Auditoría administrativa

¿Qué es la auditoría administrativa?

“Revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.” – Antonio Fernández.

En otras palabras y retomando las palabras de Leonard y Fernández, se puede decir que una auditoría interna es una evaluación objetiva, metódica y constructiva del cumplimiento de objetivos empresariales debido a la realización de actividades operacionales y a la utilización de recursos humanos y materiales.

Objetivo de una auditoría administrativa

Debe desempeñar 5 funciones primordiales:

1. Identificar áreas de mejora: Primero recopila datos de los distintos departamentos con la finalidad de analizar su funcionamiento e identificar aspectos en los que aún es posible mejorar.
2. Optimizar procesos y recursos: Se encarga de mejorar el rendimiento de los procesos internos de la empresa, así como de sus recursos y por lo tanto aumenta la productividad.
3. Establecer políticas y procedimientos: Determina las políticas y procedimientos que la empresa debe seguir conforme a lo establecido en la legislación vigente aplicable.
4. Implementar y evaluar: Además identifica errores y deficiencias con la finalidad de implementar acciones de mejora.
5. Compartir resultados: Por último comunica mediante informes escritos los resultados obtenidos al finalizar la realización de la auditoría.

Importancia de la auditoría administrativa

Auditar administrativamente a una empresa es importante debido a que:

• Primero propicia acciones que permiten optimizar recursos.
• También evalúa si la empresa cumple con las expectativas de los clientes.
• Asimismo favorece el aumento de la calidad y la competitividad.
• Además identifica deficiencias en los métodos de gestión.
• Por último analiza el desempeño de las funciones administrativas.

 Auditoría administrativa ejemplo

Analicemos el ejemplo de la empresa de tecnología ICI Information, quién pidió una auditoría administrativa.

1. Problemática: la compañía tecnológica estaba teniendo muchos problema en terminar la entrega de los proyectos a tiempo, esto ha tenido como resultado grandes pérdidas de capital como consecuencia de las decisiones tomadas en la gestión de los procesos.
2. Auditoría: la empresa contrató a un auditor en administración y gestión para la toma de decisiones, esto es lo que encontró:
   1. Problemáticas:
      1. No hay control interno en la gestión y culminación los proyectos a tiempo.
      2. No existe una comunicación adecuada con los clientes en temáticas de entrega.
      3. Hay problemáticas graves para coordinar la dirección y los equipos de trabajo.
      4. La empresa carece de software para generar informes de control interno.
      5. Resistencia de trabajadores y directivos para dar información.
3. Propuestas:
   1. Es necesario preparar estrategias adecuadas a los objetivos.
   2. Se necesita tomar controles adecuados internos para la toma de decisiones eficaces.
   3. Es necesario mejorar el proceso de toma de decisiones.
   4. Fijar fechas antes de la entrega final y no limitar los periodos de entrega
4. Acciones:
   1. Es necesario hacer un mapeo para desplegar correctamente los recursos humanos adecuados.
   2. Implementar una filosofía como Kaizen, la cual rectifique errores con el menor coste, además que involucra a todos los trabajadores.
   3. Es necesario aplicar la metodología de las 4M (Men, Machines, Material and Money que se traduce como Hombres, Máquinas, Materias Primas y Dinero).
   4. Evitar la resistencia al cambio, ya que puede generar problemas desde los altos mandos hasta la primera línea de producción.
5. Conclusiones: la empresa de tecnología puede mejorar las condiciones que se encuentra si existe una integración por equipo. Las recomendaciones pueden mejorar los resultados, estas deben ejecutarse de tal manera que se genere una sinergia entre la dirección y todos los trabajadores. Ahora, el factor clave es la comunicación constante entre todas las áreas. El objetivo es fomentar la participación, iniciativa y trabajo en equipo de todos los trabajadores.

Metodología de la auditoria administrativa

Te compartimos las etapas que deberás tomar en cuenta para realizar correctamente una auditoría administrativa en tu empresa:

1. Planeación: Lo primero es establecer las pautas a seguir para llevar a cabo la auditoría. ¿Qué hechos derivaron la necesidad de aplicar este ejercicio a la empresa? una vez sabiendo los antecedentes, se puede determinar un plan de acción.
2. Instrumentación: Lo segundo es seleccionar técnicas efectivas para la obtención de datos.
3. Examen: Posteriormente debes analizar las características de la administración y evaluar la situación de la empresa. Recopilando evidencias, reportes, comparativas o cualquier información vinculada a la problemática que está siendo analizada.
4. Informe: Para finalizar se redacta un informe con la siguiente información:
   • Área auditada.
   • Objetivo de la evaluación.
   • Duración del proceso.
   • Alcance obtenido.
   • Métodos aplicados.
   • Resultados.
   • Comentarios y recomendaciones.

