Facturación

¿Qué es la facturación?

La facturación es el hecho de extender o recibir una factura. La figura principal que destaca aquí es la factura. La factura es un documento que señala una compra- venta entre la compañía y el cliente, sirve de comprobante de toda la transacción; este documento tiene validez legal y fiscal. Por otra parte, también se refiere la cantidad de ingresos que tiene una compañía por ventas o servicios en un tiempo determinado después de impuestos.

En la República mexicana existen dos figuras principales en el ámbito fiscal: persona física y persona moral. La primera figura es representada por un individuo que va a realizar cualquier actividad económica como empresario, o freelance (trabajos independientes o autónomos). Aquí una lista de quienes son las personas físicas:

• Actividades empresariales
• Asalariados
• Arrendatarios
• Incorporación fiscal (RIF)
• Trabajos por honorarios

Mientras que la figura de persona moral, son un conjunto de personas que se unen a través de una acta constitutiva¹ para crear un proyecto (una asociación civil con un propósito, por ejemplo) pero al ser muchos y representar un objetivo, no es una persona tangible o corporal (no se puede tocar como a una persona física). Aquí la lista de quienes son:

• Fines no lucrativos
• Régimen general

Ambas figuras gozan de derechos, también de obligaciones y entre estas: están obligados a expedir facturas.

Funciones de la facturación

La importancia del proceso de facturación recae en que todo empresario (persona física) o grupo (persona moral) debe de emitir una factura. El documento tiene valor y con este comprobante se puede reclamar el producto o servicio a quien se compró. También ayuda a realizar una reclamación en caso necesario del producto o servicio adquirido no cumpla con su propuesta de valor.
Establece una relación entre la persona física o moral y el cliente en todo el proceso de compra y venta. En el caso de una compra en línea, vincula a ambos actores en la compra del bien o servicio, desde que se paga, se envía el producto , el proceso de entrega hasta quién lo recibe; este documento protege a ambas partes.
Con las facturas existen tres figuras claves que se encuentran beneficiados de este proceso: las empresas, los clientes y el Estado (como representante de una sociedad):

• Las empresas mantienen un control de ventas y un control legal de proveedores y clientes. Por ejemplo, si una empresa contrata un servicio de un proveedor este a través de una factura obtienen una relación en la que ambas están obligadas a: pagar por el servicio, pagar por impuestos y recibir el servicio.
• Los clientes, durante el proceso proceso de compra- venta, pueden demostrar que han pagado por un servicio o producto. En caso de que exista una incongruencia en todo el proceso o un fallo del producto o servicio, el cliente cuenta con un comprobante del servicio.
• El Estado se ve beneficiado porque tiene un control de los servicios económicos que tienen en su país. El gobierno es quien recibe el pago de impuestos, cuyo objetivo es administrar los recursos recaudados para cubrir necesidades de la sociedad. También es importante mencionar que las Instituciones públicas están obligadas a emitir facturación en un proceso de compra y venta de servicios o productos.

Tipos de facturación

En México existen seis tipos de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CDFI) (o facturas electrónicas); consta de archivo comprimido que contiene dos documentos , uno en .PDF y  otro en .XML. Tienen como objetivo informar al SAT sobre los movimientos que hacen los contribuyentes. Desde el 30 de noviembre de 2017 el SAT pasó de tener tres CFDI a tener seis tipos de facturas que son:

1. Comprobante de egresos: Conocido como nota de crédito; devoluciones, descuentos, bonificaciones, anticipos. También se utiliza para corregir un pago y modificar la cifra.
2. Comprobante de ingreso: Se emite la factura por ingresos que obtienen los contribuyentes por cualquier medio de pago: honorarios, donativos, pago de servicios, bienes o productos (incluyen las que se realizan en el exterior).
3. Comprobante de nómina: Debe emitirse por los conceptos de remuneraciones, salarios y asimilados. A diferencia del comprobante de ingresos, esto lo emite directamente el patrón (empleador) porque comprueba las obligaciones como pago de prestación de servicios dentro de la empresa (pago de sueldos).
4. Comprobante de recepción de pagos: Se hace por pagos fraccionados (porque se realiza en diferentes ocasiones). Generalmente se utiliza cuando hay un pago por adelantado del producto o servicios, en otras palabras, la transacción no se culminó porque hay pagos en parcialidades.
5. Comprobante de retenciones de pagos: Se informa sobre retenciones de impuestos, incluye a residentes en el extranjero. Un ejemplo son los pagos por derechos de autor.
6. Comprobante de traslado: Acredita la posesión de mercancías durante su transportación durante todo el trayecto. Quien emite esta factura es quien se encarga de la logística de la mercancía. Si decides hacer la transportación de las mercancías, debes emitir un CFDI genérico especificando la mercancía y la transportación. Pero si contratas un servicio se debe comprobar que se hizo esta adquisición de servicios a través de un CDFI del servicio de logística, especificando que transporta.

Evolución del proceso de facturación en México

Una temática que es importante describir es la evolución del proceso de facturación en México. Antes del 2004, existía solamente un formato para sacar facturas y eran físicas (impresas en un papel). Con el proceso de digitalización la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHyCP) creó el sistema de facturación electrónica:

• 2004: La SHyCP aprueba el uso del Comprobante Fiscal Digital (CDF) (facturación inteligente) y crea la figura de firma electrónica².
• 2005: Se lanza la plataforma de factura en línea en versión 1.0. No es obligatorio. Se realizan 139, 509 facturas de acuerdo a AMEXIPAC.
• 2009: El SAT otorga dos opciones para emitir facturas, por medios propios o a través de agentes del SAT.
• 2010: Se termina el proceso de facturación física, se anuncia la creación del CFDI y se crean Proveedores Autorizados de Certificación (PAC)³.
• 2011: La facturación en línea se vuelve obligatoria para los contribuyentes que facturen $4,000, 000.00 MXN anuales. Para las personas que facturen menos de esta cantidad pueden hacerlo a través del Código de Barras Bidimensional (CBB). Hay cuatro métodos para facturar: en papel, CDF, CDFI y CBB.
• 2014: La facturación electrónica se vuelve obligatoria para contribuyentes que ganen $250,000.00 MXN anuales. Desaparecen métodos para facturar con CFD y CBB.
• 2017: Desde el 1º de diciembre la versión 3.3 del sistema de facturación en línea admite la emisión de facturas electrónicas (CDFI).
• 2018: Nace el buzón tributario cuyo objetivo es aceptar o negar la cancelación de CDFIs.

Se destaca a nivel mundial porque fue uno de los primeros países en legislar e implementar un sistema de facturación totalmente digital (el primer país en Latinoamérica en implementar un sistema similar fue Chile en 2003). El sistema es muy popular entre los contribuyentes porque ahorran tiempo, dinero, esfuerzo y se ha convertido en un método de transparencia en materia fiscal para el Estado y los contribuyentes.

Proceso para realizar una factura electrónica

Dentro de las obligaciones al construir una empresa es cumplir con cuestiones fiscales. Entre estas exigencias está la obligación de dar facturas y recibir facturas. Pero ¿qué debo de hacer para poder realizar este proceso de facturación? vamos a ver los pasos que se deben realizar en el SAT:

1. Debes estar inscrito en el Régimen Federal de Contribuyentes y contar con un Registro Federal de Contribuyentes (RFC)⁴. El trámite debe de hacerse en una oficina del SAT más cercana a tu domicilio. La cita es en línea, el costo del trámite es gratuito y puede realizarse desde cualquier dispositivo electrónico que tenga acceso a internet en su página oficial o por teléfono marcando al: 55 627 22 728.
2. Debes contar con tu E- Firma, que puedes tramitarla en la misma cita que realizaste tu cita para tu RFC. Para obtener tu e-firma es necesario tomar datos biométricos (fotografía, huellas dactilares y fotografía de retina) para evitar robo de identidad. Debes contar con un correo electrónico, la Clave Única de Registro Poblacional (CURP) y en caso de ser extranjero un documento que acredite la calidad migratoria. Como recomendación lleva una memoria nueva con más de 300 megas, porque se te brindará un archivo .cer que es el certificado de tu e-firma y un archivo .key que es la contraseña. Estos dos archivos son importantes para entrar al portal y generar una factura.
3. Con estos dos archivos puedes generar un CDFI a través de la herramienta gratuita del SAT o por PACs (muchas veces se encuentra saturado el portal del SAT para generar facturas y por eso muchas figuras fiscales acuden a los servicios particulares del PAC).
4. Ingresa al portal del SAT con tus dos archivos (RFC y E- firma) en la sección de facturación electrónica y llena de acuerdo a lo que se te solicita. Pon mucha atención a lo que se te pide llenar porque tener errores conlleva a recibir multas o cancelar la cuenta.

