Diagrama de Gantt

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Lo primero que debes saber es que este diagrama recibe su nombre debido a que fue desarrollado, a principios del siglo XX, por el ilustre ingeniero estadounidense Henry Laurence Gantt.

Se trata de una gráfica de barras que se elabora con el objetivo de programar el tiempo en el que deben realizarse cada una de las actividades que conforman un proyecto, por lo tanto es una excelente herramienta de planeación.

En el eje vertical de la gráfica se colocan todas las actividades, mientras que en el eje horizontal se delimita el tiempo en el que deben realizarse, esto puede ser días, semanas, meses e incluso años, aunque lo más recomendable es utilizar esta herramienta para planear a corto plazo.

Generalmente se sugiere utilizar colores conforme se realizan las actividades

• Verde para indicar que se cumplió con el tiempo establecido
• Rojo en caso de que hayan existido contratiempos en la ejecución de tareas.

¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?

Las siguientes son las funcionalidades de los diagramas de Gantt:

• Programar actividades: Por supuesto, el objetivo principal de los diagramas de Gantt es establecer el inicio y fin de un proyecto mediante la delimitación de la duración de cada una de las actividades que lo conforman.
• Controlar el avance de un proyecto: Otra función de estos diagramas es ayudar a controlar que las tareas se cumplan conforme a lo programado y que en caso de que existan contratiempos se puedan solucionar fácilmente.
• Motivar al equipo: Por último, permiten comunicar el progreso en cada una de las etapas del proyecto, visualizar cada logro permite que el equipo se mantenga motivado durante el proceso.

Características del diagrama de Gantt

Las principales características que distinguen a los diagramas de Gantt son:

• Contienen barras horizontales que representan la duración de cada una de las tareas.
• La posición de las barras horizontales en la gráfica indican el momento en el que deben iniciar y finalizar cada una de las actividades, hay tareas que pueden realizarse simultáneamente, mientras que otras son consecutivas, es decir, se debe terminar una para continuar con la ejecución de otra.
• Se utilizan colores para indicar si las actividades han sido realizadas en el tiempo programado y también para diferenciar tareas que son críticas, ya sea que tengan un grado de dificultad mayor, sean más importantes o no deban presentar contratiempos porque el proyecto se vería seriamente afectado.

Elementos del diagrama de Gantt

Estos son los elementos que deben considerarse para elaborar diagramas de Gantt:

1. Fechas: Fechas en las que se programa que inicie y finalice la ejecución del proyecto.
2. Tareas: Cada una de las actividades que forman parte del proyecto.
3. Períodos: Delimitación del tiempo que debe durar la ejecución de cada tarea.
4. Progreso: Permite visualizar si las tareas se han llevado a cabo en el período establecido.

Beneficios de utilizar diagramas de Gantt

Las principales ventajas de utilizar esta herramienta de planeación son:

• Resulta más fácil visualizar todas las actividades que conforman un proyecto.
• La programación de tareas se lleva a cabo de forma adecuada, esto permite identificar y evitar posibles contratiempos.
• Existe un mejor seguimiento y control del progreso de un proyecto.

Sugerencia para elaborar correctamente diagramas de Gantt

Te sugerimos invertir en la compra de un software con el que puedas elaborar de forma fácil y profesional distintas herramientas para mejorar la planeación de proyectos en tu negocio. Por lo general, el precio de estos programas suele ser muy accesible, son fáciles de usar y además los resultados son bastante buenos.

Ejemplo de diagrama de Gantt

A continuación te compartimos un ejemplo de diagrama de Gantt que esperamos pueda servirte como referencia.

¿Cómo elaborar correctamente diagramas de Gantt?

Este es el proceso que debes seguir para elaborar correctamente este tipo de diagramas:

1. Lo primero que debes hacer es crear una lista con todas las actividades que conforman el proyecto en cuestión, procura ser lo más conciso posible.
2. Lo siguiente es establecer prioridades y ordenar las tareas conforme deban ser realizadas.
3. Después se debe establecer el tiempo que tomará realizar cada actividad, considera que el diagrama debe elaborarse con solo una medida de tiempo.
4. El siguiente paso es comenzar a diseñar el diagrama de Gantt, recuerda incluir únicamente información esencial para que la gráfica sea clara y entendible.
5. Por último, hay que dar seguimiento al diagrama, indicando si las tareas están siendo ejecutadas dentro del tiempo establecido, en caso de ser necesario habrá que solucionar contratiempos y aplicar las medidas necesarias para lograr que el proyecto sea concluido conforme a lo planeado.

¿Qué implica y cuánto cuesta elaborar correctamente diagramas de Gantt?

Finalmente hablaremos de costos, Creately es un programa para elaborar diagramas de flujo, organigramas, mapas mentales, prototipos, diagramas de Gantt y cuadros conceptuales, por mencionar solo algunos.

Una de las características más llamativas de este software es que puedes colaborar con tu equipo de trabajo en tiempo real, el costo es de $625 pesos por año y podrás elaborar diagramas ilimitados.

Conclusiones

En resumen:

• Un diagrama de Gantt es una gráfica de barras que se elabora con el objetivo de programar el tiempo en el que deben realizarse cada una de las actividades que conforman un proyecto.
• Programar actividades, controlar el avance de un proyecto y motivar al equipo, son las funcionalidades de los diagramas de Gantt.
• Las principales características que distinguen a los diagramas de Gantt son que contienen barras horizontales que representan la duración de las tareas, la posición de las barras indican el momento de inicio y fin de las actividades y se utilizan colores para indicar el progreso y para diferenciar tareas críticas.
• Los elementos que deben considerarse para elaborar diagramas de Gantt son fechas, tareas, períodos y progreso.

Tu turno

Ahora te toca aplicar lo aprendido para elaborar diagramas de Gantt y así visualizar mejor las actividades que conforman un proyecto, programar de forma adecuada para evitar contratiempos y dar un mejor seguimiento y control a cualquier proyecto que decidas iniciar.

Fuentes bibliográficas