Comunicación Oral

¿Problemas para dirigir a tus empleados?, ¿te petrificas cada vez que impartes una capacitación?, ¿no toman en serio tus indicaciones? Si estás pasando por algunas situaciones, quizás estás teniendo problemas de comunicación oral.

Se trata de un aspecto clave en la administración de cualquier empresa, determinado por diferentes factores internos y externos, y que incide en la manera en la que se desarrolla una organización.

Para ayudarte a comprender mejor este tema, el equipo de Guia del Empresario hemos elaborado esta guía paso por paso, donde conocerás:

• Que es la comunicación oral
• Su importancia dentro de una empresa.
• Cuales son sus características.
• Qué beneficios genera para una empresa.
• Cuáles son los tipos de comunicación oral que existen.
• Estrategias que puedes aplicar en tu negocio.

No olvides dejarnos un comentario con tu experiencia personal o profesional, así como compartir este artículo en tus redes o con colegas y amigos que necesiten información sobre el tema.

¿Qué es la Comunicación Oral?

A rasgos generales, se trata de la forma de comunicación que desarrollamos a través del habla y los diferentes órganos involucrados, incluyendo el oído, por el cual percibimos la información enviada (Equipo editorial, Etecé, 2021).

Importancia de la Comunicación Oral 

En la actualidad, las tecnologías y medios digitales han cambiado la forma en la que nos comunicamos como sociedad en los diferentes ámbitos, transmitiendo nuestras ideas y pensamientos a cualquier parte del mundo, en cualquier hora, e incluso en diferentes idiomas. Por tanto, esto nos conlleva a la siguiente pregunta: ¿Por qué diablos usamos un teléfono de $500 dólares para decirle a nuestro compañero de a lado que su corbata luce bien?

El habla es la forma más directa de comunicación entre las especies, la cual no solo permite recibir información al instante, sino también procesarla y generar una respuesta en cuestión de segundos.

Dentro de una empresa la información fluye de manera constante y a través de diferentes formas: asignaciones, cambios, notificaciones, capacitaciones, órdenes, observaciones, asuntos de emergencia etc; por lo que este proceso es indispensable para la entrega en tiempo y forma de cada uno de estos contenidos.

Entendemos la importancia que tiene la información escrita dentro una empresa o en cualquier otro tipo de organización, más aun en asuntos oficiales y/o de carácter legal; sin embargo, no creemos que sea viable escribir un oficio de 1000 palabras, solo para avisar al jefe de seguridad que asista a un empleado que acaba de apuntarse el brazo.

PD: En 2018 se registraron 210,310 accidentes de trabajo en México (Redacción El Economista 01 de mayo de 2019, 15:29 et al., 2019).

Tipos de Comunicación Oral

Comunicación oral espontánea

Es aquella que se desarrolla de forma improvisada e informal, la cual depende de elementos como el contexto, los gestos y el idioma. Por ejemplo, una conversación en un bar o en un restaurante.

Comunicación oral planificada

Este tipo de comunicación está planificada y organizada de acuerdo a formatos específicos, que por lo general se desarrollan en asuntos importantes o previamente desarrollados. Por ejemplo, reuniones, capacitaciones, clases magistrales, etc.

Características de la Comunicación Oral

Al igual que otras formas de comunicación, el habla consta de características específicas (Castillo, 2020):

Sonora

La información se transmite en forma de ondas sonoras a través de un medio físico. En el caso de los humanos, el sonido se transmite en general a través del aire, mientras que especies como las ballenas lo hacen a través del agua.

Efímera

A menos que haya un dispositivo que pueda registrar el sonido en el momento, la información de este medio desaparece inmediatamente, dejando como único registro la memoria y la retención de la persona que recibió la información.

Natural

Aunque exista una gran discusión sobre si existen o no los llamados “órganos del habla”, científicamente se ha demostrado la naturalidad con la que este proceso es llevado a cabo por los diferentes órganos involucrados, desde los pulmones y la laringe, hasta la lengua y los dientes.

Directa

La comunicación oral se desarrolla  de forma presencial entre los individuos, aunque hoy en día es posible también a través de los medios digitales. Puedes hacerlo tú solo si lo deseas, solo no esperes tener mucha credibilidad después de eso.

Bidireccional

Al estar conformada por un emisor y un receptor, la información puede intercambiarse entre ambas partes.

Fugaz

Este proceso y todas sus etapas se desarrolla en cuestión de segundos, (transmisión, decodificación y retroalimentación de la información).

Diversa

La comunicación oral se transmite a través de un código o lenguaje, por lo que puede estar presente en cualquier idioma o sistema de símbolos.

Rectificable

Derivado de ser una forma de comunicación directa, es posible cambiar, modificar y rectificar la información que se transmite.

