Organigrama de empresa

El organigrama de empresa es un esquema gráfico que permite visualizar de forma rápida la estructura organizacional. Se trata de un elemento esencial para dividir funciones, asignar actividades y establecer objetivos específicos.

Una vez aclarada la relevancia del tema, abordaremos los siguientes puntos:

• Definición e importancia de contar con un buen organigrama.
• Funciones que cumple dentro de la organización.
• Características y elementos que lo conforman
• Beneficios de diseñar correctamente el organigrama de empresa.
• Tipos de organigrama y cómo seleccionar el más adecuado.

No olvides dejarnos tus dudas y comentarios sobre el tema, y si esta información te resulta útil, compártela con otros empresarios que lo necesiten.

¿Qué es el organigrama de empresa?

Para empezar, analizaremos las definiciones de organigrama de empresa según algunos autores reconocidos:

“Representación visual de la estructura organizacional, líneas de autoridad, relaciones de personal, comités permanentes y líneas de comunicación.” – Odies Collins Ferrell.

“Gráfico de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en el que se muestran las relaciones que se guardan entre sí los órganos que la componen.” – Enrique Benjamín Franklin.

“Imagen de la estructura orgánica que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de asesoría.” – Jack Fleitman.

“Expresión gráfica o esquemática de la estructura organizativa de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa o política.” – Simón Andrade.

En resumen, el organigrama de empresa es una representación gráfica y visual no solo de la estructura organizacional, sino también de los niveles de autoridad, relaciones de personal, líneas de comunicación y posición de cada una de las áreas.

Además son un componente fundamental de la administración y en específico de la administración de empresas pues gracias a la representación gráfica son de gran utilidad para tomar en cuenta todas las áreas que componen la organización, los recursos requeridos y a disposición, los gastos e inversiones necesarias, las vías de comunicación que deben conectar a los diferentes niveles, los niveles y dependencias de la dirección entre otros.

Funciones del organigrama de empresa

Analizar

Primero se encarga de realizar un análisis exhaustivo de la estructura organizacional con el propósito de detectar deficiencias como:

• Fallas en el control interno.
• Duplicación de puestos o funciones.
• División por áreas funcionales ineficiente.
• Descuido de funciones importantes.
• Falta de claridad en la asignación de autoridad.

Comunicar

También debe brindar información oportuna a los empleados sobre la posición que ocupan en la estructura organizacional, la relación con su jefe directo y subordinados, actividades que le competen, posibilidades de ascenso, ente otras.

Importancia del organigrama de empresa

Diseñar el organigrama de empresa es esencial para establecer niveles jerárquicos, dividir el trabajo y asignar funciones con base en la planeación estratégica, en otras palabras, es fundamental para cumplir los objetivos establecidos.

Es importante mencionar que si el si no se diseña e implementa adecuadamente, puede traer complicaciones como:

• Disminución de la productividad del personal.
• Desconocimiento de funciones.
• Inequidad en la distribución de las actividades.
• Conflictos de autoridad.
• Comunicación ineficiente.

Características del organigrama de empresa

• Representa la estructura organizacional.
• Establece los niveles de jerarquía y autoridad.
• Puede tener un diseño vertical u horizontal.
• Permite comprender la comunicación.
• Se enfoca en las relaciones formales dentro de la organización.

Elementos del organigrama de empresa

De contenido

• Cumbre estratégica: Se refiere a la alta dirección de la empresa.
• Línea media: Mandos intermedios entre directivos y trabajadores, es decir, los jefes de área.
• Núcleo de operaciones: Empleados encargados de la producción de bienes o servicios.
• Personal de apoyo: Se encargan de actividades no relacionadas directamente con la producción de bienes o servicios, por ejemplo, funciones administrativas.
• Tecnoestructura: Consultores externos a los que se delegan ciertas funciones como la administración de nómina o las actividades contables.

Gráficos

• Trazo continuo: Estas líneas representan los niveles de autoridad formal.
• Trazo discontinuo: Representan los niveles de autoridad funcional.
• Líneas verticales: Representación de la cadena de mando de la empresa.
• Recuadros: Puestos de trabajo.
• Líneas horizontales: Conexión entre departamentos o áreas.

