Orden de compra

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un documento cuyo objetivo es ayudar a las empresas a tener un control y seguimiento de lo que han comprado y vendido. Este documento no solo es benéfico para la empresa, del lado del comprador, una orden de compra detalla la cantidad y tipos de productos o servicios que se adquirieron o se van a adquirir. Lo anterior, evita errores en la entrega de mercancía.

La orden de compra está vinculada con las facturas y recibos, esto ayuda a mantener un control con los pagos a proveedores para estar a tiempo y ser exactos, evitando así retrasos en la producción.

Cuando las órdenes de compras tienen una vinculación directa con el almacén, las empresas pueden tener en control la existencia de sus productos, a su vez, su producción para mantener siempre un stock.

Las órdenes de compra son un documento legal vinculante, en donde ambas partes tienen que cumplir su parte: el cliente debe cumplir con el pago establecido por los productos y servicios en su totalidad; mientras que la empresa proveedora debe entregar los artículos o servicios a los precios determinados.

Para qué sirve una orden de compra

Las órdenes de compra son documentos emitidos por las empresas y que las requieren los compradores. La mayoría de las órdenes de pago son hechas para compras a futuro, describen qué es lo que los clientes solicitaron – y en su caso, una descripción del pago a futuro por la compra de servicios y/o productos –.
Este documento ayuda a los clientes y la empresa que vendió en diferentes ámbitos:

• Compradores:
  • El documento garantiza que se recibirá a futuro la mercancía o producto.
  • Desglosa los precios y la cantidad total a pagar.
  • Se puede organizar y negociar el precio de los insumos, ya que en ocasiones, por ser pedidos a largo plazo y que se requieren de forma constante, existen ciertas rebajas o mantenimiento de precio estable.
• Empresa:
  • Permite tener un control en el almacén y stock de productos.
  • Ayuda a mantener procesos de producción constantes ya que, con las ordenes de compra a futuro, la compañía se puede organizar con los pedidos y materias primas que necesita para su producción.
  • Ayuda a promover sus productos en sus clientes con la información almacenada en las notas de órdenes de compra.

Orden de compra características

Las órdenes de compra son documentos sencillos que mantienen un control en las compras hechas, checa estos beneficios que te traerá la implementación de órdenes de compra en tu negocio:

• Es un documento vinculante legalmente, por lo que ambas partes (cliente y proveedor) tienen la obligación de cumplir su parte.
• Mantiene un control en la producción ya que al tener pedidos globales o planificados, ésta se mantiene constante.
• Evita confusiones en las órdenes de pedido al mantener un número de serie y evita errores en la entrega.
• Ayuda a la logística para la producción y entrega de productos o servicios.

Cómo hacer una orden de compra

¿Quieres tener mejor organización en tus órdenes de compra? Te recomendamos considerar los siguientes consejos para su elaboración:

1. Busca implementar tecnología: puedes adoptar el uso de tecnologías modernas en tu sección de compras usando: redes de colaboración, análisis predictivos y sistema de gestión de órdenes de compra. La tecnología quitará tareas rutinarias y las automatizará.
2. Involucra a los empleados: en lugar de que este sistema sea utilizado por un departamento, involucra a todo tu equipo y enseñarles cómo es que funciona para mantenerlos coordinados.
3. Sé puntual: siempre cumple con el tiempo de entrega que se marca en las órdenes de compra.
4. Siempre ten stock y controla tu producción: puede que tu empresa siempre tenga solicitudes de servicio o producto, por lo que generes órdenes de compra globales. Para evitar la pérdida de clientes, siempre supervisa tu producción para entregar a tiempo.

Una forma de eficientar la elaboración de tus ordenes de compra mediante la tecnología es por medio de nuestra plataforma

• • Te recomendamos visitar nuestra sección de plantillas, la cual además de contar con múltiples formatos que te pueden apoyar en la agilización y organización de tu trabajo,

Proceso de orden de compra

A continuación te describimos el proceso que se desarrolla para la expedición de una orden de compra:

1. La orden de compra es emitida por el comprador y enviada al proveedor. En este se detalla:
   1. la fecha de compra
   2. el total de objetos comprados
   3. precio unitario
   4. precio total del producto o servicio.
   5. Se emite una vez hecho el pedido por el cliente y puede ser enviado de manera automática tras la transacción si existe un sistema automatizado o de manera manual  a través de un correo electrónico o acercándose a la sucursal de adquisión.
2. Una vez que se complete la transacción, la empresa tiene la obligación de cumplir en tiempo y forma con la entrega del producto o servicio. Para esto se puede seguir estos pasos:
   1. Crea un número de orden de compra, esto evitará confusiones.
   2. Escribe el nombre y dirección de la empresa o cliente que se entregará.
   3. Detalla el precio unitario y el precio total de cada objeto comprado.
   4. Escribe el total y el total con el IVA incluido, siendo este el importe total a pagar.
   5. No olvides colocar tu dirección y redes sociales para que el cliente se mantenga en contacto contigo.

Diagrama de flujo de orden de compra

A continuación te presentamos un gráfico de un diagrama de flujo de una orden de compra que te puede ayudar a comprender mejor el proceso que debe seguirse para generar las órdenes de compra:

Conclusiones

Te dejamos los puntos más importantes de nuestro artículo:

• Las órdenes de compra mantienen un control en la producción.
• Es importante que dentro de las órdenes de compra se mantenga un buen control para evitar confusiones.
• El objetivo de las órdenes de compra es entregar de manera puntual y correcta los productos o servicios.
• Recuerda que el éxito de las órdenes de compra es mantener un control en la producción.

TU TURNO

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Fuentes de Información

• CFI Team. (2022). What is a Purchase Order?. CFI Recuperado de https://corporatefinanceinstitute.com/resources/accounting/purchase-order/
• Simply Business. (2023). What is a purchase order? A guide for small businesses. Simply Business Recuperado de https://www.simplybusiness.co.uk/knowledge/articles/2021/05/what-is-a-purchase-order/
• University of Washington. (2023). Blanket Purchase Orders. University of Washington Recuperado de CFI Team. (2022). What is a Purchase Order?. CFI Recuperado de https://corporatefinanceinstitute.com/resources/accounting/purchase-order/