Elementos de la Comunicación Oral

Emisor: Es la parte encargada de generar la información (mensaje), la cual va dirigida con un propósito u objetivo hacia la otra parte.

Mensaje: Es la información que se transmite entre ambas partes, el cual es estructurado por el emisor (entonación, pronunciación, gestos, etc.) pero a la vez es adaptable a las circunstancias de la conversación.

Código: Es el idioma o lengua que se emplea en el proceso.

Receptor: También conocido como oyente, es la parte que recibe y decodifica el mensaje.

Canal: Es el medio utilizado para transmitir la información hacia la otra parte. Por ejemplo, el aire transmite las ondas sonoras que se transmiten en una conversación.

Beneficios de la Comunicación Oral 

La comunicación en sí es elemento básico para la establecimiento de relaciones, y vale la pena mencionar sus beneficios, aunque estos sean obvios:

• Capta una mayor audiencia
• Soluciona problemas de manera directa y rápida
• Genera mayor flexibilidad en la comunicación
• Reduce tiempo
• Reduce costos
• Reduce esfuerzo
• Fomenta el trabajo en equipo
• Mejora el desarrollo personal

Estrategias sobre la Comunicación Oral

Sabemos que no todos tienen el mismo grado de habilidad para comunicarse con otras personas, por lo que a continuación te presentamos algunas estrategias que puedes emplear para mejorar tus resultados en este aspecto (E., 2015):

Lenguaje corporal

Una imagen vale más que 1000 palabras, y en la comunicación oral eso también aplica. El lenguaje corporal es el conjunto de señas o señales que dan muestra de las intenciones de una persona, como los gestos, las expresiones faciales, los ademanes, el contacto visual, y todo tipo de movimientos corporales (voluntarios e involuntarios). Este aspecto es importante de desarrollar, ya que de ello depende gran parte de la efectividad del mensaje que se transmite. Por ejemplo, el contacto visual es esencial para la comunicación con otros, ya que nos permite conectar física y emocionalmente con la persona, y además nos ayuda a generar confianza al momento de hablar.

Tono de voz

Al igual que el lenguaje corporal, el tono es también crucial dentro de la comunicación oral. Es la cualidad que distingue nuestra voz y la forma en la que transmitimos el mensaje, por lo que puede afectar la manera en la que el oyente interpreta la información que recibe. Por ejemplo, los tonos de voz graves o bajos son asociados a individuos con autoridad y poder, mientras que los tonos de voz agudos o altos generan poca credibilidad o inexperiencia.

Transparencias o ayudas visuales

Si bien se trata de un elemento más visual que sonoro, lo cierto es que este tipo de recursos son muy útiles en situaciones como presentaciones, capacitaciones o reuniones. Ayudan a comprender mejor la información que se transmite, y además sirven como apoyo para articular y organizar las ideas del emisor.

Paráfrasis

La paráfrasis es una herramienta excepcional que le permite al emisor generar su propia explicación sobre cierta información o conocimiento, para facilitar su comprensión. Cabe resaltar que la explicación debe ser formulada de acuerdo al nivel de entendimiento del público objetivo.

Guion

Si todo lo demás falla, siempre puedes contar con la ayuda de un ensayo o guión estructurado. En el caso de discursos o conferencias, puede ser necesario escribir todo el contenido relacionado con el tema, pero en situaciones como capacitaciones o reuniones matutinas puede ser solo algunos segmentos que te ayuden a recordar o dar continuidad a la información que tramites.

Ejemplos de Comunicación Oral

 

 

 

 

¿Cómo desarrollar una Comunicación oral eficiente?

Simplifica tus ideas

En ocasiones la información que manejamos llega ser tan compleja, qué no todos llegan a captar de la misma manera el mensaje y los contenidos que se transmiten. Por ello, es recomendable resumir las ideas de forma que la información sea entendible y accesible para la mayor parte de los oyentes.

Práctica tu conversación

Al igual que el resto de músculos dentro del cuerpo humano, la lengua requiere de entrenamiento para desarrollar sus capacidades. Puedes comenzar practicando frente al espejo o simulando una conversación con otra personas, hasta desarrollar una mayor fluidez y dominio de la palabra.

Organiza la información

Un discurso estructurado permite mantener a los oyentes atentos y enganchados a la información. Además, ayuda a dar continuidad al tema, mejorando la captación de la información.

Mantén la calma

Sabemos lo incómodo que puede ser hablar público, y más aún cuando se trata de asuntos de suma importancia o de temas que no dominamos. Sin embargo, el miedo es solo un obstáculo temporal. Respira hondo, y trata de tomar las cosas con serenidad, a fin de mantener una comunicación fluida y mantener centrados a los oyentes en la información.

