Gastos

Los gastos son esa parte de la contabilidad en la que se debe desembolsar dinero sin obtener un beneficio como sucede con los costos, pero finalmente son imprescindibles para que las empresas funcionen correctamente.

Con mucho esmero y dedicación, nuestros escritores expertos en temas contables, han preparado para ti esta guía completa con la que podrás:

• Comprender qué son los gastos y por qué resulta tan importante contabilizarlos.
• Conocer los tipos de gastos que existen dentro de la contabilidad de una empresa.
• Saber cuáles son los elementos que son considerados como gastos.
• Conocer los principales beneficios de llevar al día la contabilidad de tu negocio, esto incluye controlar los gastos de forma adecuada.
• Poner en práctica algunas sugerencias para controlar los gastos con conocimiento previo de los costos que esto implica.

Te recomendamos compartir este artículo con tus colegas y empleados para ayudarles a enriquecer sus conocimientos, no olvides dejarnos en la sección de comentarios tus dudas o aportaciones sobre el tema.

¿Qué son los gastos?

De acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), los gastos son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de disminución del valor de los activos, o bien, aumento del valor de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio, y no están relacionados con las distribuciones realizadas a los propietarios de este patrimonio.

En otras palabras, los gastos se contabilizan como reducción de los activos o incremento de los pasivos, disminuyen las utilidades obtenidas en cada periodo contable, pero son imprescindibles para que una empresa funcione correctamente.

Importancia de llevar un control de gastos

Un buen control financiero permite a las empresas reducir gastos y aumentar los beneficios económicos obtenidos, con esto finalmente se logra incrementar la rentabilidad, que es uno de los objetivos principales de cualquier negocio.

Una empresa que controla cuánto debe gastar cada mes, podrá mejorar la planificación y la toma de decisiones, además logrará una mayor solidez financiera, por supuesto, para esto se requiere organización y disciplina.

Tipos de gastos

Estos son los tipos de desembolsos que deben realizar las empresas en cada periodo contable:

• Directos: Son aquellos que están relacionados con el proceso productivo, es decir, que pueden identificarse plenamente con una actividad operativa.
• Indirectos: No están relacionados como tal con el proceso productivo pero son necesarios para que la empresa pueda operar.
• Fijos: Deben realizarse de forma obligatoria cada cierto tiempo para continuar con la actividad empresarial y por lo general se mantienen constantes.
• Variables: Dependen del nivel de ventas, es decir, cambian conforme aumenta o disminuye la cantidad de unidades vendidas.

Elementos de los gastos

Ahora hablaremos de los elementos que comúnmente forman parte de los desembolsos que las empresas deben realizar en cada periodo contable:

1. Materiales: Adquisición de insumos necesarios para que la empresa pueda operar, puede ser desde papelería hasta mobiliario y equipo.
2. Nómina: Remuneración que debe pagarse al personal de la empresa, aquí también se incluyen las cuotas de seguridad social.
3. Servicios: Contratación de servicios básicos como agua, luz, teléfono e internet.
4. Renta: Arrendamiento de espacios, por ejemplo, locales, despachos y bodegas.
5. Publicidad: Servicios contratados para promover las ventas.
6. Financieros: Cargos, comisiones e intereses relacionados con la contratación de productos financieros, como préstamos y créditos.
7. Impuestos: Obligaciones tributarias que todas las empresas deben cubrir.
8. Depreciación: Disminución del valor de los activos fijos conforme pasa el tiempo.
9. Seguros: Pólizas que amparan a la empresa en caso de siniestro.
10. Viáticos: Desembolsos de dinero que deben realizarse para que los empleados puedan viajar por cuestiones laborales, como transporte, alimentos y hospedaje.
11. Mantenimiento: Conservación y reparaciones imprevistas de instalaciones, máquinas, equipos y herramientas.
12. Transporte: Traslado de mercancías y/o personal ya sea como parte del proceso productivo, por cuestiones administrativas o para distribución y venta.