Tipos de auditoría administrativa:

1. Funcional: Evalúa el desempeño de los puestos que conforman la estructura organizacional.
2. Analítica: Se enfoca en el análisis de los procesos que se realizan en la empresa.

Auditoría administrativa características

En términos generales, un ejercicio de este tipo aplicado a la empresa tiene como fin principal entender como funciona en su totalidad una organización. Esto se logra siguiendo la metodología antes mencionada.

En ningún momento, una auditoria sirve para señalar de forma negativa o acusativa las acciones o prácticas de la empresa, todo lo contrario, el fin es identificar soluciones y áreas de mejora.

Es así que podemos decir, que toda auditoria debe involucrar las siguientes características:

• Objetiva: Es crítica, no permite que los resultados se vean influenciados por situaciones particulares.
• Metódica: Sigue un proceso establecido previamente.
• Constructiva: Facilita la implementación de acciones que ayuden a la empresa a mejorar.

Elementos de la auditoría administrativa

Estos son los elementos que permiten realizar una auditoría administrativa:

1. Control: Primero evalúa el desempeño organizacional en relación con lo preestablecido.
2. Productividad: También optimiza el aprovechamiento de recursos.
3. Organización: Favorece la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
4. Servicio: Asegura que la empresa cumpla con las expectativas de sus clientes y además pueda mantenerlos satisfechos.
5. Calidad: Asimismo permite la producción de bienes y servicios competitivos.
6. Cambio: Hace que la empresa sea más receptiva.
7. Aprendizaje: Logra que la empresa asimile experiencias e identifique oportunidades de mejora.
8. Toma de decisiones: La información obtenida facilita el proceso de gestión.
9. Interacción: Además posibilita las relaciones con clientes y proveedores.
10. Vinculación: Por último construye vínculos entre la empresa y la sociedad.

Ventajas de la auditoría administrativa

Estas son las ventajas de auditar administrativamente de forma periódica:

• Primero funciona como un control preventivo al detectar insuficiencias de forma oportuna.
• También asegura el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos.
• Además brinda soluciones de forma eficaz a problemas administrativos.

Sugerencias para mejorar la realización de auditorías administrativas

A continuación te compartiremos algunas opciones que puedes poner en práctica para que la realización de auditorías administrativas en tu negocio sea más eficaz.

• Establece el plan de la auditoría: Es importante que antes de realizar el proceso de revisión, definas de forma clara y detallada lo siguiente:
  • Los objetivos de la auditoría.
  • El alcance, es decir, los procedimientos que serán auditados.
  • Los parámetros de evaluación que serán utilizados.
• Utiliza documentos estandarizados: Para mejorar la realización de auditorías administrativas es fundamental emplear documentos que cumplan con los estándares establecidos por la AU-C Sección 230, esto será de gran ayuda para que auditor pueda emitir informes de forma inmediata con los resultados de la revisión.
• Capacita al personal: Si has decidido que las auditorías administrativas se realicen de forma interna, debes invertir en capacitar al personal encargado.
• Contrata a un auditor externo: Por último, puedes considerar que una persona externa realice las auditorías administrativas, las principal ventaja de esto es que el proceso se realiza de forma profesional y objetiva.

¿Qué implica y cuánto cuesta mejorar la realización de auditorías administrativas?

Por último, hablaremos la inversión que tendrás que realizar para implementar las sugerencias mencionadas anteriormente, te presentaremos algunos costos que puedes utilizar como referencia.

La firma especializada en consultoría corporativa, formación y capacitación empresarial, García & Larracilla, impartirá un curso presencial en Monterrey, Nuevo León sobre auditoría administrativa, con un costo de $4,790 pesos por persona. (García & Larracilla, 2020).

De acuerdo con el portal de empleo líder en el país, el sueldo promedio de un auditor externo en México es de $13,530 pesos mensuales. (Computrabajo, 2020).

Conclusiones

En resumen:

• Una auditoría administrativa se encarga de evaluar el cumplimiento de objetivos empresariales y el desempeño de la estructura organizacional.
• Identificar áreas de mejora, optimizar procesos, establecer políticas y procedimientos, implementar y evaluar, además de compartir resultados, son sus funciones principales.
• Los elementos que permiten realizar una auditoría administrativa son control, productividad, organización, servicio, calidad, cambio, aprendizaje, toma de decisiones, interacción y vinculación.
• Una auditoría administrativa debe ser objetiva, metódica y también constructiva.
• Se clasifica en funcional y analítica.
• Planeación, instrumentación, examen e informe son las fases de la auditoría administrativa.

Tu turno

Ahora te toca poner en práctica lo aprendido y comenzar a realizar correctamente y de forma periódica auditorías administrativas en tu empresa. ¡ Comparte tus comentarios! ¿En tu empresa o negocio han realizado auditorias administrativas? ¿Cuáles han sido las mejoras obtenidas de haberla efectuado? Tu experiencia nos enriquece.

Fuentes bibliográficas