Se breve con tu discurso

Sí bien los discursos extensos pueden verse más profesionales y formales, a largo plazo pueden ocasionar que perdamos el interés de los oyentes, o que generemos confusión en la información que están procesando.

Especifica la información

Es importante explicar a detalle en qué consiste los temas o términos que manejas en tu discurso,  esto con la finalidad de aclarar dudas o preguntas relacionadas, o en dado caso, complementar la información transmitida.

Se expresiv@

Las expresiones ayudan a posicionar la información dentro de un contexto, por lo que es indispensable utilizarlas de acuerdo a las características o contenidos del discurso.

¿Que implica el desarrollo de la Comunicación Oral?

Si bien una buena comunicación requiere de práctica constante, existen diferentes formas y alternativas para poner en marcha este aspecto dentro de una empresa. A continuación, te presentamos en que consisten estas alternativas y sus costos aproximados:

Consultoría empresarial

Este tipo de servicios están dirigidos a mejorar el desarrollo de una empresa o resolver las problemáticas que enfrenta, incluyendo aquellas relacionadas con los aspectos de comunicación, ya sea para desarrollar capacitaciones, dar indicaciones o generar un buen ambiente laboral para el personal y sus asociados. En promedio los honorarios de ese tipo de servicios llegan a ascender hasta los $11000 pesos en México, con la posibilidad de encontrar algunas opciones en el rango de los $8000 al mes.

Fuente: mx.talent.com

Asesor de imagen

Más allá de la estética y la moda del momento, un asesor de imagen, como su nombre lo indica, tiene la función de mejorar la imagen de una persona, a través  de factores como la vestimenta, la forma de actuar y hablar, y aquellos relacionados con la imagen que se busca proyectar. Este tipo de servicios se desarrolla de manera presencial, pero también tiene sus implicaciones de manera remota como en el caso de la publicidad o el uso de medios de comunicación. El costo promedio de este tipo de profesionales se registra entre los $6800 pesos mensuales, y su valor más alto en el mercado es de $12000 en el mismo periodo de tiempo.

Fuente: mx.talent.com

Cursos de idiomas

Como se mencionó anteriormente, el código, o mejor dicho el idioma, es parte importante dentro del proceso de comunicación oral en cualquier ámbito. En el caso de las empresas, el manejo de idiomas es especialmente importante para el desarrollo de nuevos mercados, tanto para su administración como para el proceso de ventas. Existen diferentes medios para la enseñanza de casi cualquier idioma, desde opciones económicas o gratuitas como YouTube e Internet Archive (este último con materiales de lectura, archivos multimedia, e incluso podcast), hasta cursos ya estandarizados por el sistema educativo, cómo es el caso de la Universidad Autónoma de Nuevo León,  quién ofrece cursos del idioma inglés, francés, italiano, alemán y chino mandarín, por un costo aproximado de $1200 pesos cada curso.

Fuente: uanl.mx

Traductor

Si deseas ahorrar esfuerzo y dinero en estas cuestiones del idioma, siempre puedes recurrir a los servicios de un traductor profesional, los cuales consisten en traducciones en tiempo real de la información que generes hacia tus oyentes y viceversa. El salario promedio de un traductor asciende a $11000 al mes, Aproximadamente $67.69 por hora, sin embargo este precio puede diferir de acuerdo al idioma y el nivel que maneje la persona.

Fuente: mx.talent.com

Cursos de oratoria o comunicación

Una comunicación efectiva es una herramienta indispensable para la administración y manejo de una empresa, donde cada puesto o departamento requiere de ciertas habilidades comunicativas para desarrollar las actividades y procesos de cada área. Al igual que en el caso de los cursos de idioma, es posible aprender habilidades comunicativas a través de los medios digitales de forma gratuita o económica. En el caso del portal educativo Edutin Academy, este ofrece un curso de comunicación y habilidades sociales orientado a negocios, por un precio de oferta de $399 pesos.

Fuente: edutin.com

Directorio de proveedores de servicios

Si estás interesado en conocer agencias o proveedores especializados en este tema, te invitamos a acceder a nuestro directorio de empresas, y explorar los servicios que ofrecen:

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Conclusiones

• La comunicación oral es el medio por el cual nosotros transmitimos información a otros a través del habla.
• Los elementos que conforman este proceso son el emisor, el mensaje, el código, el receptor y el canal.
• Esta forma de comunicación se caracteriza por ser sonora, realizarse de manera directa, y permitir el intercambio de información entre dos o más personas.
• Este proceso es de suma importancia dentro de la administración de una empresa, ya que de ello depende la comunicación con la que se gestiona todas las actividades y labores que se desarrollan en la organización

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Fuentes Bibliográficas