Funciones de una factura

Es un documento fiscal importante que ayuda a comprobar un proceso de compra- venta. Le da conocimiento y le ayuda a regular al gobierno sobre las actividades económicas que tiene en su país, evitar el lavado de dinero y ayuda a controlar los impuestos que debe tener.
Es importante decir que cuando el cliente te solicita una factura, no importa si es un individuo o un grupo, se debe brindar sin excepción la factura. En caso contrario, la empresa o la figura fiscal puede ser denunciada en INFOSAT y recibir multas, clausura del establecimiento o en casos muy graves, ir a la cárcel por evasión de impuestos.

Elementos de una factura

Una factura electrónica cuenta con diez elementos:

1. RFC de emisor y receptor: Comprueba quien emite la factura y a quien se otorga.
2. Fecha, hora y donde se expide: Todos los datos deben de corresponder tanto de quien emite esta factura, como quien la recibe. El dato que resalta aquí es el código postal (CP) quien lo valida es el Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX).
3. Tipo de comprobante: Aquí se señala el tipo de factura que es, es decir, a cuál de los seis CFDI corresponde (más información en el tercer apartado).
4. Método de pago: Se especifica si el pago fue en una sola exhibición o por el contrario en parcialidades (meses sin intereses o mensualidades).
5. Moneda: La cantidad total se expresa incluyendo decimales aquí, así como la moneda en que se hizo la transacción.
6. Tipo de cambio: Es requerido cuando no es la moneda nacional (peso mexicano). Aquí debe estar el valor de la compra en pesos (MXN).
7. Forma de pago: Se debe indicar cómo se pagó la compra-venta del bien o servicio: cheque, efectivo, transferencia u otra manera.
8. Clave de producto o servicio: El emisor de la factura debe tener especial cuidado en elegir en el catálogo a qué concepto entra el producto o servicio. Cabe destacar que existen 52, 839 tipos.
9. Uso del CFDI: Se debe indicar cual es el uso que se le dará la factura. (gasto, inversión adquisición, etc.)
10. Sellos digitales y cadenas: Este lo llena automáticamente a través del servicio PAC o del SAT. El código QR se pone en la parte inferior como manera de verificación del SAT.

Beneficios de la facturación

Desde 2017, en México, el proceso de facturación electrónica se volvió obligatorio. Pero, más allá de un cumplimiento fiscal encontramos cinco beneficios de la facturación:

1. Un proceso en donde cuentas con un acompañamiento: Si no tienes idea de qué hacer o cómo realizar un proceso en la facturación, el portal SAT ofrece asesoramiento vía electrónica o a través de llamadas donde te acompañan durante todas tus dudas totalmente gratuito.
2. Ahorro de costos: Emitir facturas físicas podría llegar a costar hasta $120.00 MXN por unidad. El proceso electrónico ahorra el coste reduciendo hasta un 90% el costo por unidad (dependiendo si usas el portal SAT o un servicio PAC).
3. Ahorro de tiempo: El proceso no necesita de un proceso físico, se puede realizar a través de un diapositiva con acceso a internet en cualquier lugar.
4. Evitas errores: Todas las características que debe tener una factura están previamente llenados ( a excepción del nombre del receptor y RFC) por lo que solo tienes que llenar los datos de acuerdo a la lista y necesidades del cliente.
5. Respaldas información: Todas las facturas emitidas y recibidas se guardan en tu buzón.
6. Deducción de impuestos: Muchas facturas son deducibles de impuestos por parte del seguro social, por lo que al finalizar el año, se puede meter estas reclamaciones de saldo a favor.

