínseca

  • Correcta comunicación: los planes que propone la comunicación organizacional buscan que se desarrollen maneras en donde todo lo que involucre la empresa: proveedores, clientes, socios, inversionistas, competencia, tengan una correcta metodología para saber cómo actuar, incluso ante una crisis.
  • Informa: aplica de manera intrínseca como extrínseca. Ayuda a la organización a saber como se encuentra posicionada en el mercado, mantiene constantemente informada sobre éxitos, áreas de oportunidad, retroalimenta y motiva.
  • Mejor imagen pública: imagina que tus clientes tengan una buena percepción de ti. Las estrategias de comunicación organizacional promueven la calidad, atención al cliente/ usuario, y una buena imagen ante el mercado.
La comunicación organizacional juega un papel fundamental en las organizaciones para buscar objetivos
La comunicación organizacional juega un papel fundamental en las organizaciones para buscar objetivos

Tipos de comunicación organizacional

Existen tres tipos de comunicación organizacional:

  • Comunicación descendente: la comunicación se da de manera vertical de manera que un grupo o individuo superior envía la información a uno que se encuentra más abajo. Utilizada generalmente por los líderes para fijar objetivos, informar, indicar problemas, dar retroalimentación, analizar desempeños y dar indicaciones. Una crítica que se da a este tipo de comunicación es que al haber una jerarquía, los individuos deben de obedecer las indicaciones de superiores dejando aun lado las iniciativas, empoderamiento y creatividad que pudieran aportar los trabajadores.
  • Comunicación ascendente: la comunicación va dirigida de manera vertical de abajo hacia arriba. Generalmente se da cuando se exponen las problemáticas que enfrenta la compañía de manera intrínseca, narrada por quienes verdaderamente están ante la complicación. Esto permite entablar un diálogo abierto con los grupos de trabajo, tener mejores relaciones laborales y con su organización. La crítica hacia este tipo de comunicación es que no se profundiza en el individuo conociendo debilidades, fortalezas, aciertos, etc.
  • Comunicación horizontal: se da cuando no existen jerarquías, de manera en que todos los miembros del equipo se encuentran en el mismo nivel. Generalmente se da cuando se requiere ahorrar tiempo y facilitar la coordinación entre los equipos de trabajo. Este tipo de comunicación permite la participación de todos los trabajadores y altos miembros, es el ideal que todas las empresas deberían establecer porque es personalizada, eficaz y rápida. Lo importante de este tipo de comunicación es que al estar todos involucrados, a los trabajadores sin importar el puesto son más pertinentes y comprensivos con la información con los objetivos de la empresa y reciben mejor la retroalimentación ya que va encaminada a crecer en conjunto.
Tipos de Comunicación organizacional
Tipos de comunicación organizacional

Elementos de la comunicación organizacional

Para poder implementar en tu empresa u organización una comunicación exitosa es necesario conocer cuales son los elementos de esta, que se basan en los elementos de la comunicación.
Lo primero es que tengas un objetivo el cual deberá ser expresado a través de un mensaje, el cual se dará entre el emisor y el receptor. Posteriormente, el mensaje será codificado de tal manera que se represente de manera simbólica, se envía por un canal al receptor, quien decodifica la información. En ciertas ocasiones hay respuesta o retroalimentación.
Analicemos cada elemento de la comunicación:

  • Emisor: es una persona o varias quien transmite la idea, información con el objetivo de comunicar. Son quienes buscan comunicarse y quienes originan la idea.
  • Receptor: es quien recibe el mensaje enviado por el emisor. Decodifican el mensaje de tal manera que si es necesario, habrá una respuesta.
  • Codificación: es la capacidad de comunicar una idea al receptor. Es la idea expresada con el objetivo de que el emisor la reciba.
  • Mensaje: es la manera en que se transmite la idea del emisor al receptor.
  • Canal: es el vehículo por el cual viaja el mensaje.
  • Decodificación: es cuando se interpreta el mensaje con el código que el emisor quiso transmitir. Aquí se puede evaluar que tan efectiva fue la comunicación en base a la respuesta que el receptor recordará al respectivo emisor sobre el mensaje y si se interpretó de la manera correcta.

