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Qué es una matriz de administración del tiempo
La matriz de administración del tiempo, también conocida como matriz de Eisenhower, es una gráfica compuesta por dos ejes, el primero para diferenciar lo urgente de lo no urgente, y el segundo para distinguir lo que es importante y lo que no lo es. En palabras más simples, se trata de un elemento gráfico que permite priorizar las tareas pendientes, ya sea laborales o personales.
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Cómo hacer una matriz de administración del tiempo
Elaborar una matriz del tiempo es muy sencillo, solo debes seguir estos pasos:
- Por supuesto, el primer paso es elaborar la gráfica (no te preocupes porque nosotros ya nos hemos encargado de esto y en las siguientes secciones podrás descargar la plantilla de matriz de Eisenhower). La gráfica debe estar conformada por dos ejes:
- Eje horizontal: Tareas urgentes y no urgentes.
- Eje vertical: Tareas importantes y no importantes.
- Te darás cuenta de que ambos ejes forman 4 cuadrantes:
- Primer cuadrante: Tareas que son urgentes e importantes.
- Segundo cuadrante: Tareas que no son urgentes, pero sí importantes.
- Tercer cuadrante: Tareas que son urgentes, pero no importantes.
- Cuarto cuadrante: Tareas que no son urgentes y tampoco importantes.
- Por último, considerando los criterios establecidos para cada cuadrante de la gráfica, deberás clasificar todas tus tareas pendientes.
- Al finalizar la gráfica tendrás organizadas todas tus tareas según su nivel de prioridad. Te deberás encargar de inmediato de las tareas del primer cuadrante, tendrás que programar la realización de las tareas del segundo cuadrante, las tareas del tercer cuadrante podrás dejarlas para después o delegarlas, mientras que las del cuarto cuadrante pueden ser olvidadas.
Herramientas para la administración del tiempo
Existen distintas herramientas, además de la matriz de Eisenhower, que pueden ayudarte a gestionar mejor tu tiempo, esto te permitirá ser más eficiente al realizar tus tareas laborales y personales:
- Técnica Pomodoro: Esta técnica fue creada por Francesco Cirillo y consiste en dividir la realización de una tarea en intervalos, es decir, deberás trabajar durante 25 minutos interrumpidos para posteriormente descansar 5 minutos, después de repetir el ciclo cuatro veces podrás tomar un descanso de 20 minutos. Para implementar esta técnica necesitarás priorizar tus tareas, poner un cronómetro y trabajar de manera intensiva en los periodos correspondientes. Considera que si, por cualquier motivo, debes interrumpir tu momento de trabajo, tendrás que reiniciar todo el proceso.
- Método GTD: La siguiente opción es un método que lleva por nombre las siglas de la frase en inglés Getting things done, que en español significa Haz que suceda. Fue creado por David Allen y consiste en evitar acumular tareas con el objetivo de disminuir la procrastinación y con ello el estrés por tener tanto que hacer. Para implementar este método tendrás que elaborar un listado de tareas pendientes y organizarlas por prioridad para así determinar el tiempo en que deberán ser realizadas.
- Método Kanban: Por último, está el método Kanban que fue desarrollado en las fábricas de la compañía automotriz Toyota. Su objetivo es optimizar la resolución de tareas y aumentar la productividad. Para llevar a cabo este método tendrás que categorizar tus tareas en cuadros según su nivel de prioridad. Funciona de manera muy similar a la matriz de Eisenhower, con la diferencia de que en este método se debe crear una reacción en cadena, es decir, no podrás iniciar una nueva tarea hasta que no hayas terminado las tareas programadas para realizarse antes.
Matriz de administración del tiempo personal ejemplo
El siguiente es un ejemplo de administración del tiempo personal en el que se ha utilizado la matriz de Eisenhower:
Mapa conceptual de administración del tiempo
Con el siguiente gráfico podrás comprender mejor cómo funciona la matriz de Eisenhower:
La matriz de administración del tiempo Eisenhower
Como ya lo mencionamos, la matriz de la administración del tiempo es una gráfica que te ayudará a organizar tus tareas pendientes de acuerdo con su grado de urgencia con la intención de que puedas ser más eficiente al resolver los asuntos que son realmente importantes.
Esta herramienta de gestión de tiempo fue creada por Dwight Eisenhower, quien fue el presidente No. 34 de Estados Unidos y estuvo al frente de la nación norteamericana durante la Segunda Guerra Mundial. La primera vez que el presidente habló sobre la matriz de administración del tiempo fue en un discurso que dio en el año de 1954 y mencionó lo siguiente: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”.
Con esta herramienta de gestión de tareas podrás saber exactamente qué hacer con tus pendientes:
- Haz de inmediato lo que es urgente e importante.
- Programa las tareas que no son urgentes, pero sí importantes.
- Delega todo aquello que es urgente, pero no importante.
- Y por último, elimina lo que no es urgente y tampoco importante.
Formato de administración del tiempo
A continuación encontrarás enlaces para descargar completamente gratis la plantilla de matriz de administración del tiempo en el formato que re resulte más práctico:
Matriz de la administración del tiempo Excel
Matriz para el manejo del tiempo PDF
Matriz para el manejo del tiempo Word
Matriz para el manejo del tiempo Google Drive
Preguntas frecuentes
¿Cómo surge la matriz de administración del tiempo?
Fue desarrollada durante la Segunda Guerra Mundial por el expresidente de los Estados Unidos Dwight Eisenhower, su objetivo inicialmente era priorizar las actividades de acuerdo con su nivel de urgencia e importancia.
¿Cuáles son los criterios para la administración del tiempo?
Los criterios para la administración del tiempo durante la ejecución de tareas son:
- Importante y urgente.
- Importante y no urgente.
- No importante y urgente.
- No importante y no urgente.
¿Qué es lo importante y lo urgente?
Las tareas que son importantes y urgentes deben realizarse de inmediato ya que son actividades trascendentales que pueden pueden traer consecuencias si no se terminan en el tiempo planeado. Se trata de tareas que se han vuelto críticas por el poco tiempo que se tiene para realizarlas. Un ejemplo puede ser la entrega de un proyecto.
¿Cómo organizar lo urgente y lo importante?
Lo primero que debes hacer es evitar dejar para el último momento aquellas tareas que son urgentes e importantes, destina tu tiempo, esfuerzo y recursos en la realización de las actividades que coloques en el primer cuadrante de la matriz de administración del tiempo.