Cómo se hace una factura y ejemplos

El proceso de facturación se puede hacer directamente a través del portal de facturación del SAT contando con un RFC y una e-firma. Debes de realizar los siguientes pasos:

1. Entra a la página de facturación en línea OFICIAL del SAT.
2. Captura tu RFC, la contraseña y captura el captcha
3. Da clic en el botón Enviar
4. Acepta los términos y condiciones
5. Configura el formulario de la administración de catálogos
6. Configura los datos del emisor
7. Registra tus clientes frecuentes
8. Genera la factura
9. Sella la factura
10. Guarda el archivo .XML y .PDF
11. Descarga la representación impresa

Aquí hay una un ejemplo visual de cómo realizarlo:

Video sobre como facturar en línea, fuente: SAT.

Al final obtendrás un archivo .PDF  y uno como este:

Costos de la facturación

El proceso de facturación puede estar catalogado en dos partes: el servicio a través de la plataforma SAT y a través de PAC. El primero es meramente gratuito, solo es cuestión de ingresar a la página oficial del SAT con los requerimientos (RFC y firma electrónica). Sin embargo, en cuestiones de servidores externos al SAT llamados PACs, hay una lista oficial aquí, puedes elegir el que más te convenga si no quieres utilizar el portal SAT.
Como empresa puedes elegir la que más te convenga, pero es importante mencionar que los precios por emitir facturas varían dependiendo del servidor. Lo que hacen los PAC es ofrecer paquetes por un cierto número de facturas y empresas por un precio; la media está en $500.00 MXN por 50 folios (puede haber paquetes un poco más baratos o más caros). Lo que hacen es que ellos tienen una plataforma particular de cómo llenar la factura, un asesoramiento y acompañamiento durante el llenado. Los mandan a timbrar igual al SAT (algunos usuarios prefieren los PAC porque es una plataforma más rápida, que el SAT).

Libros

Te recomendamos leer el manual del usuario que ofrece el SAT. Es importante destacar que conforme pasa el tiempo se van modificando los procesos de facturación. Por lo que año con año es recomendable leer los manuales de usuario. Esta es la versión 3.3 y en 2021 es válida.

Glosario

1. El acta constitutiva es un documento legal y obligatorio de una organización o sociedad, que señala los integrantes, creación de un proyecto y objetivos de acuerdo a la ley.
2. La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos asociados con una figura fiscal a través de un correo para: identificar al contribuyente y asegurar la legalidad y veracidad del documento sin alteración o manipulación. Lo anterior genera seguridad y agiliza el proceso de facturación.
3. El Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) es la persona moral que tiene la autorización del SAT para generar y procesar comprobantes fiscales totalmente digitales.
4. El Registro Federal de Contribuyentes o RFC es una clave con caracteres alfabéticos y numéricos, cuyo objetivo es identificar a personas físicas y morales que realizan una o varias actividades económicas.

Conclusiones

La facturación es un proceso clave para mantener un control en las ventas, así como cumplir las obligaciones fiscales que impone el Estado. Por otra parte, aquí te señalamos la parte más importante:

• El proceso de facturación evoluciona dependiendo las necesidades del usuario. En el caso de México fue uno de los primeros países en implementar la facturación electrónica. Como recomendación, checa anualmente qué cambios ha hecho el SAT porque no siempre tendrán los mismos objetivos.
• Hay dos maneras de facturar en México: a través del portal del SAT o por servidores externos (PAC).
• Como empresa debes tener cuidado en llenar las facturas, los errores además de costar multas, genera aviso al SAT que pueden terminar en clausura o la cárcel por evasión de impuestos.

Tu turno

Muchas gracias por llegar hasta aquí, nos gustaría mucho leer tus comentarios sobre este tema. ¿Qué opinas sobre la facturación electrónica? ¿Consideras que el SAT tiene una buena plataforma para facturar? cuando facturas ¿lo haces de manera gratuita a través del SAT o prefieres un PAC?.

Fuentes Bibliográficas