Diagrama de flujo


El éxito de toda actividad empresarial consiste en tener un constante orden y seguimiento de todas las actividades involucradas en los procesos de la empresa. Para esto existen diversas herramientas y tácticas que pueden ayudarnos a mantener un orden de todas las actividades que realizamos, uno de estos es el Diagrama de flujo.

Un diagrama de flujo es nada más y nada menos que la herramienta visual, que nos ayuda a describir nuestros procesos y sistemas. En este artículo encontrarás

  • Definición de qué es un diagrama de flujo
  • Ejemplos de diagramas de flujo en la empresa
  • Consejos y estrategias para crear tu propio diagrama flujo
  • Importancia y usos del diagrama de flujo en la empresa

Si al terminar de leernos tienes opiniones que quisieras compartirnos, no dudes en dejarnos tus comentarios. Por otro lado, no olvides compartir este artículo con tus amigos si te ha sido útil

¿Qué es es el diagrama de flujo?

Hablar de diagramas de flujo puede implicar dos tipos de nociones, la primera relacionada a la programación en la que se define como la descripción gráfica de un algoritmo. La segunda se relaciona con las actividades empresariales, en donde se considera al diagrama de flujo como la herramienta visual donde se plasman los pasos y procesos a realizar para concretar los planes y actividades de la empresa.

En el diagrama de flujo se incluye cada uno de los pasos necesarios para concretar las actividades y tener el output esperado. Esta herramienta se compone de símbolos y gráficos que facilitan el conocimiento y realización de estos procesos, destacando y conectando cada uno de estos para su mejor comprensión

Actualmente existen softwares que pueden ayudarte a crear y darle seguimiento a los diagramas de flujo de tu empresa.

¿Para qué sirve el diagrama de flujo?

Los diagramas de flujo son muy útiles en la organización de tu empresa, ya que nos ayudan a agilizar y mantener un orden en los procesos, darles seguimiento para tener una constante mejora de estos y así eventualmente, hacer de estos procesos, sistemas que favorezcan la administración y logística de la empresa.

En nuestra empresa es importante utilizarlos porque además de facilitar la comprensión de los procesos, también nos ayudan a organizar éstos, de tal manera que nos permitan alcanzar los objetivos trazados, a través de un procedimiento claro y sencillo.

Siendo un poco más específicos, el diagrama de flujo es una herramienta que puede ser utilizada en diversos departamentos, por ejemplo en Marketing y/o Ventas, puede ayudarnos a trazar el camino que sigue un cliente potencial hasta convertirse en un cliente frecuente, o incluso para ilustrar el proceso de ventas y actividades de atención al cliente. Por otro lado, en el área de logística, el diagrama de flujo es de vital importancia para proyectar y entender los procesos de compra y venta, planes de negocio, rutas de entrega, entre otros.

Tipos de diagramas de flujo

Existe una variedad de diagramas de flujo, de los que dependerá mucho el tipo de desarrollo que sigas, en general y desde una perspectiva de negocios podemos encontrar los siguientes:

  • Diagrama de flujo de decisiones.

Describe las fases a desarrollar para alcanzar un objetivo. En este se deben identificar e incluir los momentos de decisión, en los que la dirección del camino pueda cambiar o incluso se puedan encontrar dificultades, como consecuencia de la decisión tomada.
Este tipo de diagramas se utilizan para tener una mejor perspectiva de las decisiones tomadas e incluso para prevenir malas prácticas.

 

diagrama flujo decisiones
diagrama flujo de decisiones
  • Diagrama de flujo lógico.

En este se traza todas las actividades y flujos del negocio, como existen y se realizan actualmente. Posteriormente, con este tipo de diagrama puedes identificar todas aquellas actividades que requieran mejoras, que pueden ser eliminadas o incluso que hacen falta. Este diagrama tiene que estar bien detallado pues te ayudará a conocer las imperfecciones de los procesos en tu negocio.

Diagrama de flujo lógico
Diagrama de flujo lógico
  • Diagrama de flujo de productos.

Este tipo de diagrama se utiliza para describir el proceso de producción de un producto o servicio. En este tipo de diagramas es importante hacer uso de la simbología de los diagramas de flujo.

diagrama de flujo de productos
diagrama de flujo de productos
  • Diagrama de flujo de trabajo

Como su nombre lo indica, en este diagrama se grafícan los procesos y actividades de trabajo de ciertas áreas o de ciertos miembros del equipo, ya que este tipo de diagrama puede incluir el nombre de los responsables de dichas actividades. Son de mucho ayuda para comprender los alcances y responsabilidades que conllevan ciertas posiciones en la empresa.

diagrama de flujo de trabajo
diagrama de flujo de trabajo

Estos son solo algunos tipos de diagrama de flujo, sin embargo hay una gran variedad de estos. De hecho una de las ventajas de esta herramienta es que puedes adaptarla a tus necesidades y al tipo de proceso que tengas que completar.

Características

Como hemos mencionado anteriormente, un diagrama de flujo puede ser adaptado a cualquier tipo de proceso o actividad empresarial, sin embargo existen ciertas características que los distinguen y que por su puesto, hacen que su creación e interpretación sea fácil.

Algunas de las características de un diagrama de flujo son:

  • Sencillez

En el diseño e interpretación del diagrama, es siempre importante mantener la sencillez, tanto en el diseño como en el compendio de la información.

  • Atractivo Visual

Es importante representar de manera estructurada y “limpia” la información a través de dibujos y esquemas que estimulen su interpretación a simple vista y desde una perspectiva general.

