Diagrama


La pandemia del COVID-19 ha venido a cambiar las forma de hacer negocios, tan es así que el día de hoy estamos pasando a un modelo electrónico de comercializar productos y servicios. Pero este nuevo modelo implica generar procesos, que en algunos casos se empieza desde cero, y se requiere de organización y planeación.

En este artículo te hablaremos sobre algunas herramientas que te ayudarán en la administración de la información de forma práctica y simple, comprender la relación que existe entre dos o más elementos, llegar a ideas concretas al analizar un tema en particular, identificar las causas de una situación desfavorable y mejorar la planeación de proyectos, es decir, hablaremos sobre los diagramas que pueden ser de gran utilidad en distintas áreas de tu negocio.

Te sugerimos ponerte en un lugar cómodo para continuar la lectura de esta guía escrita por nuestros expertos en administración en la que se abordan los siguientes puntos:

  • Qué son y para qué sirven los diagramas.
  • Los distintos tipos de diagramas que existen y su funcionalidad.
  • Los principales aspectos que caracterizan a un diagrama.
  • Ventajas de utilizar diagramas en distintas áreas de tu empresa.
  • Ejemplos prácticos de la aplicación de diagramas en los negocios.
  • Algunas sugerencias para elaborar diagramas y los costos que implica.

Como siempre te recordamos que en la sección de comentarios puedes hacernos saber tus dudas u opiniones sobre el tema, no olvides compartir este artículo con tus colegas y en tus redes sociales para que pueda llegar a más empresarios como tú.

¿Qué es un diagrama?

De acuerdo con la Real Academia Española, un diagrama es un dibujo geométrico que sirve para demostrar una proposición, resolver un problema o bien, representar de forma gráfica las relaciones que existen entre un sistema y las partes que lo conforman.

Los diagramas se utilizan prácticamente en todas las disciplinas y por supuesto, los negocios no son la excepción. Su objetivo principal es transmitir información de manera simple y práctica.

¿Para qué sirve un diagrama?

Existen distintos tipos de diagramas y cada uno cumple con una función específica, sin embargo, podemos decir que en general los diagramas sirven para:

  1. Organizar conceptos: Permiten ordenar, clasificar y resumir conceptos con la finalidad de que puedan ser visualizados, comprendidos y analizados con mayor simplicidad.
  2. Analizar datos: Una vez organizada la información, resulta más fácil realizar un análisis con el propósito de explicar la relaciones que existen entre distintos elementos, llegar a ideas detalladas y/o identificar las causas principales de un problema.
  3. Transmitir información: Finalmente es más sencillo compartir con otras personas los resultados del análisis realizado previamente.

Tipos de diagramas

Ahora hablemos un poco sobre los distintos tipos de diagramas que existen:

Venn

Son conocidos también como diagramas de conjunto y consisten en representaciones gráficas en las que se superponen figuras, por lo general círculos, con el objetivo de explicar la relación que existe entre dos o más elementos. Como dato histórico, reciben su nombre gracias al matemático británico John Venn, que en su artículo titulado “De la representación mecánica y diagramática de proposiciones y razonamientos” explica qué son, para qué sirven y cómo pueden aplicarse este tipo de diagramas.

Ejemplo de Diagrama de Venn
Ejemplo de Diagrama de Venn

Árbol

Este tipo de diagramas reciben su nombre debido a la forma en la que se estructuran, tienen un tronco en el que se coloca el tema principal del esquema, ramas en las que se incluyen ideas secundarias y hojas que contienen ideas concretas y detalladas.

Diagrama de árbol

Ishikawa

Por su parte, los diagramas de Ishikawa fueron desarrollados en Tokio por el profesor Kaoru Ishikawa, también son conocidos como diagramas de espina de pescado por la forma en la que están diseñados o como diagramas de causa y efecto debido a su funcionalidad, son utilizados en el análisis de procesos para identificar las causas de una situación o problema específico.

Diagrama de Ishikawa
Diagrama de Ishikawa

Pareto

Comúnmente conocida como la regla 80/20 e ideada por el ingeniero, sociólogo, economista y filosofo Vilfredo Pareto, hace referencia a que el 80% de las situaciones desfavorables que se presentan en las empresas se pueden resolver atendiendo el 20% de las causas posibles.

Diagrama de Pareto
Diagrama de Pareto

Gantt

Este tipo de diagramas son una excelente herramienta de planeación, consisten en gráficas de barras elaboradas con el propósito de programar los tiempos de las actividades que forman parte de un proyecto, se recomienda utilizar colores para indicar si las actividades fueron realizadas o no en el tiempo establecido.

Diagrama de Gantt

Características de un diagrama

Estos son los principales aspectos que caracterizan a los diagramas:

  1. Diseño geométrico: Están conformados por distintos elementos gráficos, por ejemplo, tronco, ramas y hojas en el caso del diagrama de árbol o círculos como en el caso del diagrama de Venn.
  2. Representación gráfica: Emplean recursos visuales para reproducir ideas textuales.
  3. Análisis: Ordenan conceptos para facilitar el análisis de información.
  4. Propósito: Cada tipo de diagrama tiene una finalidad en particular.

Beneficios de utilizar diagramas

Las ventajas de emplear diagramas en los negocios son:

  • Organizar, ordenar, clasificar y resumir información de forma practica y simple.
  • Comprender con facilidad la relación que existe entre dos o más elementos.
  • Llegar a ideas concretas y detalladas al analizar un tema exhaustivamente.
  • Identificar claramente las causas de una situación en particular.
  • Mejorar la planeación de tiempos y actividades de cada uno de los proyectos.

