“Representan todos aquellos gastos ocasionados por las funciones de compras, ventas y administración del negocio en general. Los estados de resultados muestran generalmente dos categorías de gastos de operación.” (medina Cadenas M. E., 2011)
¿Cómo calcular los gastos de operación?
Estos gastos también son conocidos como OPEX, por sus siglas en inglés (Operating Expenses), y corresponden a las salidas de dinero que una empresa debe efectuar para poder realizar todas sus operaciones, como adquisición de materia prima, pago de nómina y pago de servicios.
Para realizar el cálculo de los gastos de operación de un negocio, se deben sumar todos los gastos relacionados con las funciones principales que se efectúen durante un tiempo determinado.
Tipos de gastos de operación
La siguiente es una lista de los más comunes gastos de operación de una empresa:
Gastos de producción
- Adquisición de materias primas.
- Mano de obra directa.
- Pago a proveedores.
Gastos de ventas
- Marketing y redes sociales.
- Comisiones de sistemas de cobros.
- Comisiones de sitios de comercio electrónico.
- Propaganda y publicidad.
- Teléfono e internet.
- Etiquetas de productos.
Gastos administrativos
- Sueldos del personal.
- Prestaciones laborales.
- Renta de oficinas.
- Pago de seguros y fianzas.
- Honorarios de asesoría contable y legal.
- Mantenimiento y actualización de sistemas.
- Materiales de oficina.
Gastos financieros
- Intereses por préstamos o créditos.
- Comisiones bancarias.
Fórmula para el cálculo de gastos de operación
La siguiente fórmula te permitirá realizar el cálculo de los gastos operacionales de tu negocio:
Gastos de operación = Gastos de producción + Gastos de ventas + Gastos Administrativos + Gastos financieros
Ejemplo
Una empresa dedicada a la fabricación de muebles registró los siguientes gastos durante el mes de enero del año 2022: $550,600 pesos por concepto de gastos de producción, $125,740 pesos de gastos de ventas, $380,790 pesos correspondientes a gastos administrativos y $48,150 pesos de gastos financieros.
Gastos operacionales = $550,600 + $125,740 + $380,790 + $48,150
Gastos operacionales = $1,105,280 pesos
Ejemplo de cálculo de gastos de operación
El siguiente es un ejemplo del cálculo y desglose de los gastos operacionales de un negocio durante los meses de enero a junio del año 2022.
Como podrás darte cuenta, en este ejemplo hemos incluido no solo los gastos operacionales del negocio, sino también los ingresos. De esta forma es posible calcular la utilidad neta esperada, para así saber si la empresa tendrá la solvencia económica suficiente para cubrir los gastos necesarios para operar.
Es muy importante mencionar que los negocios deben aplicar constantemente estrategias para reducir los gastos operacionales, esto con el objetivo de incrementar los niveles de productividad y el márgen de utilidad.
En este ejemplo, podemos observar que la empresa logra incrementar los ingresos con el paso de los meses, sin embargo, los gastos operacionales se mantienen estables, esto significa que seguramente se aplicaron estrategias adecuadas para aumentar la eficiencia y esto a largo plazo impacta favorablemente en la utilidad neta.
Formato descargable en Excel para el cálculo de gastos de operación
A continuación te dejamos un formato de gastos de operación que podrás descargar en Excel completamente gratis y que te facilitará la realización de este importante cálculo para que puedas llevar una adecuada administración financiera de tu negocio.
¿Cómo llenar el formato para el cálculo de gastos de operación?
Ahora te explicamos paso a paso cómo llenar el formato descargable para el cálculo de gastos operacionales:
- Al abrir el archivo en Excel te darás cuenta de que la primera parte del formato está relacionada con las entradas de dinero en tu negocio, aquí deberás ingresar en las celdas blancas de la fila de Ingresos sobre ventas las proyecciones de dinero que esperas recibir por tus productos o servicios en cada mes del año.
- La siguiente fila denominada Descuentos sobre ventas es donde podrás incluir los porcentajes de dinero que descontarás a tus clientes por las compras que realicen en tu negocio. Una vez que completes estas dos primeras filas, la fila de Ventas Netas se calculará de forma automática.
- Si recibes ingresos no relacionados con la venta de tus productos o servicios puedes agregarlos en la fila de Otros ingresos, después de esto, la fila de Total de ingresos también se completará automaticamente.
- Los siguientes datos que deberás introducir en el formato son los Costos de ventas, aquí puedes incluir los gastos de producción, es decir, mano de obra directa y materia prima. Con esta información, el formato se encargará de calcular la Utilidad Bruta de tu negocio.
- Para continuar, deberás completar las secciones de Gastos de Ventas, Gastos Administrativos y Gastos Financieros con las proyecciones de cada concepto para cada mes del año. Se realizará automaticamente el cálculo del Total de Gastos de Ventas, Total de Gastos Administrativos y Total de Gastos Financieros.
- Por último, de forma automática se realizará el cálculo de la Utilidad Neta de tu negocio que corresponde al total de ingresos menos los gastos operacionales.
El total de gastos operacionales de un negocio consiste en la suma de todos los gastos de producción, de ventas, administrativos y financieros que se efectúen en un periodo determinado. Los gastos operacionales están directamente relacionados con las actividades primordiales de la empresa, es decir, con la producción y venta de productos o servicios. Mientras que los gastos no operacionales no son fundamentales para que el negocio pueda operar. Son los desembolsos de dinero que se deben realizar para poner en marcha una nueva idea de negocio, los gastos preoperativos son conocidos también como inversión inicial. Los gastos preoperativos normalmente se deducen a razón de un 10% durante los años en los que la empresa proyecta comenzar a recibir beneficios. Si se recuperara la inversión y se obtienen utilidades durante el primer año, la deducción puede efectuarse en su totalidad en ese mismo año fiscal. Los empresarios tienen la posibilidad de solicitar ante el SAT la solicitud de devolución del IVA correspondiente a los gastos preoperativos, sin embargo, es muy importante mencionar que el periodo preoperativo deberá tener una duración máxima de un año.Preguntas frecuentes
¿Cómo se determina el total de gastos de operación?
¿Cuáles son los gastos operacionales y no operacionales?
¿Cuáles son los gastos preoperativos de una empresa?
¿Cómo se deducen los gastos preoperativos?
¿Qué pasa con el IVA de los gastos preoperativos?
Tu turno
¡Es tu turno! Ahora ya tienes todas las herramientas para realizar el cálculo de los gastos operacionales de tu negocio como todo un experto. No olvides compartirnos tus dudas y aportaciones sobre este tema en la sección de comentarios que se encuentra al final, a nosotros nos encantará mantener la comunicación contigo y a otros emprendedores tus opiniones les serán de gran ayuda.
Fuentes de información