Beneficios de diseñar adecuadamente el organigrama de empresa

Estas son las principales ventajas de diseñar adecuadamente un organigrama:

• Primero ayuda a planificar el flujo de trabajo.
• También permite la división de funciones.
• Además agiliza los procesos.
• Del mismo modo delimita las políticas de comunicación interna.
• Asimismo propicia la colaboración entre los empleados.
• Por último, capacita al personal para tomar decisiones.

Tipos de organigramas de empresa

Vertical

Organiza los puestos de trabajo de acuerdo con su nivel de autoridad, colocando en la parte superior los puestos con mayor nivel jerárquico y en la parte inferior los puestos con menor responsabilidad y participación en la toma de decisiones.

Horizontal

Para este tipo de organigrama, los niveles jerárquicos se organizan de mayor a menor, de izquierda a derecha.

Circular

Se coloca en el centro a los directivos de la empresa y alrededor los puestos correspondientes a la línea media con el mismo nivel de autoridad.

Otra forma de clasificar los tipos de organigrama de empresa es de acuerdo con el tipo de información que contienen:

Informativos

Es el tipo de organigrama que se pone a disposición del público, contiene información relacionada con la estructura general de la empresa.

Analíticos

Son utilizados para control interno, contienen datos específicos y detallados sobre la organización, su objetivo es detectar fallas.

Estrategias para diseñar el organigrama de empresa

Estas son algunas de las estrategias más efectivas que puedes implementar para diseñar el organigrama de la empresa:

Utiliza herramientas tecnológicas

Selecciona un software sencillo que te permita diseñar un organigrama llamativo, establecer mandos de control, asignar funciones y gestionar actividades.

Somete el organigrama a retroalimentación

Presenta el organigrama a tus clientes internos y externos, permite que expresen sus puntos de vista y de ser necesario, realiza las modificaciones pertinentes.

Da seguimiento

No basta con diseñar correctamente un organigrama de empresa, es necesario asegurar que la organización respete los mandos de control, cumpla con las funciones asignadas y siga las políticas de comunicación. Para esto, es importante realizar evaluaciones constantemente.

¿Cómo lograr diseñar adecuadamente el organigrama de empresa?

A continuación te dejamos algunos consejos para diseñar correctamente el organigrama de tu empresa:

• Primero segmenta los departamentos o áreas por funciones.
• También es importante que asocies tareas y responsabilidades a cada área.
• Además deberás establecer la cadena de mando.
• Después determina el nivel de dependencia entre los empleados.
• Por último, elabora un diseño ilustrativo y llamativo.

¿Qué implica y cuánto cuesta la ejecución de la estrategia?

Una buena noticia es que implementar estrategias para diseñar adecuadamente el organigrama de la empresa, no representa inversiones significativas. Puedes utilizar herramientas gratuitas de diseño, solicitar retroalimentación no representa ningún costo, al igual que dar seguimiento al cumplimiento del organigrama.

Tres libros que tienes que leer para mejorar la organización en tu negocio

Estamos conscientes de que diseñar el organigrama de una empresa no es una tarea fácil, aunque sabemos que a lo largo de este artículo has aprendido mucho sobre el tema, es necesario que continúes ampliando tus conocimientos, es por eso por lo que a continuación te compartiremos una selección de libros que te resultarán de gran utilidad, también te dejamos los enlaces a Amazon para que puedas adquirir todos los ejemplares que necesites.

Agencias o proveedores de servicios de consultoría

Si aún tienes dudas respecto a la elaboración del organigrama, la división del trabajo, la determinación de niveles jerárquicos y la asignación de funciones, te recomendamos contratar a un proveedor externo que brinde servicios de consultoría y tenga la capacidad de apoyarte en la etapa de organización del proceso de administrativo de tu empresa.

Por lo anterior, te sugerimos consultar nuestro directorio de proveedores de servicios en el que seguramente encontrarás la opción más adecuada.

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Conclusiones

Finalmente, podemos concluir que:

• El organigrama de empresa es una representación gráfica de la estructura organizacional y de todo lo que implica.
• Las funciones del organigrama de empresa consisten en analizar la estructura organizacional para detectar deficiencias y comunicar información oportuna a los empleados.
• Los tipos de organigrama pueden clasificarse según la representación visual o de acuerdo con el tipo de información que contienen.

Tu turno

Es momento de diseñar el organigrama de tu empresa poniendo en práctica todos los conceptos aprendidos en este artículo.

Fuentes bibliográficas