Planeación

La planeación, planeamiento o planificación, es el proceso que consiste en visualizar objetivos e identificar los recursos y actividades necesarias para lograrlos. Es esencial en prácticamente cualquier ámbito de la administración: educativo, gubernamental, financiero, político, personal, social y especialmente, empresarial.

Todo empresario tiene la obligación de ejecutar el proceso de planeación correctamente, por lo que en este artículo abordaremos los siguientes puntos:

• Definición e importancia.
• Funciones que deben desarrollarse en el proceso de planeación.
• Aspectos que caracterizan a una planeación eficiente.
• Beneficios que obtienen las empresas al planificar adecuadamente.
• Estrategias que las empresas internacionales han implementado con éxito.

No olvides compartirnos tus aportaciones sobre el tema en los comentarios y compartir este artículo con otros empresarios que necesiten reforzar sus conocimientos sobre el tema.

¿Qué es la planeación?

A continuación, analizaremos algunas definiciones de planeación de algunos autores reconocidos:

“Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización.” – Agustín Reyes Ponce.

“Es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados.” George Robert Terry.

“Consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos necesarios para lograrlos.” – Leonard Kazmier.

Retomando las aportaciones de los tres autores, hemos llegado a la siguiente definición: La planeación es un proceso que consiste en establecer los objetivos que se espera lograr, además de asignar los recursos necesarios, determinar las actividades que deben realizarse, seleccionar un método de evaluación de resultados y preparar planes de contingencia para resolver situaciones no contempladas.

Tipos de planeación

1. Estratégica: Son planes elaborados por los directivos o gerentes de las empresas, se establecen a largo plazo, consideran a la organización como un conjunto, determinan los objetivos a lograr a nivel organizacional y se encargan de asignar los recursos necesarios.
2. Táctica: Los elaboran los jefes de departamento, son específicos para cada área funcional de la empresa pero están diseñados con base en los planes estratégicos, se establecen a mediano plazo.
3. Operativa: Planes a corto plazo, relacionados con las actividades diarias enfocadas en la producción de bienes o servicios, sustentan los planes tácticos.

Funciones de la planeación

1. Prospectiva: Consiste en pensar a futuro, visualizar hacia dónde se quiere llegar, los objetivos que se desea alcanzar, además de analizar obstáculos y sus posibles soluciones.
2. Coordinación: Comprende la parte de asignar los recursos materiales, recursos humanos y tecnológicos necesarios y definir las actividades que habrán de realizarse para lograr los objetivos establecidos.
3. Evolución: Esta última función se dedica a establecer sistemas de control y seleccionar métodos de evaluación de resultados.

Importancia de la planeación

En primer lugar, es esencial para alcanzar objetivos, no solo en términos empresariales, sino en cualquier ámbito, por ejemplo, educativo, gubernamental, financiero, político, personal, social, entre muchos otros.

Además, su importancia radica en que:

• Proporciona dirección debido a que permite visualizar resultados a futuro.
• Ayuda a controlar riesgos a través de los planes de contingencia.
• Fomenta el aprovechamiento de recursos con el apego a presupuestos.
• Incrementa la motivación mediante la evaluación de resultados obtenidos.

Características de la planeación eficiente

• Proceso permanente y continuo: No se limita únicamente a cumplir un objetivo, sino que cada vez que se logran los resultados esperados, se debe realizar una evaluación que permita identificar lo que sí funciono y los aspectos en los que es necesario mejorar. Posteriormente se determinan nuevos objetivos y pautas de acción.
• Orientada hacia el futuro: La planeación siempre visualiza resultados a futuro.
• Selecciona un curso de acción entre varias alternativas: Ayuda a seleccionar, racionalmente, la mejor opción en cuanto a pautas de acción para alcanzar objetivos.
• Considera sistemas y subsistemas: En el proceso de planeación se toma en cuenta a la organización como un todo para establecer objetivos generales y como un conjunto de áreas funcionales para determinar objetivos específicos.
• Forma parte de las funciones administrativas: Es parte del proceso administrativo y es esencial para llevar a cabo las siguientes etapas de organización, dirección y control.
• Incluye técnicas de coordinación, integración e innovación: Coordina los recursos necesarios y actividades a realizar, integra al equipo en función del cumplimiento de objetivos y utiliza la innovación para solucionar imprevistos.

Elementos de la planeación

1. Investigación: Estudio del contexto, la situación actual y las factores internos y externos que puedan influir en la empresa.
2. Objetivos: Determinación de los resultados que se espera obtener, el fin hacia el cual se dirigen los recursos y actividades por realizar.
3. Pronósticos: Predicción del futuro basándose en supuestos que ayudan a determinar las posibilidades de éxito.
4. Estrategias: Tácticas que son utilizadas para lograr los objetivos establecidos.
5. Políticas: Conceptos que orientan la toma de decisiones.
6. Procedimientos: Actividades a realizar ordenadas cronológicamente.
7. Programas: Calendario de actividades que deben realizarse en determinado tiempo y especificación de los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
8. Presupuestos: Recursos financieros destinados a la realización de actividades.

