Control de inventarios


El control de inventarios es un conjunto de procedimientos que se encarga del abastecimiento y almacenamiento de mercancías dentro de una empresa. Es un tema fundamental en la contabilidad, pues existen diversos métodos de los cuales dependerá la interpretación y depreciación de los activos en los estados financieros correspondientes.

Se trata de un tema que todo buen empresario debe conocer a detalle, por lo tanto a lo largo de este artículo abordaremos los siguientes puntos:

  • La definición e importancia de llevar un buen control de inventarios.
  • Motivos por los que en toda empresa debe realizarse un buen control de inventarios.
  • Las características del procedimiento de control de inventarios, así como los elementos que debes considerar al llevarlo a cabo.
  • Beneficios que obtienen las empresas que realizan un adecuado control de inventarios.
  • Algunas estrategias efectivas que puedes implementar en tu negocio para mejorar el control de inventarios.
  • El último punto que abordaremos serán los costos que debes considerar para llevar un buen control de inventarios en tu empresa.

En la sección de comentarios puedes hacernos saber tus dudas o realizar aportaciones sobre el tema. Además te recordamos compartir esta información en tus redes sociales para que pueda llegar a otros empresarios que puedan necesitarlo.


¿Qué es el control de inventarios?

De acuerdo con el autor mexicano Orlando Espinoza, el control de inventarios es:

“Una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existentes de productos disponibles, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento.”

Por otro lado, las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) lo definen como:

“Abastecimiento y almacenamiento en óptimas condiciones de los bienes destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros bienes que van a ser vendidos.”

Funciones del control de inventarios

A continuación te decimos cuáles son las funciones específicas que debe desempeñar:Funciones del control de inventarios

  1. Eliminar insuficiencias: Se encarga de detectar y corregir oportunamente irregularidades durante los procesos de suministro y almacenamiento de mercancías.
  2. Comprar materias primas: Asegura el abastecimiento de materias primas conforme a lo requerido en producción, en el tiempo establecido y al menor costo posible.
  3. Manejar y transportar mercancías: Propicia las condiciones óptimas para mantener las materias primas, productos en proceso y productos terminados en excelente estado y además se encarga de que las mercancías se encuentren justo a tiempo en la etapa del proceso de producción correspondiente.

Importancia del control de inventarios

Controlar las existencias de materias primas, productos en proceso y productos terminados es importante debido a que:

  • Permite minimizar la inversión en materias primas y el costo de almacenamiento.
  • Favorece el mantenimiento de productos en excelentes condiciones, lo que también reduce costos.
  • Asegura la disponibilidad de mercancías en cada etapa del proceso productivo.
  • Posibilita el transporte eficiente de productos.
  • Facilita la valoración monetaria de inventarios.

Elementos del control de inventarios

Los siguientes son elementos que permiten realizar un control de inventarios adecuadamente:Elementos del control de inventarios

  • Conteo físico: Consiste en contabilizar, periódicamente y de preferencia de forma aleatoria, las cantidades existentes en almacén de materias primas, productos en proceso y productos terminados.
  • Sistema computarizado: Software que permite automatizar los procesos que deben realizarse en al almacén y como resultado incrementa la eficacia y productividad del control de inventarios.
  • Registro de entradas y salidas de mercancías: Reporte detallado de todas las materias primas, productos en proceso y productos terminados que entran y salen del almacén.
  • Instalaciones adecuadas: Espacio diseñado especialmente para resguardar y mantener en excelentes condiciones las mercancías.
  • Cantidades en inventarios: Se refiere a determinar el límite mínimo y máximo de mercancías que deben estar en el almacén.
  • Solicitud de compras: Formato que debe ser completado y entregado a los proveedores para solicitar el abastecimiento de materias primas.

Características del control de inventarios

Estos son los principales aspectos que lo caracterizan:Características del control de inventarios

  • Registra información: Documenta en los libros contables los datos de las materias primas, productos en proceso y productos terminados que entran y salen del almacén.
  • Incluye descripciones detalladas: Recopila información de cada una de las mercancías que forman parte del patrimonio de la empresa.
  • Se valora en unidades monetarias: Su valor debe expresarse en términos monetarios, por ejemplo, en pesos o dólares.

Beneficios del control de inventarios

Estas son las principales ventajas de realizar un control adecuado de mercancías:

  • Primero reduce los tiempos de entrega de productos terminados y por lo tanto aumenta la satisfacción de los clientes.
  • Evita la disminución de ventas por falta de productos terminados.
  • Asimismo evita la interrupción del proceso productivo por falta de materias primas.
  • Equilibra el flujo de entrada y salida de mercancías.
  • También proporciona seguridad durante el abastecimiento de materias primas.
  • Recopila información fundamental para la toma de decisiones.
  • Además determina el momento preciso en que debe realizarse una solicitud de compra.
  • Permite seleccionar al proveedor que ofrece los mejores precios y condiciones.