Sugerencias para elaborar diagramas

Te recomendamos adquirir la licencia de un programa que te permita elaborar de forma profesional todo tipo de diagramas en tu negocio, asegúrate de que el software que elijas cumpla con las siguientes funcionalidades:

  • Programa intuitivo e interactivo para facilitar la elaboración de diagramas.
  • Distintos medios para importación y exportación de archivos.
  • Colaboración en tiempo real con todos los integrantes del equipo de trabajo.
  • Compatibilidad con todo tipo de dispositivos y opción de sincronización con algún servicio de almacenamiento en la nube como Dropbox o Google Drive.

Ejemplos de diagramas

A continuación de manera gráfica te mostramos como se ven los diferentes tipos de diagramas en diversas actividades de un negocio.

 

Diagrama de Venn

Ejemplo de diagrama de Venn
Comparación de productos. Ejemplo de diagrama de Venn.

 

Diagrama de árbol

 

Ejemplo de diagrama de árbol
Ejemplo de diagrama de árbol. El plan de acción de un objetivo

 

Diagrama de Ishikawa

 

Ejemplo de diagrama de Ishikawa
Productos defectuosos. Ejemplo de diagrama de Ishikawa.

 

Diagrama de Pareto

 

Diagrama de Pareto quejas de los clientes
Quejas de los clientes. Ejemplo de diagrama de Pareto.

 

Diagrama de Gantt

Elaboración de manuales administrativos. Ejemplo de diagrama de Gantt.
Elaboración de manuales administrativos. Ejemplo de diagrama de Gantt.
Elaboración de manuales administrativos. Ejemplo de diagrama de Gantt.
Elaboración de manuales administrativos. Ejemplo de diagrama de Gantt.

¿Cómo elaborar un diagrama?

Este es el proceso que debes seguir para elaborar diagramas:

  • Lo primero que debes hacer es determinar el objetivo de tu diagrama.
  • Una vez que tengas claro el motivo por el cuál has decidido utilizar una representación gráfica, podrás seleccionar el tipo de diagrama más adecuado.
  • El siguiente paso es diseñar la plantilla, para hacer más simple este paso puedes emplear un software especial para la elaboración de diagramas.
  • Después de eso tendrás que comenzar a organizar, ordenar, clasificar y resumir la información en el diagrama, recuerda partir siempre de una idea general.
  • Posteriormente comienza a analizar la información, esto te servirá para tomar decisiones acertadas e implementar estrategias efectivas en tu negocio.
  • Por último, comparte los resultados obtenidos con tu equipo de trabajo, por supuesto, el diagrama realizado te ayudará a transmitir y explicar la información con facilidad.

¿Qué implica y cuánto cuesta elaborar diagramas?

Finalmente hablaremos de cuánto cuesta poner en práctica la sugerencia mencionada anteriormente, para esto te compartiremos el precio de algunos softwares especiales para la elaboración de diagramas.

Por ejemplo, Lucidchart es un programa muy completo con el que podrás elaborar una gran cantidad de diagramas para tu negocio, cuenta con una versión gratuita y dos versiones de paga con precios de $159 pesos mensuales y una opción personalizada para corporativos. (Lucidchart, 2021).

Otra muy buena opción es Creately que también tiene una versión gratuita, dos versiones de paga con precios desde $99 pesos mensuales y una opción personalizada para empresas. (Creately, 2021).

Agencias o proveedores de servicios administrativos

Te sugerimos consultar nuestro directorio en el que podrás encontrar una gran cantidad de proveedores en caso de que necesites ayuda con cualquier asunto administrativo en tu negocio, seguramente podrás encontrar una opción que se adapte a lo que tu empresa necesita.

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Conclusiones

En resumen:

  • Un diagrama es un dibujo geométrico que sirve para demostrar una proposición, resolver un problema o bien, representar de forma gráfica la relaciones que existen entre un sistema y las partes que lo conforman.
  • Los diagramas sirven para organizar conceptos, analizar datos y transmitir información.
  • Diagrama de Venn, diagrama de árbol, diagrama de Ishikawa, diagrama de Pareto y diagrama de Gantt, son los distintos tipos de diagramas que existen y pueden resultar de gran utilidad en distintas áreas de negocios.
  • Los principales aspectos que caracterizan a los diagramas son diseño geométrico, representación gráfica, análisis y propósito.

Tu turno

Gracias por llegar hasta aquí, es momento de que pongas en práctica lo aprendido y comiences a utilizar diagramas en tu negocio con la finalidad de tomar decisiones acertadas e implementar estrategias efectivas. Esperamos que este artículo haya sido de utilidad para tí, ¡escríbenos y comparte tus experiencias, comentarios, dudas y sugerencias!

Fuentes bibliográficas

  • Chiavenato, I. (2002). Administración en los nuevos tiempos. Bogotá: Mc Graw Hill.
  • Hellriegel. (2008). Administración: Un enfoque basado en competencias. Ciudad de México: Cengage.
  • Maximiano, A. C. (2009). Fundamentos de Administración. Teoría general y proceso administrativo. Ciudad de México: Pearson Educación.
  • Thompson, A. (2018). Administración estratégica. Mc Graw Hill.

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