Comunicación Escrita


Ya sea que hablemos de papeleo, oficios o incluso contratos, es innegable la importancia que tiene la comunicación escrita dentro de nuestra sociedad. Este aspecto es esencial en el desarrollo de los procesos administrativos y legales de toda empresa, por lo que es indispensable tener un buen manejo o control de él.

Si estás teniendo dificultades o problemas con este aspecto no te preocupes, ya que nuestros expertos en administración han elaborado una guía detallada sobre este tema, en la cual conocerás:

  • La definición de comunicación de escrita
  • Sus elementos y características
  • Estrategias que puedes aplicar para obtener mejores resultados
  • Ejemplos para ayudarte a aterrizar ideas

Te invitamos a seguir leyendo y dejarnos un comentario sobre tu experiencia en el tema. También te invitamos a compartir este artículo en tus redes sociales y con tus conocidos.

¿Qué es la Comunicación Escrita?

Es el proceso de comunicación que se desarrolla mediante uso de un código o lenguaje escrito (Equipo editorial, Etecé, 2021).

¿Por qué es importante la Comunicación Escrita? 

A diferencia de la comunicación oral, la comunicación escrita permite preservar la información y conocimiento que se transmite, lo que permite no sólo constatar los hechos de un suceso o situación (como un contrato, una solicitud o una falta administrativa) sino que también recibe validez oficial ante las instancias que corresponda, como las instituciones de gobierno o una empresa.

Por otra parte, esta forma de comunicación tiene una mayor accesibilidad a la información a través de los diferentes medios en los que se transmite, desde lápiz y papel, hasta la escritura digital.

Características de la Comunicación Escrita

La comunicación escrita posee las siguientes características:

Alternada: A diferencia de la comunicación oral cuyo mensaje se transmite en el momento, los mensajes escritos varían en el tiempo de su recepción y respuesta, dependiendo del medio en el que se transmite (chat, carta, correo electrónico, etc.).

Perdurable: Los mensajes escritos permanecen registrados en el medio en el que se establecen. Cabe mencionar que esto va determinado por las características del medio y el instrumento donde se plasma. Recomendación: Asegúrate de tener copias o duplicados de la información.

Reglamentaria: La comunicación escrita obedece las reglas gramaticales que rigen el código o idioma en el que se desarrolla, con la finalidad de dar sentido a las ideas que se transmiten.

Extensible: Los mensajes escritos pueden ser fácilmente replicados y transmitidos a cualquier parte del mundo.

Planificada: A diferencia del carácter espontáneo de una charla o conversación, los contenidos de un mensaje escrito son planificados de forma que tengan coherencia y sentido para el receptor.

Elementos de la Comunicación Escrita

Además de los elementos que componen el proceso de comunicación, la comunicación escrita se desarrolla bajo los siguientes elementos:

  • Estructura: Es la forma en la que la información es ordenada a fin de transmitir el mensaje al receptor. Esta puede variar de acuerdo a la clase de medio en la que se desarrolla.
  • Estilo: Es la manera en la que la información es expresada o escrita, y que está determinada por el  tipo de relación que exista entre el emisor y el receptor (formal, informal, personal, etc.).
  • Contenido: Es la información o mensaje que se pretende transmitir.

Beneficios de la Comunicación Escrita

Poner las cosas por escrito provee importantes ventajas:

  • Permite organizar la información
  • Comunica el mensaje de forma directa e inequívoca
  • Formaliza procesos y acuerdos
  • Preserva la información y sus contenidos
  • Fácil acceso a la información
  • Mayor cobertura de difusión

La realidad es que “las palabras se las lleva el viento”entonces, tomarte el tiempo para poner tus pensamientos o comunicados por escrito deja testimonio y permite que no haya malas interpretaciones, sin embargo, cuida de revisar, leer y muy importante, cuidar tu ortografía, antes de enviar un escrito a alguien más.

Estrategias sobre Comunicación Escrita

Para ayudarte mejorar este apartado, a continuación te presentamos algunas estrategias que pueden ayudarte a obtener mejores resultados

Software de procesamiento de texto

Desde Word y Google Docs, hasta LibreOffice y OpenOffice, los procesadores de textos facilitan la forma en la que diseñamos y redactamos nuestros documentos, ofreciendo todo tipo de herramientas que nos ayudan a realizar este proceso, entre ella diccionarios y sugerencias de redacción.

