Procrastinación

¿Alguna vez alguien te ha dicho, o has escuchado la frase “no dejes para mañana lo que puedes hacer hoy”? Si tu respuesta es sí, es porque tal vez eres o has convivido demasiado con alguien que tiende a la procrastinación.

La procrastinación ha sido un término que se ha popularizado en los últimos años y que se utiliza para describir el aplazamiento de actividades debido al estrés que nos genera realizarlas.

De hecho, acá entre nos… no tienes idea de cuánto tiempo nos tomó por fin terminar este artículo en el que vamos a:

• Definir el concepto de procrastinación
• Conocer las características y elementos de las personas procrastinadoras
• Darte estrategias y consejos para evitar procrastinar
• Aconsejarte qué hacer en tu empresa para reducir la procrastinación

Si al terminar de leernos, crees que la información ha sido de mucha ayuda y tienes opiniones que quisieras compartirnos, no dudes en dejarnos tus comentarios. Por otro lado, no olvides compartir este artículo con tus amigos si te ha sido útil. Solo no lo vayas a dejar para “después” por favor.

¿Qué es la Procrastinación?

Probablemente te has encontrado con este concepto más de una vez, o incluso has reconocido en ti conductas de procrastinación.

La procrastinación es nada más y nada menos que el posponer las tareas importantes y sustituirlas por otras sin tanta relevancia o que nos generen menos estrés.

El término tiene dos raíces etimológicas, la primera es el verbo latín procrastināre, que significa “postergar”. La segunda viene de la palabra griega akrasia, que significa hacer algo en contra de nuestro mejor juicio.

Dicho de otra manera, la procrastinación es el hábito de postergar voluntariamente y sin una justificación significativa, actividades importantes que eventualmente tienen que ser realizadas y por las que en cambio, decidimos realizar otras que no tienen la misma relevancia o urgencia.

Una de sus características, es la plena conciencia que tenemos de estar posponiendo estas cosas que sabemos tendrán que ser hechas tarde o temprano. Por lo que la práctica de este mal hábito se relaciona directamente con otras condiciones de nuestro estado de ánimo y salud emocional.

¿Por qué es importante hablar de Procrastinación?

Pongamos un escenario y dinos si te suena familiar.

Estás en la oficina, sabes que tienes que contestar varios mails con preguntas y quejas de algunos clientes pero…. antes de sentarte a contestar toda esa fila de mails, decides que no puedes concentrarte sin antes prepararte un café, por lo que vas a prepararte uno… muy bien, ya tienes tu café, pero ahora decides que es más importante enviar tu confirmación para el viaje de integración, por lo que te vuelves a “distraer” y así surgen otras 3 actividades “más importantes”. Finalmente antes de por fin contestar esos mails, prefieres abrir IG y subir una foto de tu café al lado de tu computadora para mostrar a tus followers lo súper trabajador que eres…y bueno, después de todo este ritual ¿qué crees? ¡ya son las 12 pm y sigues sin contestar estos mails! ¿te suena familiar?

Bueno pues, esto es un ejemplo claro de procrastinación. Que si lo analizamos más profundamente y tomando en cuenta que tanto tú, como tus compañeros llegan a caer en las mismas prácticas de procrastinación, evidentemente estas generan costos considerables a nivel empresa. Es decir, todo repercutirá en la productividad, las ventas, entre otras actividades. Así mismo puede llegar a ser detonador de un mal ambiente laboral, al encasillar y juzgar a las personas como “flojas” cuando en realidad se trata de un trastorno. Por esto y muchas cosas más, es importante conocer y reconocer la procrastinación.

Si quieres saber un poco más, te invito a ver la siguiente Tedtalk “¿Qué hay en la mente de un procrastinador?”

Características de la Procrastinación

Como hemos mencionado al principio, la procrastinación no es un ente solitario, de hecho se encuentra ligada con otras condiciones psicológicas y emocionales. ¡No te espantes! no estamos diciendo que estás loco, sino más bien que el reconocer y localizar el origen de nuestra procrastinación, puede ayudarnos a mejorar nuestra gestión del tiempo, productividad y sobretodo alcanzar nuestras metas.

