KPIs

¿KPI qué es?

Los KPIs (Key Performance Indicators por sus siglas en inglés) o Indicadores Clave de Rendimiento; son valores cuantificables que ayudan a un negocio a medir el progreso en la consecución de sus objetivos. Los KPIs sirven para medir el desempeño en el tiempo, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos duros.

Tipos de KPIs

Existe un tipo de KPI prácticamente para cada proceso que se lleva a cabo en las empresas, a continuación vamos a analizar cada uno:

1. Ventas: Se enfocan en alcanzar el mayor de nivel de ventas posibles y en medir la satisfacción del cliente.
2. Marketing: Miden el rendimiento de las campañas publicitarias, así como su influencia e impacto en el mercado meta.
3. Logística: Ayudan a calcular el nivel de optimización de procesos, permiten mejorar la calidad, aumentar y minimizar errores.
4. Producción: Son fundamentales para lograr la mejora continua en los procesos de transformación de insumos en productos o servicios.
5. Finanzas: Permiten desarrollar estrategias de crecimiento, reducción de costos, aumento de utilidades y optimización de recursos.

¿Cuál es la diferencia entre KPI y una métrica?

Como el nombre lo indica “Key” o “Clave” significa que  son valores más representativos que una métrica común. En algunos casos pueden incluir otras métricas secundarias. Por ejemplo un KPI puede ser el valor de vida de un cliente (CLV = Customer lifetime value), que contiene métricas secundarias como el valor promedio de ventas, el número de transacciones recurrentes y el valor promedio de vida de un cliente. Midiendo este indicador clave, las empresas suelen tomar decisiones sobre los canales de publicidad con mejor Retorno de inversión.

Los KPIs son indicadores fundamentales en diversos niveles y procesos de la administración, la mercadotecnia, las ventas, la logística y más, sin embargo aquí lo enfocamos al proceso administrativo pues de este se derivan los principios que se aplican a los otros ramas de una organización.

¿Cómo fijar KPIs?

Al igual que en la fijación de objetivos, puedes utilizar el esquema “SMART”, que implica que tu KPI sea específico, medible, alcanzable, relevante y temporal. Para ello te recomendamos seguir estos pasos:

1. Define las metas de tu negocio: por ejemplo; si buscas aumentar el ticket promedio de venta puedes utilizar tácticas cómo: introducir productos complementarios (si vendes acuarelas puedes introducir baberos protectores), ofrecer paquetes (si vendes aretes puedes ofrecer un paquete aretes + anillos). Para ello deberás medir el ticket promedio y decidir si las medidas tienen el impacto deseado.
2. Identifica los factores clave para el éxito: En este caso la meta es clara, “mejorar el ticket promedio” para ello necesitas que tus vendedores ofrezcan los complementos o los paquetes, o incluso un paso anterior, medir si existe la demanda antes de introducir nuevos productos o complementos.
3. Asegúrate que el KPI va ligado a la estrategia de tu negocio: En este ejemplo, puede ser que tus tácticas para aumentar el ticket promedio de venta sean factibles, sin embargo quizás requieran de comprar nuevos productos que a su vez necesitaran espacio para almacenaje, lo cual puede ir en contra de tu estrategia de negocio que es mantener costos de almacenaje al mínimo.
4. Establece la base, tiempo y objetivo a alcanzar: La base sería el valor inicial de tu ticket promedio, el objetivo sería el incremento deseado en un tiempo determinado, ejemplo “Incrementar el ticket promedio en un 20% en los próximos 3 meses”, considerando que dicho incremento sea posible.
5. Seguimiento: Establece la periodicidad de revisión, ejemplo de manera semanal, quincenal, mensual. Esto te ayudará a saber si vas por el rumbo correcto o si debes ajustar algo.

KPI Ejemplos

A continuación te presentamos algunos KPIs en las diferentes áreas de negocios dentro de una empresa. Estos son indicadores comunes que puedes aplicar en tu negocio y lograr mejoras.