Cursos de lectura y redacción

Más allá de ser una asignatura de preparatoria, este tipo de contenidos ayudan a mejorar la comprensión lectora y redacción de documentos o escritos de todo tipo.

Cursos de comunicación

La comunicación es la base del desarrollo de toda actividad humana. A través de la práctica y la adquisición de conocimientos en esta área, las personas pueden aprender a manejar la información de acuerdo a la situación o contenido que se presente, teniendo un especial énfasis en las áreas de periodismo, política, y por supuesto, mercadotecnia.

Cursos de secretariado

A menudo considerado un puesto inferior de oficina, resulta ser uno de los cargos más importantes dentro de la administración de una organización, ya que entre sus habilidades se encuentran la compresión lectora, la redacción de documentos y oficios, la organización de la información y la difusión de contenidos.

Cursos de administración

Si bien esta disciplina implica la planeación, organización y ejecución de actividades de todo tipo, también corresponde al manejo de la información a través de distintos formatos y medios, con la finalidad de facilitar estos procesos y establecer registros que ayuden a mejorar sus resultados.

Ejemplos de Comunicación Escrita

Correo Electrónico

Comunicación escrita: Correo electrónico
Una de sus grandes ventajas es la opción de guardar borradores de los mensajes antes de enviarlos.

Oficio

Comunicación escrita: Cartas - Oficios
La mayor parte de los oficios siguen la misma estructura, por lo que solo debes preocuparte por la firma de recibido.

Informe

Comunicación escrita: Informe
Además del texto, este documento incorpora elementos gráficos para ayudar a visualizar mejor la información.

Factura

Comunicación escrita: Factura
No hace falta mencionar que son de vital importancia para las cuestiones legales y económicas de una empresa. Solo toma en cuenta que cada formato es diferente dependiendo de la empresa o marca.

Contrato

Comunicación escrita: Contrato
Dado su carácter legal, es importante tener un respaldo para todas las partes involucradas.

¿Cómo desarrollar una Comunicación Escrita eficiente?

Comunicación escrita paso a paso
Comunicación escrita paso a paso

1.- ¿Qué quieres escribir?

Como primer paso debes definir la clase de mensaje o documento que estás elaborando, ya sea que se trate de un oficio, un informe, una solicitud, un manual o incluso un tríptico. De esta forma, puedes anticipar las características y elementos que tendrá una vez que empieces a desarrollarlo.

2.- ¿Cómo se escribe?

El segundo paso es conocer la estructura o forma del tipo de documento o mensaje que está desarrollando. Por ejemplo, un oficio se estructura de la siguiente forma:

  • Membrete
  • Nombre del año
  • Lugar y fecha
  • Numeración
  • Destinatario
  • Asunto
  • Referencia
  • Texto o cuerpo
  • Despedida
  • Firma y pos-firma

3.- ¿Qué medios puedo utilizar?

Como regla general debes saber que todo documento oficial, legal o comprobatorio, debe tener una versión original y una copia (más que nada como respaldo o seguridad). Por otra parte, existen diferentes medios a los cuales puedes acceder para desarrollar este tipo de mensajes, desde lápiz y papel, procesadores de texto, espectaculares, maquinas de escribir, señales de humo (pequeña broma); en fin, lo que sea acorde a tus necesidades y las de tu área de trabajo.

4.- ¿Qué lenguaje debo emplear?

Lamento si esto debe importunar su tranquilidad mi estimado colega, pero es requerido que cada asunto que elabore con sus manos deba tener un adecuado uso de la palabra, incluyendo la forma de dirigirse a sus semejantes o superiores.

cof, cof…en resumen, debes utilizar un lenguaje apropiado dependiendo del tipo de documento que estemos elaborando, y también hacia quien o quienes diriges tu mensaje. No es lo mismo estar hablando con un amigo de la secundaria, que hablar con tu jefe o algún directivo.

5.- ¿Y bien…qué esperas para escribirlo?

Bueno, una vez cumplido los anteriores pasos, ha llegado el momento de elaborar tu propio documento. No te preocupes si no sale bien o rápido a la primera, la práctica hace al maestro, y créeme, vas a escribir mucho en esto de la administración.

6.- ¿He revisado mi documento y su contenido?

