Organización

Una organización es una estructura formal que establece niveles jerárquicos y sus funciones, se diseña de acuerdo con las necesidades de la empresa y a los objetivos establecidos. Además es donde se lleva a cabo el proceso de administración.

A lo largo de este artículo, abordaremos los siguientes puntos, que todo buen empresario debe conocer:

• Concepto e importancia.
• Beneficios de llevar una adecuada organización en las empresas.
• Las funciones correspondientes y cómo ejecutarlas correctamente.
• Implementación de estrategias efectivas relacionadas con la organización.

Si consideras que esta información te ha sido útil, puedes compartirla con otros empresarios que lo necesiten, de igual forma, te invitamos a dejar en los comentarios tus conocimientos y experiencias sobre el tema.

¿Qué es la organización?

A continuación analizaremos las definiciones de organización de varios autores reconocidos:

“Organizar un negocio es dotarlo con todo lo necesario para su funcionamiento: materia prima, herramientas, capital y personal.” – Henry Fayol.

“Sistema de actividades conscientemente coordinadas, formado por dos o más personas, cuya cooperación recíproca es esencial para la existencia de aquella.” – Peter Lorenzi.

“Entidades sociales dirigidas a metas, diseñadas con una estructura deliberada y con un sistema de actividad, coordinadas y vinculadas con el ambiente externo.” – Richard Daft.

Retomando las ideas anteriores, se puede decir que una organización es asignar recursos y delegar responsabilidades a un grupo de personas que trabajan coordinadamente por conseguir un objetivo establecido previamente.

Funciones de la organización

Relacionar actividades con objetivos

Lo primero es establecer las actividades a realizar, siempre en función de lo que se requiere para cumplir con los objetivos empresariales, es necesario asignar recursos (humanos, financieros, materiales y tecnológicos) a cada una de las actividades y elaborar cronogramas para asegurar el cumplimiento eficaz de objetivos.

Especializar el trabajo

Posteriormente, para lograr la especialización del trabajo, es necesario definir las funciones de cada puesto de la estructura organizacional con la finalidad de evitar duplicar funciones y con ello ahorrar tiempo y dinero.

Definir los niveles jerárquicos

Existen distintos métodos para definir niveles jerárquicos, sin embargo, de forma general se puede decir que se deben establecer puestos con distintos grados de autoridad y responsabilidad según se requiera para lograr un funcionamiento adecuado de la organización. Para ello es necesario contar con una correcta estructura organizacional.

Nivelar autoridad con responsabilidad

Es importante asegurarse de que en cada puesto coincida el nivel de autoridad con el nivel de responsabilidad asignados, esto permitirá un mejor desempeño del personal y mayor independencia en el proceso de toma de decisiones.

Asignar jefes y subordinados:

De igual forma, hay que verificar que los subordinados tienen solamente un jefe inmediato ya que en caso contrario, se podrían generar confusiones en el desarrollo de actividades, perdida de recursos y conflictos laborales.

Coordinar

Otro punto muy importante a considerar es que las distintas áreas funcionales deben trabajar siempre de forma coordinada, para esto es necesario que exista buena comunicación tanto entre directivos y jefes de área, como entre jefes de área y el resto del personal que conforma la estructura.

Dar continuidad a la estructura organizacional

Después de que han sido definidos los niveles jerárquicos con sus respectivas funciones y grados de autoridad y responsabilidad, lo siguiente es dar continuidad al diseño de la estructura organizacional y a la ejecución de actividades.

Establecer las medidas de seguimiento y control

Por último, hay que establecer las técnicas y periodicidad utilizadas para evaluar el desempeño de la estructura organizacional y hacer modificaciones en caso de ser necesario.

Importancia de la organización

La organización es una etapa esencial del proceso administrativo, que en caso de no ejecutarse correctamente, podría traer importantes consecuencias:

• Primero aumentará la dificultad para realizar actividades por la falta de asignación de recursos.
• También habrá deficiencias en el desempeño del personal por el desconocimiento de funciones.
• Además se presentarán conflictos laborales anta la falta de asignación de niveles jerárquicos.
• Por último, será imposible cumplir objetivos eficazmente.

Con lo anterior podrás darte de cuenta de lo importante que es la organización para que cualquier empresa funcione adecuadamente, sea eficaz y eficiente, cumpla sus objetivos y alcance el nivel de productividad y competitividad esperado.

