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¿Qué es un manual de capacitación?
Un manual de capacitación, es un documento administrativo que contiene información puntual y ordenada que es necesaria para que el personal de una empresa pueda comprender cuáles son las funciones que le corresponde desempeñar dependiendo del puesto que ocupa.
Definitivamente este manual es imprescindible para llevar a cabo adecuadamente un proceso de capacitación, ya sea para personal de nuevo ingreso o para personal que se incorpora a un nuevo puesto de trabajo.
Importancia de un manual de capacitación
Los siguientes son los motivos por los que resulta sumamente importante que elabores este tipo de manual administrativo en tu negocio:
- Este manual permite guiar el proceso de capacitación, de esta forma, tanto el capacitador como el personal sabrán cuál será la pauta que seguirá el programa y ambos estarán mejor preparados.
- Contar con el manual de alguna manera garantiza que el proceso de capacitación sea efectivo, es decir, es una forma de asegurarse de que el personal conozca lo suficiente sobre la empresa y pueda dominar rápidamente las funciones que le corresponde desempeñar.
- El manual consiste en una recopilación por escrito de toda la información que el personal necesita conocer para tener un buen desempeño en la empresa, esto significa que los empleados podrán consultar el manual en cualquier momento si es que existen dudas al ejercer sus funciones.
Partes de un manual de capacitación
Estos son los elementos que debes incluir en el manual de tu empresa:
- Mensaje de bienvenida: En esta sección debes incluir un mensaje dirigido al personal en el que les des la bienvenida y los hagas sentir parte de la organización, también puedes incluir datos puntuales sobre la historia de la empresa y los principales productos o servicios que ofrece.
- Objetivos del manual: En esta segunda parte deberás describir es que es lo que se espera una vez que el personal haya terminado de leer el manual. Te sugerimos hacerlo utilizando elementos gráficos para no incluir solo texto, evitando así que el documento se vuelva tedioso.
- Instrucciones para desempeñar las funciones del puesto: Esta es la parte más importante del manual y consiste en explicar con gráficas de procesos cada una de las funciones que el personal debe desempeñar.
- Resumen de las funciones del puesto: Casi para terminar, deberás incluir un resumen que le indique al personal en qué consiste su puesto de trabajo y cuál es su importancia dentro de la organización.
- Preguntas frecuentes: Por último, te sugerimos incluir algunas preguntas frecuentes, es decir, dudas comunes que le puedan surgir al personal durante el proceso de capacitación.
¿Cómo hacer un manual de capacitación?
Ahora te hablaremos del proceso que debe seguirse para elaborar el manual de capacitación de una empresa:
- Lo primero que debes decidir es si necesitas un manual genérico o específico, es decir, un manual que sea general para toda la empresa o un manual para cada puesto de la organización.
- El siguiente paso es elaborar la plantilla del manual, no te preocupes porque nosotros ya nos hemos encargado de esto y en la siguiente sección podrás descargar el formato editable completamente gratis, lo único que tendrás que hacer es adecuar el documento a la imagen corporativa de tu empresa, es decir, modificarlo con los colores y tipografías de tu negocio e incluir tu logotipo.
- Después tendrás que recopilar toda la información que vas a incluir en el manual, esto implica redactar un mensaje de bienvenida, incluir datos históricos de la empresa, definir los objetivos del manual, describir los procesos de las funciones de cada puesto y diseñar algunas preguntas frecuentes.
- Por último, estructura el manual con toda la información. Deberás imprimirlo y engargolarlo para tenerlo listo en tu empresa para el próximo programa de capacitación.
Plantilla de manual de capacitación
Manual de capacitación Word
Manual de capacitación PDF
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las 4 etapas del proceso de capacitación?
El proceso de capacitación está conformado por las siguientes 4 etapas:
- Detección de necesidades de capacitación.
- Identificación de recursos necesarios.
- Ejecución del programa de capacitación.
- Evaluación, control y seguimiento.
¿Por qué es importante el manual de capacitación?
Porque permite guiar el proceso de capacitación y asegurar que la información sea comprendida, además, funciona con un medio escrito disponible para consulta.
¿Por qué es necesario capacitar al personal de una organización?
La capacitación es fundamental para que el personal adquiera las habilidades y conocimientos necesarios para tener un desempeño adecuado en el entorno laboral.
Maravilloso contenido muchas gracias