El psicólogo Piers Steel, encontró que la procrastinación está compuesta de 3 elementos que al combinarse, nos llevan a realizar conductas de procrastinación, que terminan siendo una forma de “autosabotaje”. Estos son:

• Expectativa

Muchas veces tenemos la noción equivocada de que la procrastinación se debe por exceso de confianza para realizar nuestras tareas. En realidad se trata de lo contrario, pues internamente podemos pensar que no seremos capaces de realizar las tarea pendiente que hemos estado posponiendo, por lo que  terminamos rindiéndonos y dejamos de esforzarnos por completarlas.

• Valor

Esta característica se enfoca  al valor que le damos a las actividades que postergamos. Usualmente estas actividades implican un esfuerzo nada placentero para nosotros, ya que pueden ser actividades aburridas, tediosas, estresantes, etc. por lo que tendemos a reemplazarlas con actividades más atractivas o que representan menos esfuerzo y más satisfacción para nosotros.

El Valor depende de los gustos de cada persona, por lo que nosotros decidimos en qué situaciones o tareas encontramos nuestra motivación y cuales decidimos ignorar.

• Tiempo e Impulsividad

En este sentido nos referimos a las situaciones que nos dan una satisfacción inmediata, y con esto también participa la impulsividad. Cuando estos elementos llegan a combinarse, nos dificulta visualizar las recompensas y satisfacciones a largo plazo que el completar las actividades aplazadas, puede traernos. Por eso es que en cambio nos decidimos por realizar actividades que nos den satisfacciones tangibles en el menor tiempo posible.

En este elemento, también influyen otras condiciones como la distracción, poco autocontrol, entre otros.

Estrategias para dejar de Procrastinar

Ya hemos hablado de las características de la procrastinación, ahora queremos mostrarte la luz al final del túnel. A continuación te daremos algunas estrategias a considerar para cada elemento de la procrastinación.

1. Expectativa

• Sé honesto contigo mismo

Es totalmente válido no querer hacer actividades que no nos motivan, y tal vez esta motivación no existe porque no nos gusta el tema o no poseemos las habilidades para realizarlo. Es necesario ser honestos y sensibles con nosotros mismos.

• Visualiza las actividades y metas concluidas

Piensa en lo feliz y libre que te sentirás una vez terminados todos los pendientes, la satisfacción que todo esto te traerá. Además, es muy saludable completar una actividad, ya que está demostrado que al hacerlo segregamos dopamina.

• Construye confianza a través de tus logros

Recuerda que todo el esfuerzo que pongas en tus deberes, será siempre recompensado. Nada más satisfactorio que saber que has logrado algo y vencido tus miedos.

2. Valor

• Haz de tus tareas aburridas, algo interesante

Tal vez no sea sencillo, pero tampoco imposible. Por ejemplo, si tienes que hacer un reporte mensual, puedes hacer una playlist especial con canciones que te pongan de buenas, así podrás reproducirlas cada vez que te toque hacer esta tarea y te sea menos tedioso.

• Cuida y distribuye tu energía

El cuidar de nuestro cuerpo y salud física es de gran importancia, pues nos dará toda la energía necesaria (física y mental) para completar nuestras tareas. Duerme temprano, ten una alimentación equilibrada, haz ejercicio y verás como todo mejora.

• Date pequeños premios o incentivos

Antes de concluir la tarea, establece cuál será el pequeño premio que te darás. Pueden ser cosas sencillas como ir a tu restaurante favorito, comprarte algo bonito, etc.

3. Tiempo e Impulsividad

• Controla tus distracciones 

Identifica cuales son las distracciones que te desvían de tu objetivo y toma acción al respecto para evitarlas. Por ejemplo si lo que te roba mucho el tiempo es el teléfono, ponlo en focus mode o descarga alguna app que bloquee el acceso a aplicaciones que no están relacionadas con la tarea que te encuentras realizando.

• Fija objetivos concretos, medibles y alcanzables

Al fijar tu mayor objetivo, puedes desglosarlo en pequeñas metas cuyo rango de tiempo te haga sentir cómodo para realizarlo, sin presión pero tampoco con exceso de confianza. De esta manera lograrás tener una mejor organización y calendarización.

• Aplica la técnica Pomodoro 

Nuestros amigos de Pictoline pueden resumirla mejor

¿Qué hacer para evitar la Procrastinación en la empresa?