Estrategias de control de inventarios

En esta sección te compartiremos dos de las estrategias más efectivas que puedes implementar en tu empresa para llevar un mejor control de inventarios.

Implementa un método de evaluación:

  • Valoración por identificación específica: Considera el precio exacto de compra de cada una de las materias primas.
  • Primeras entradas, primeras salidas (PEPS): Identifica el precio de las materias primas al momento de llegar al almacén.
  • Últimas entradas, primeras salidas (UEPS): Se refiere a que el precio de las últimas materias primas que se han comprado se aplicará a las primeras mercancías que salgan del almacén.
  • Costo promedio: Suma el precio de todas las materias primas y lo divide entre la cantidad de mercancías existentes.

Utiliza un método de control:

  • ABC: Clasifica las mercancías de acuerdo con sus precios, colocando en la clase A las más caras y en la C las más baratas.
  • Cantidad económica de pedido (CEP): Establece el costo mínimo de inventario utilizando una fórmula matemática.
  • Punto de reorden: Establece el punto en el que se debe realizar una nueva solicitud de compra de materias primas.
  • Existencias de reservas: Mantiene un stock de emergencia que permitirá abastecer a los clientes en caso de situaciones inesperadas.
  • Justo a tiempo: Reduce el inventario al máximo mediante el abastecimiento de la cantidad exacta de materias primas necesarias en el proceso de producción.

¿Cómo llevar un buen control de inventarios?

Estos son los pasos que debes seguir:

  1. Lo primero es recopilar y organizar la información relacionada con los inventarios.
  2. Posteriormente clasifica las mercancías de acuerdo con su rotación y temporalidad.
  3. Después de eso define los días en que se realizarán los inventarios.
  4. Además calcula cantidades mínimas, máximas y el punto de reorden.
  5. Por último utiliza una herramienta tecnológica para monitorear en tiempo real los inventarios.

¿Qué implica y cuánto cuesta llevar un buen control de inventarios?

Finalmente hablaremos del costo que representará para tu empresa implementar estrategias para mejorar el control de inventarios, lo primero que deberás considerar es pagar un software que te ayude a realizar en menor tiempo y sin errores cada una de las operaciones.

Bind ERP ofrece un software para control de inventarios con distintos planes que se adaptan a cada tipo de negocio, los precios van desde $3,840 hasta $16,200 pesos por año. Este software se encargará de:

  • Controlar y supervisar todos los movimientos realizados en tus inventarios.
  • Registrar existencias en almacenes de forma inmediata.
  • Mantener la organización de productos y pedimentos.
  • Conectar los almacenes directamente con las sucursales.
  • Realizar reportes de existencias en tiempo real, desde que los productos entran al almacén hasta que son entregados a los clientes.
  • Monitorear en tiempo real la reubicación de productos de productos dentro del almacén.
  • Importar información al sistema desde una plantilla de Excel.

(Bind ERP, 2020).

Agencias o proveedores de servicios de control de inventarios

Si requieres asesoría profesional para realizar el control de inventarios en tu empresa, te sugerimos consultar nuestro directorio de proveedores de servicios en el que seguramente podrás encontrar la opción ideal.

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Conclusiones

En resumen:

  • El control de inventarios es un conjunto de abastecer y almacenar en óptimas condiciones  materias primas, productos en proceso y productos terminados.
  • Eliminar insuficiencias, comprar materias primas, así como manejar y transportar mercancías, son las funciones principales con las que debe cumplir.
  • Los elementos necesarios para su realización son conteo físico, sistema computarizado, registro de entradas y salidas de mercancías, instalaciones adecuadas, cantidades en inventarios y solicitud de compras.
  • El control de inventarios registra información, incluye información detallada y se valora en unidades monetarias.

Tu turno

Ahora te corresponde poner en práctica lo aprendido para mejorar el control de inventarios en tu empresa y comenzar a disfrutar de los beneficios que esto conlleva.

Fuentes bibliográficas

  • Horngren C., Sundem G. & Elliott J. (2000). Introducción a la contabilidad financiera. México: Pearson Educación.
  • Horngren C. & Sundem G. (2007). Contabilidad administrativa. México: Pearson Educación.
  • Moreno P. (2005). Contabilidad de costos y de gestión. Madrid: Delta Publicaciones.
  • Rodríguez C. & Álvarez P. (2008). Contabilidad financiera: Un enfoque actual. Madrid: Paraninfo.
  • Sunder S. (2005). Teoría de la contabilidad y el control. Bogotá: Universidad Nacional de Colombia.
  • Villegas C. (2001). Contabilidad de costos: Enfoque gerencial y de gestión. México: Pearson Educación.

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