Una vez que hayas realizado tu escrito, lo siguiente es llevar a cabo una revisión meticulosa, cerciorándose de que cada palabra esté escrita correctamente; que la información tenga sentido; que no hayas errores ortográficos de ningún tipo; si es un documento oficial que este debidamente sellado y firmado; y bueno, que haya sido enviado o transmitido a los canales correspondientes.

¿Que implica el desarrollo de una Comunicación Escrita eficiente?

Sabemos que dominar la comunicación escrita requiere de tiempo y esfuerzo; sin embargo, hoy en día es posible desarrollar esta parte de manera flexible y a nuestro alcance. A continuación, te presentamos algunas opciones que puedes tomar para lograr este propósito:

Software de procesamiento de texto

Ya sea un oficio o un informe, este tipo de programas aceleran la creación de textos y material visual. En la actualidad existen diferentes programas de procesamiento de texto a nuestra alcance, y si bien los más conocidos son aquellos de paga, todavía existen alternativas gratuitas y con muchas herramientas disponibles:

  1. Word: $174 pesos por mes para empresas.
  2. Adobe Acrobat: $349 MXN mensuales o personalizable para grandes compañías.
  3. LibreOffice: Gratuito.
  4. OpenOffice: Gratuito.
  5. Google Docs:Gratuito.
  6. Hancom Office: $75 dólares ($1642.92 pesos MXN), incluye versión online gratuita.

Cursos de comunicación

Redactar un oficio no es suficiente para desarrollar generar una buena comunicación, es necesario conocer como realizar un intercambio de información eficiente, de forma que los personas puedan captar el mensaje y generar una respuesta. Para ello, los estudios en comunicación promueven las herramientas adecuadas para transmitir y mediar la información en diferentes ámbitos, sociales y profesionales. Algunas de las opciones que puedes consultar son:

  1. EUROINNOVA: Cursos de comunicación empresarial desde $3729 pesos MXN por mes.
  2. Cofide: Taller de Comunicación Efectiva en linea por $2552 pesos MXN.
  3. Coursera: Cursos online con opción de ayuda económica

Cursos de lectura y redacción

Si crees que la escuela y las universidades son las únicas que pueden enseñarte esta clase de aprendizajes, piénsalo de nuevo. Existen múltiples fuentes de enseñanza que nos permiten desarrollar esta clase de aptitudes, las cuales pueden tener un costo de recuperación o ser gratuitas para el usuario:

  1. Britcoaching Ivette Quintana (Youtube): Curso ortografía y redacción para profesionistas, es Gratis.
  2. Domestika: Cursos online de Comunicación, Desde $169 pesos.
  3. Edutin Academy: Curso de comunicación y habilidades sociales, Gratis con opciones de certificación
  4. Edx: Cursos de comunicación, Costos personalizados

Cursos de administración

Como mencionamos anteriormente, aunque la administración esté enfocada en la organización y planeación de procesos dentro de una empresa u organización, es innegable la parte de comunicación escrita que se desarrolla a fin de mantener orden la información, y hacer que esta fluya hacia su destino final (reportes, ventas, incidentes, proyectos, etc.). Entre algunos cursos disponibles se encuentran:

  1.  IMECAF: Cursos de administración: Cursos personalizables por horas desde $600 pesos.
  2. Coursera: Cursos online con opción de ayuda económica
  3. ACADEM: Curso Online de Administración de Empresas desde $990 pesos por mes

 

Agencias o proveedores de servicios sobre el tema

Si necesitas ayuda en tu proceso de comunicación escrita o deseas contratar los servicios de profesionales expertos en redacción, nuestra plataforma cuenta con un directorio de empresas con múltiples servicios a tu disposición. Para acceder a nuestro listado, haz click en el siguiente enlace:

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Conclusiones

  • La comunicación escrita es el intercambio de información que se desarrolla a partir del proceso escrito.
  • La comunicación escrita se forma a partir de los elementos de estructura, estilo, y contenido.
  • Se caracteriza por ser una comunicación planificada y que puede preservar la información que se transmite.

TU TURNO

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Fuentes Bibliográficas

  • Equipo editorial, Etecé. (2021, 6 agosto). Comunicación Escrita – Qué es, características, tipos y ejemplos. Concepto. Recuperado 20 de noviembre de 2021, de https://concepto.de/comunicacion-escrita/
  • Castillo, I. (2019, 9 junio). Comunicación escrita: características, tipos, elementos. Lifeder. Recuperado 22 de noviembre de 2021, de https://www.lifeder.com/comunicacion-escrita/

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