Beneficios de una adecuada planeación

• Reduce la incertidumbre sobre hacia donde se dirige la empresa.
• Minimiza los riesgos al ejecutar actividades laborales.
• Aumenta el compromiso y motivación por parte del personal.
• Facilita los procesos de organización, coordinación, control y evaluación.
• Considera planes de contingencia para situaciones extraordinarias.
• Propicia la mejora continua.

Estrategias de planeación

Te presentamos dos estrategias de planeación que generalmente han tenido gran éxito no solo en términos empresariales, sino en muchos otros ámbitos:

Anuario

Es una herramienta de retroalimentación que debe contener:

1. Objetivos alcanzados en el año.
2. Objetivos que no se cumplieron.
3. Estrategias que sí funcionaron.
4. Estrategias que no funcionaron.
5. Lecciones aprendidas.
6. Empleados destacados en el año.
7. Agradecimiento al equipo.

Todo esto ayuda a reiniciar el proceso de planeación con nuevos objetivos, descartando lo que no funcionó, mejorando lo que dio buenos resultados y reconociendo el esfuerzo del equipo como una forma de aumentar la motivación.

Balance Score Card

El BSC es una herramienta que permite visualizar los resultados obtenidos en cada área funcional de la empresa evaluados mediante indicadores puntuales. Ejemplo:

Podrás observar que en esta estrategia es necesario no solo establecer los objetivos bajo el modelo SMART, sino también especificar las actividades a realizar y los resultados obtenidos.

Ejemplos de estrategias de planeación

La empresa internacional de origen estadounidense Costco Wholesale Corporation, elabora un anuario para mejorar su proceso de planeación, su objetivo principal al utilizar esta herramienta es aumentar la motivación del personal para alcanzar nuevos objetivos y mantener un proceso de mejora continua.

La herramienta Balance Score Card es utilizada en mayor medida en las empresas del sector automotriz debido a que trabajan todo el tiempo bajo objetivos. Un ejemplo de esto es Kia Motors que constantemente evalúa los resultados obtenidos en cada área y realiza las modificaciones pertinentes.

¿Cómo lograr una buena planeación?

1. Define claramente los objetivos.
2. Identifica los recursos disponibles.
3. Describe las tareas a realizar y asigna un responsable a cada una.
4. Establece prioridades tanto en objetivos como en actividades.
5. Diseña cronogramas de actividades.
6. Selecciona los métodos de evaluación de resultados.
7. Elabora planes de emergencia en caso de situaciones extraordinarias.

¿Qué implica y cuánto cuesta la ejecución de la Planificación?

Las dos estrategias que hemos propuesto en este artículo para mejorar la planeación en tu empresa son dos herramientas completamente gratuitas.

Sin embargo, recomendamos que la persona encargada de la planeación en la empresa este suficientemente capacitada, por lo que conviene invertir en cursos, talleres y capacitaciones, el costo de esto va desde $500 hasta $20,000 pesos.

Tres libros que tienes que leer para mejorar la planeación en tu negocio

Estamos conscientes de que planear de forma correcta y efectiva no es una tarea fácil, aunque sabemos que a lo largo de este artículo has aprendido mucho sobre el tema, es necesario que continúes ampliando tus conocimientos, es por eso por lo que a continuación te compartiremos una selección de libros que te resultarán de gran utilidad, también te dejamos los enlaces a Amazon para que puedas adquirir los ejemplares que necesites.

Conclusiones

Finalmente, podemos concluir que la planeación:

• Es un proceso cíclico que consiste en establecer objetivos, definir pautas de acción, políticas y programas, asignar recursos e integrar al equipo para lograr los resultados esperados.
• Tiene como funciones el ser prospectiva, de coordinación y evolución.
• Cuando es adecuada reduce la incertidumbre, minimiza riesgos, aumenta el compromiso y la motivación, facilita los procesos, resuelve situaciones inesperadas y propicia la mejora continua.
• Tiene tres tipos: planeación estratégica, táctica y operativa, las cuales pueden identificarse principalmente por si se dirigen a la organización en general o a un área específica y por el plazo en el que se establecen.

Tu turno

Ahora que has ampliado tus conocimientos sobre el tema, es momento de poner en práctica todo lo aprendido y empezar a mejorar los resultados de tu empresa a través de una planeación eficiente.

Fuentes bibliográficas