  • Información simplificada

Se debe dar información concreta, clara y simplificada, que sea fácil de incluir en un espacio reducido. Recuerda que el principal objetivo del diagrama es reducir la complejidad.

  • Diseño y Simbología

Se compone de símbolos que pueden facilitar su interpretación  y orden, ya que al conocer éstos, es más sencillo desglosar la información y comprender el proceso y ciclo que tiene que ser seguido.

  • Sintonía con los procesos

Un diagrama de flujo debe ser construido de tal manera que su conexión con cada uno de los puntos, tenga concordancia y congruencia, para que que nos lleven de una manera accesible al objetivo final.

Recuerda que del diagrama de flujo, se pueden derivar otros subprocesos que también pueden ser graficados con diagramas más pequeños o simples.

Elementos que lo conforman

En el tema anterior hablamos de un punto importante del diagrama de flujo, la simbología.

Los diagramas de flujo se componen de un sistema de símbolos que la American Society of Mechanical Engineers adoptó para describir o señalar una parte específica de los procesos y facilitar su conexión con el siguiente paso.

A continuación te mostramos algunas de las simbologías más comunes de acuerdo a la ASME.

simbología diagrama de flujo
simbología diagrama de flujo

¿Cómo hacer un diagrama de flujo en la empresa?

Hemos ya hablado demasiado sobre las características y el concepto del diagrama de flujo, pero “a la hora de la hora” ¿cómo podemos empezar a crear el diagrama de flujo de nuestro negocio?
Como bien sabes en guía del empresario, nos encanta darte las herramientas y estrategias necesarias para el éxito, por eso a continuación te dejamos unos puntos a considerar para hacer un diagrama de flujo en la empresa.

  • Define qué proceso vas a graficar

Lo primero que tenemos que tener en cuenta es el tipo de proceso que vamos a dibujar, si se trata de un proceso sencillo o más complicado que incluso requiere que grafiquemos subprocesos. Con esto podemos tener una mejor perspectiva del tipo diagrama que estaremos construyendo.

  • Convoca a los involucrados en este proceso

Si has decidido crear el diagrama de flujo de tu proceso de ventas o de compras, entonces lo ideal sería que convoques al equipo responsable de estos departamentos. Es importante que en esta reunión conozcas todos los pasos involucrados en estos procedimientos ya que con esto te será más fácil plasmar la información.

  • Delimita y explica el proceso

Identifica concretamente los puntos donde tus procesos inician y terminan, define si hay actividades que lleguen a conectar u originar otros subprocesos o incluso, involucren otros departamentos.

  • Haz preguntas claves durante su creación

Un punto importante que te será de ayuda en todo el proceso, es realizar preguntas que buscas que sean contestadas con la creación del diagrama. Por ejemplo

    • ¿Cuáles son los pasos más significativos del proceso?
    • ¿Es este paso realmente necesario?
    • ¿Es posible modificar algunos de los pasos?
    • ¿Hay algún mecanismo o KPI que nos permita medir el desempeño de este proceso?
  • Define la orientación del diagrama y empieza a crearlo

Una vez que has recopilado toda la información necesaria, define la secuencia y orden del proceso, además de sintetizar la información para posteriormente dar paso a la creación del diagrama. Recuerda tratar de ver mentalmente como luciría mejor tu diagrama y en base a esto, elige su orientación vertical, horizontal, etc.

¿Cuánto cuesta hacer un diagrama de flujo?

Hacer un diagrama de flujo puede ser más fácil y rentable de lo que crees. Actualmente existen muchas herramientas online y softwares que te ayudan a elegir el diseño y te apoyan con la creación del proceso.

Una buena opción puede ser Ludichart, ya que cuenta con distintos planes que van desde $160 mxn al mes, asimismo puedes probar la aplicación Miro, que también tiene una variedad de planes desde $150 mxn al mes.

Proveedores de Servicio

Si estás interesado en recibir asesoría al momento de crear tus diagramas en los procesos de tu negocio, te invitamos a consultar nuestro directorio de proveedores, donde encontrarás diversas agencias y consultores expertos en estos temas.

Ver Directorio

Conclusiones:

  • Existen dos tipos de perspectivas para hablar sobre los diagramas de flujo, la primera desde un punto de vista informático y la segunda en temas empresariales.
  • A nivel empresarial, un diagrama de flujo es la herramienta visual con la que podrás ordenar y seguir los distintos procesos y sistemas de la empresa.
  • Es importante, ya que te permitirá controlar y analizar la eficacia de los procesos, detectar áreas de mejora además de simplificar los procesos para tu equipo de trabajo.
  • Brinda una representación y comprensión más clara y simple de los procesos, sistemas y procedimientos de la empresa, tanto para los miembros de ésta como incluso para los clientes.
  • Algunas de las estrategias a tener en cuenta al realizar tu diagrama de flujo, es que este debe ser sencillo, visualmente claro y atractivo, debe sintetizar la información y tener un diseño con símbolos.

Tu Turno

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Fuentes de información

Universidad Veracruzana. (2013). Diagramas de flujo (1.a ed., Vol. 1). Universidad Veracruzana. https://www.uv.mx/personal/aherrera/files/2020/05/DIAGRAMAS-DE-FLUJO.pdf

Qué es un diagrama de flujo. (s. f.). Lucidchart. Recuperado 15 de diciembre de 2020, de https://www.lucidchart.com/pages/es/que-es-un-diagrama-de-flujo

Universidad UNADE. (2020, 16 junio). Diagrama de flujo en la empresa. Universidad Americana de Europa. https://unade.edu.mx/diagrama-de-flujo-en-la-empresa/

 

 

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