Además te mostramos algunos de los KPIs de Coca-Cola en 2020, que tenían como meta principal reducir su impacto en el medio ambiente y en la saluda de los consumidores, además de promover la diversidad e inclusión en su empresa.

Para ello dividieron sus KPIs en áreas de impacto, en:

1. Mejoras en sus bebidas: Estableciendo como KPIs la reducción de azúcares en sus bebidas, el aumento en ventas de bebidas bajas en calorías, aumento en su variedad de bebidas bajas en azúcares, reducción del volumen de consumo introduciendo envases de menor cantidad.
2. Mejoras en sus empaques: Reduciendo la cantidad de envases con plásticos no reciclables.
3. Impacto social: Aumentar la presencia de mujeres en posiciones directivas, así como el aumento de sus acciones de voluntariado y cooperación en las comunidades locales en donde coca-cola tiene presencia.
4. Consumo de Agua: Buscando reciclar el agua, reducir el consumo en su producción y fomentar la sustentabilidad en las áreas en las que tienen presencia.

Estas son algunas de las medidas que establecieron, con rangos de medición de 5 años, desde 201 a 2020 y con indicadores claros como:

• Porcentaje de azúcares en sus bebidas.
• Porcentaje de bebidas bajas en azúcar en su portafolio.
• Aumento de empaques reciclables y a su vez reducción en el uso de plásticos no reciclables.
• Aumento en el porcentaje de mujeres en posiciones directivas.
• Aumento en horas de voluntariado.
• Reducción de consumo de agua.

Como verás todas ellas tienen una métrica fácil de medir, son alcanzables y con un patrón de seguimiento establecido.

Funciones del los KPIs

1. Diagnosticar: Consiste en medir los niveles de eficiencia, eficacia y productividad de los distintos procesos de la empresa.
2. Evaluar: Determinar qué procesos están teniendo un rendimiento adecuado y cuáles necesitan mejorar su desempeño.
3. Informar: Comunicar al equipo el estado actual del proceso y alertar sobre situaciones que requieren atención inmediata.
4. Decidir: Con base en la información obtenida, definir nuevas estrategias y cursos de acción.

Importancia de tener un KPI

La importancia de utilizar un KPI idóneo radica en que:

• Miden la eficacia, productividad y rendimiento de la empresa.
• Ayudan a identificar los aspectos que afectan el desempeño de la empresa.
• Favorecen la comunicación de resultados con exactitud.
• Permiten tener expectativas realistas sobre el rendimiento a futuro.

Características de los indicadores clave de rendimiento

• Específico: Se utiliza un KPI por cada aspecto a medir.
• Medible: Utilizan unidades de medición realistas.
• Relevante: Aportan información relevante para la empresa.
• Temporal: La medición es continua y periódica.

Elementos del indicador clave de rendimiento

1. Crítico: Seleccionar únicamente indicadores claves de rendimiento que sean fundamentales para el éxito de la empresa.
2. Influenciable: Optar por indicadores clave de rendimiento que puedan influir positivamente en la motivación de los empleados.
3. Aplicable: Utilizar los KPI como herramienta para mejorar los procesos de la empresa.
4. Inteligente: Aplicar el modelo SMART para establecer objetivos y ayudar a definir los KPI.

Beneficios de utilizar KPIs

Estos son los principales beneficios que obtienen las empresas que utilizan el indicador clave de rendimiento:

• Facilita la toma de decisiones para mejorar procesos.
• Permite la obtención de información oportuna.
• Ayuda a analizar la efectividad de estrategias implementadas.
• Favorece el comparativo de datos para determinar nuevas estrategias.

Conclusiones

• Un KPI es una medida del nivel de desempeño de un proceso.
• El indicador clave de rendimiento cumple con las funciones de diagnosticar, evaluar, informar y decidir.
• Un KPI debe ser específico, medible, relevante y temporal.
• Los indicadores clave de rendimiento se clasifican de acuerdo con el área funcional del proceso que se encargan de medir.

Tu turno

Es momento de poner en práctica los conocimientos aprendidos en este artículo y comenzar a utilizar KPI para medir y mejorar el rendimiento de tu empresa.

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Fuentes bibliográficas