Características de una correcta organización

Para continuar, te presentamos las características que debe tener una buena organización:

1. Plural: Evidentemente, para que exista una organización se necesitan por lo menos dos personas que trabajen de forma coordinada.
2. Comunicativa: Es necesario difundir a todo el personal información relacionada con las funciones, nivel de autoridad y responsabilidad de cada puesto, así como las actividades a realizar y los recursos asignados a cada una.
3. Cooperativa: Esta característica se refiere al trabajo en equipo, es indispensable que las diferentes áreas funcionales trabajen de forma coordinada y exista cooperación en la realización de actividades.
4. Ética: Otro aspecto sumamente importante es que debe existir ética laboral durante todo el proceso, especialmente en la asignación de recursos y en la delegación de funciones y responsabilidades.
5. Líder: Se debe definir el tipo de liderazgo con el que deberán contar los jefes de área conforme a las necesidades de la estructura organizacional y la planeación estratégica.
6. Adaptable: Siempre existirán factores, tanto internos como externos, que puedan afectar el desempeño de la organización, por lo que es esencial contar con planes de contingencia para sobrevivir a situaciones extraordinarias.

Elementos de la organización

• Estructura organizacional: Consiste en la definición de niveles jerárquicos y en la agrupación del personal por áreas funcionales.
• Cultura organizacional: Son las normas, reglas, valores y principios éticos que rigen el comportamiento del personal dentro de la organización.
• Tipo de liderazgo: Forma en que los jefes de área influyen en el personal dirigiéndolos hacia el cumplimiento de objetivos.
• Equipo: Grupo de personas que trabajan en conjunto por la misma meta.
• Recursos: Se dividen en humanos (mano de obra), materiales (materia prima y suministros), financieros (dinero) y tecnológicos (sistemas, equipos y herramientas) indispensables para realizar las actividades planeadas.
• Procesos: Conjunto de actividades destinadas a cumplir un objetivo.

Beneficios de una organización adecuada

Estos son los principales beneficios que obtienen las empresas al llevar una organización adecuada:

• Primero el ahorro de recursos.
• También la eliminación de duplicidad de esfuerzos.
• Además hay un incremento en la eficiencia.
• Por último, la continuidad de actividades.

Tipos de organización

Existen dos tipos de organización:

• Formal: Conjunto de personas organizadas de forma intencional, con funciones y objetivos claramente definidos. Generalmente mantienen relaciones intrapersonales estrictamente laborales.
• Informal: Grupo de personas organizadas sin intención, surgen ante la necesidad natural de los individuos de comunicarse, convivir o socializar. Existen relaciones intrapersonales motivadas por sentimientos y emociones.

¿Cómo lograr una correcta organización?

Algunos consejos que deberás tomar en cuenta para llevar una organización eficaz y eficiente en tu empresa:

• Lo primero es definir la filosofía empresarial y los objetivos organizacionales.
• Después deberás analizar los recursos materiales, humanos, financieros y tecnológicos con los que cuenta la empresa para poder distribuirlos eficientemente.
• También tendrás que planificar las actividades a realizar determinando los tiempos y personas responsables de cada una.
• Posteriormente deberás seleccionar a los líderes encargados de motivar y guiar al personal durante el proceso.
• Además es necesario mejorar el desempeño del trabajo en equipo mediante técnicas de integración.
• Por último, analiza periódicamente la situación interna y externa de la empresa, de ser necesario, realiza cambios en la estructura organizacional y la forma de trabajar.

Tres libros que tienes que leer para mejorar la organización en tu negocio

Sabemos que la función de organizar puede ser una de las más complicadas, aunque estamos seguros de que a lo largo de este artículo has aprendido mucho sobre el tema, es necesario que continúes ampliando tus conocimientos, es por eso por lo que a continuación te compartiremos una lista de libros que te resultarán de gran utilidad, hemos dejado también los enlaces a Amazon para que puedas adquirir todos los ejemplares que necesites para ti y tu equipo de trabajo.

Conclusiones

En conclusión podemos decir que:

• La organización es esencial para el desarrollo de las empresas y de la sociedad, consiste en delegar funciones y asignar recursos para que un grupo de personas que trabajan coordinadamente puedan cumplir objetivos establecidos.
• Las funciones de la organización están relacionadas con el diseño de una estructura organizacional y la planeación de actividades.
• La eficiencia, eficacia y productividad son de forma general los beneficios de una buena organización en las empresas.
• Existen dos tipos de organización: formal e informal.

Tu turno

Es momento de que apliques todos los conocimientos adquiridos para mejorar la organización en tu empresa y asegurar el éxito.

Bibliografía