Una vez entendido el proceso básico de comunicación es importante decir que la comunicación organizacional es el corazón de toda organización y el núcleo de otros conceptos alrededor de esta como:

  • Comportamiento organizacional.
  • Desarrollo organizacional.
  • Organización.
Elementos de la comunicación organizacional
Elementos de la comunicación organizacional

Beneficios de la comunicación organizacional

Una buena comunicación es la base de toda organización, generar un plan nos ayudará intrínsecamente como empresa a los siguientes puntos:

  • Mejor manejo de recursos.
  • Mejores relaciones entre trabajadores.
  • Puede manejar un contexto formal e informal.
  • Mejora la imagen corporativa con clientes, socios y proveedores.
  • Motiva a los empleados a alcanzar objetivos propios y comunes.
  • Aumenta la productividad y efectividad de la empresa.
  • Evita cometer errores por no dar un mensaje claro.
  • Ayuda a los miembros de los equipos a tener una mejor comunicación, promoviendo mayor libertad, creatividad e iniciativa.
Beneficios de la comunicación organizacional
Beneficios de la comunicación organizacional

Estrategias de comunicación organizacional en tu negocio

Si quieres implementar comunicación organizacional, nuestra recomendación es que inicies estableciendo primero un plan de comunicación interno y después uno externo. Para realizar este plan te sugerimos las siguientes estrategias:

  • Compromiso: necesitas que principalmente los puestos más altos estén comprometidos a realizar cambios en su forma de trabajar, pues ellos deben liderar de tal manera que se cumplan las misiones y visiones que se establezcan.
  • Diagnóstico de la situación: realiza una auditoría de comunicación, no te quedes con las opiniones, acércate a asesores y consultores externos que te den una opinión. Los resultados arrojarán puntos débiles en los flujos de comunicación, especificar en necesidades y expectativas, buscar una visión a futuro en donde todas las áreas tengan mejoras.
  • Diseña el plan: una vez que tengas los resultados de la auditoría, redefine objetivos, selecciona como realizarlos, fija tiempos, cómo se implementaría y finalmente cómo darles un seguimiento.
  • Busca sensibilizar y motivar: es necesario sensibilizar la forma de comunicación de todos los empleados de tal manera que todos tengan conciencia de la importancia de una buena comunicación.
  • Implementa y supervisa: es necesario que exista una correcta implementación, seguimiento y retroalimentación para implementar acciones correctivas y encaminar todo hacia la meta.
La comunicación organizacional ayuda a mejorar la productividad
La comunicación organizacional ayuda a mejorar la productividad

Ejemplos de comunicación organizacional

¿Qué herramientas puedo utilizar para mejorar mi comunicación organizacional? Aquí en guía del empresario tenemos unos ejemplos que puedes implementar en tu compañía:

  • Manuales: puedes implementar guías para que el empleado logre objetivos dentro de la empresa, condiciones, funciones y reglas que ayudarán a tener una mejor comunicación con los empleados.
  • Comunicación escrita: los recordatorios ayudan a difundir la información de acontecimientos importantes, así como almacenarlos para localizar posteriormente dicha información.
  • Boletines: informar de manera periódica información sobre eventos, noticias, acuerdos de reuniones, o cambios es vital para mantener informada a la comunidad laboral.
  • Intranet: tener una red propia del trabajo, además de ser segura porque el acceso es remoto, solo le permite el acceso de los miembros de la empresa. Permite intercambiar de manera rápida, segura y sin riesgos de hackeos el compartir construir información. Un gran ejemplo de la necesidad de tener una red propia son las elecciones de 2016 en Estados Unidos cuando Clinton se enfrentó a Trump. La filtración y publicación de correos de su campaña y gabinete le hizo perder a la ex-candidata a la presidencia.
  • Reuniones: las reuniones son clave para fomentar el diálogo entre los trabajadores, escuchar puntos de vista y exponer en ciertas ocasiones problemáticas para proponer soluciones con diferentes enfoques. ¡Ojo! Las reuniones mal planificadas son pérdida de tiempo y reducen la productividad.
  • Buzón de sugerencias: busca incentivar a las ideas de los empleados dejándolo abierto a las iniciativas de los miembros de los equipos de trabajo.
Ejemplos de comunicación organizacional
Ejemplos de comunicación organizacional

Proceso de implementación de la comunicación organizacional

La siguiente metodología propuesta por Héctor Contreras ( experto e investigador en el área de Recursos Humanos), expone que se debe de implementar un plan estratégico a través del análisis de los objetivos, política y el contexto. Para esto propone realizar lo siguiente:

  1. Realiza un análisis diagnóstico.
    • Investiga el mercado
    • Realiza un análisis sobre el clima y salud laboral, evalúa la comunicación que se da de manera interna.
    • Evalúa la imagen que tiene la empresa.
    • Investiga a la competencia, que ofrece, que es necesario mejorar o cuales son sus fortalezas y debilidades.
  2. Crea un comité de comunicación: crea un grupo de personas expertas en la comunicación que evalúe y busque de forma constante diferentes formas de motivar a los miembros de los equipos para alcanzar los objetivos.
  3. Establece objetivos de comunicación: pregúntate ¿qué quieres transmitir de manera interna y externa?.
  4. Implementa estrategias: propón estrategias que faciliten alcanzar los objetivos.
  5. Establece acuerdos: delega responsabilidades a sus diferentes sectores, emplea recursos materiales, económicos y humanos a los diferentes objetivos.
  6. Ten un calendario: establece fechas de acción para generar resultados.
  7. Herramientas de control: implementa sistemas de evaluación con el tiempo para analizar resultados.
Proceso de implementación de la comunicación organizacional
Proceso de implementación de la comunicación organizacional

Costos de implementación

¿Quieres aprender más sobre la comunicación organizacional? Te dejamos unos cursos que podrán servirte para volverte un experto en el tema:

  • The American Management Association (AMA) oferta el curso de comunicación organizacional que tiene dos modalidades una exclusiva dada presencialmente en tu compañía y otra online. Dura 24 horas, contando con 8 módulos. Los precios varían de acuerdo al número de participantes. Más información aquí.
  • La Fundación Carlos Slim tiene el curso gratuito llamado: “comunicación y diseño organizacional” donde se trabaja con la Universidad Tecnológica de Veracruz para conocer a profundidad la importancia de la comunicación y el diseño en las organizaciones. Aprende aquí.

Directorio de proveedores de servicios

Da click en el siguiente botón,  te mostraremos un directorio de servicios  en donde encontrarás profesionales, líderes y expertos que te ayudarán a desarrollar las estrategias adecuadas a las necesidades de tu empresa.

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Conclusiones

Te dejamos los puntos más importantes sobre la comunicación organizacional:

  • Una buena comunicación es la base de la productividad de cualquier organización.
  • La comunicación organizacional te ayudará a mejorar interna y externamente para tener un excelente ambiente laboral.
  • La mejor manera de saber sobre el ambiente laboral de tu empresa, es a través de la comunicación interna, invita a tus equipos de trabajo a externar sus opiniones en la búsqueda de mejorar y crear un sentido de pertenencia.

TU TURNO

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Fuentes de Información

    • Contreras, H. (2016). Modelo de gestión de comunicación para el cambio organizacional y gestión comunicacional: caso banco de Venezuela, y Grupo SA. Portal de Relaciones Públicas Sitio web: https://www.rrppnet.com.ar/comorganizacional.htm
      García Barona, M. (2015). Comunicación Organizacional: Plan de comunicación global para CEPAPRODUCCION. Universidad San francisco de Quito Sitio web: https://repositorio.usfq.edu.ec/bitstream/23000/5630/1/122664.pdf
      Guadalupe Núñez, S. (2015). La comunicación organizacional y el empowerment del personal de salud del subcentro de Santa Rosa del Cantón Ambato. Universidad Técnica de Ambato Sitio web: https://repositorio.uta.edu.ec/bitstream/123456789/10557/1/10%20GIS.pdf
      Guzmán Paz, V. (2012). Comunicación organizacional. a, de Red Tercer Milenio Sitio web: http://www.aliat.org.mx/BibliotecasDigitales/derecho_y_ciencias_sociales/Comunicacion_organizacional.pdf
      Orjuela Córdoba , S. (2015). Comunicación Organizacional. Teoría y estudios. Universidad de Málaga Sitio web: https://riuma.uma.es/xmlui/bitstream/handle/10630/11962/TD_ORJUELA_CORDOBA_Sandra_Patricia.pdf?sequence=1
    • Soria Romo, R & Pérez Esparza, A. (2018). La comunicación organizacional y la efectividad en tres organizaciones no gubernamentales en Jalisco. Universidad Nacional Autónoma de México Sitio web: http://congreso.investiga.fca.unam.mx/docs/xv/docs/62.pdf

 

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