Ahora hablemos de negocios… bien sabemos que la procrastinación afecta directamente nuestra productividad como personas, por lo que a una escala empresarial, estos malos hábitos pueden resultar en números no tan satisfactorios en nuestros KPIs.

Por eso te damos 5  tips para tener una empresa “Procrastination Free”

Realiza actividades que brinden “Mindfulness”

En los negocios, se entiende por mindfulness a las actividades que fomentan la creatividad, concentración y desligamiento del estrés. Con esto puedes mejorar bastante el rendimiento al optimizar la atención de tu equipo.

Opta por el Coaching Organizacional

Esto puede ser de gran ayuda para establecer objetivos realistas a nivel empresa y establecer un plan de acción accesible para todos. Además de brindarte un sinfín de ideas para mejorar la productividad.

Crea un buen ambiente de trabajo

Preocúpate por tu equipo, por su salud física y emocional. Propicia situaciones en las que todos puedan sentirse cómodos, empáticos y sobretodo convivir y conocerse más a fondo.

Ten una perspectiva amplia.

Con esto nos referimos a tener una visión amplia de las tareas y actividades que tienen que ser realizadas, tomando en cuenta los obstáculos que pueden presentarse en la realización de éstas, para que de esta manera los tiempos de entrega sean programados adecuadamente y todos vivan felices sin presiones.

5 Construye auto confianza

En tu equipo trata siempre de reconocer las competencias individuales de todos los miembros, incentiva su “productividad” y destaca  sus logros.

¿Qué implica y cuánto cuesta disminuir la Procrastinación en la empresa?

Dejar de procrastinar, es bastante accesible. Actualmente hay una gran variedad de apps y softwares que pueden ayudarte bastante a la administración del tiempo y tareas. Por ejemplo existe “Todoist” con un costo mensual de $65 pesos mexicanos. Esta app ayuda a administrar tus tareas y darle seguimiento a tus deberes de una manera interactiva. También puedes tener formar equipos, en los que puedes ser el administrador de las tareas y mantener el curso del proyecto, el costo de este paquete es de $180 mxp por usuario.

Tres libros que tienes que leer para dejar de procrastinar

Estamos seguros de que después de haber leído este artículo, eres mucho más consciente de los efectos negativos que trae consigo el hecho de procrastinar, por eso es necesario que continúes documentándote para que te resulte cada vez más fácil terminar con este mal hábito. Aquí te dejamos una selección de libros que seguramente te resultarán muy útiles, por supuesto, cada uno con su respectivo enlace a Amazon para que puedas adquirirlos si lo deseas.

Conclusiones

• La procrastinación es la costumbre de retrasar actividades importantes o urgentes, y terminar sustituirlas por otras irrelevantes.
• Se ha identificado que la procrastinación no es un acto de “flojera” o falta de productividad, sino es una situación emocional ligada al miedo al fracaso, impulsividad y/o confusión.
• No te sientas mal por procrastinar, todos nos hemos encontrado en esta situación. Sin embargo, tenemos que evitar que se vuelva un hábito, y para esto es importante estar consciente de las causas de este.
• La procrastinación puede causar inconvenientes a nivel empresa, como retrasos, baja productividad e incluso tensión entre los equipos de trabajo, por esto es muy importante implementar estrategias que eviten estas prácticas.
• Cuida de tu energía y estado físico y emocional, esto será siempre de vital importancia para mantenerte concentrado y libre de negatividad.

Tu turno

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Fuentes de Información

• S. P. (2012). The Procrastination Equation: How to Stop Putting Things Off and Start Getting Stuff Done (Illustrated ed.). Harper Perennial.
• Cómo evitar la procrastinación. (s. f.). New York Times. Recuperado 22 de noviembre de 2020, de https://www.nytimes.com/es/2019/03/26/espanol/como-evitar-la-procrastinacion.html
• Ale, F. L. (2019, 15 enero). 5 apps para dejar de procrastinar. Revista Merca2.0. https://www.merca20.com/5-apps-para-dejar-de-procrastinar/
• P., & P. (2020, 25 noviembre). Las empresas que invierten en Mindfulness son más productivas. Psicología y Mente. https://psicologiaymente.com/organizaciones/empresas-que-invierten-en-mindfulness-son-mas-productivas