Beneficios de llevar un control de gastos

Los principales beneficios que obtienen las empresas que aprenden a llevar un buen control financiero son:

• Destinar más recursos al proceso productivo: Al reducir los gastos, se puede destinar una mayor cantidad de dinero al proceso productivo, por ejemplo, para comprar materia prima de mejor calidad y así tener clientes satisfechos.
• Identificar desembolsos de dinero innecesarios: Analizar la forma en la que se gasta el dinero, permite saber qué gastos pueden ser eliminados sin que se vea afectado el funcionamiento de la empresa, esta es una forma de incrementar las utilidades.
• Solicitar financiamientos con facilidad: Al crear solidez financiera, resultará más fácil solicitar préstamos o créditos cuando sea necesario.

Sugerencias para llevar un control de gastos

En esta sección te compartiremos algunas sugerencias que podrán ayudarte a llevar un buen control financiero en tu negocio:

• Planeación financiera: Realizar presupuestos para delimitar cuánto puedes gastar en cada periodo contable y procura no salirte de lo planeado.
• Elaboración de informes: Al finalizar cada periodo contable elabora reportes que detallen cómo se gastaron los recursos, esto con la finalidad de encontrar deficiencias y realizar mejores planeaciones para los meses siguientes.
• Utilización de softwares: Otra opción es pagar por un programa que te ayude a registrar, analizar y controlar los gastos cada mes.

Ejemplos de gastos

Ahora te compartiremos algunos ejemplos de cada uno de los tipos de gastos en los que incurren las empresas en cada periodo contable:

¿Cómo llevar un control de gastos?

Los siguientes son tips que pueden ayudarte a controlar mejor los desembolsos de dinero que realizas en tu negocio:

1. Lo primero es registrar cada uno de los gastos realizados durante el mes, puedes hacerlo en papel de la forma tradicional, utilizar un archivo de Excel o bien, optar por un programa que te ayude con esta labor.
2. Lo siguiente es realizar un análisis exhaustivo de cada uno de los desembolsos de dinero, te darás cuenta de que hay gastos que no son tan necesarios y podrás eliminarlos.
3. También es importante que aprendas a negociar con los proveedores para conseguir precios, plazos y tasas de interés mucho más accesibles.
4. Si vas a solicitar un financiamiento, asegúrate de contratar productos con las comisiones y tasas de interés más bajas del mercado, también recuerda pagar el monto para no generar intereses y hacerlo puntualmente para evitar que la deuda crezca.
5. Por último, elabora presupuestos y procura apégate a ellos lo más posible, haz que cada mes la meta sea gastar menos de lo presupuestado.

¿Qué implica y cuánto cuesta llevar un control de gastos?

Te presentaremos los precios de algunos proveedores de servicios contables, esto con la intención de que tengas una idea de cuánto cuesta poner en práctica las sugerencias que te hemos compartido anteriormente.

Quickbooks ofrece un sistema de contabilidad para pequeñas y medianas empresa con precios desde $300 hasta $1,000 pesos por mes, esto varía dependiendo de la cantidad de usuarios y funciones requeridas, el plan más completo incluye lo siguiente:

• Generación de CFDI ilimitados.
• Control de ingresos y egresos.
• Conciliación bancaria.
• Creación de reportes.
• Gestión de ventas e impuestos.
• Manejo de divisas internacionales.
• Monitoreo de facturas por pagar.
• Control de inventarios.

(Quickbooks, 2020).

Agencias o proveedores de servicios contables

En caso de que requieras ayuda profesional para llevar un buen control financiero en tu negocio, te sugerimos consultar nuestro directorio de agencias en el que podrás encontrar una gran cantidad de proveedores de servicios contables y te resultará más fácil seleccionar una opción que se adapte a tus necesidades y presupuesto.

Ver Directorio

Conclusiones

Podemos concluir que:

• Los gastos son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de disminución del valor de los activos, o bien, aumento del valor de los pasivos.
• Los desembolsos que deben realizar las empresas en cada periodo contable se clasifican como directos, indirectos, fijos y variables.
• Materiales, nómina, servicios, renta, publicidad, financieros, impuestos, depreciación, seguros, viáticos, mantenimiento y transporte, son los elementos que comúnmente forman parte de los desembolsos que las empresas deben realizar en cada periodo contable.

Tu turno

Ahora te toca poner en práctica lo aprendido en esta guía para llevar un buen control financiero en tu negocio y como resultado destinar más recursos al proceso productivo, identificar desembolsos de dinero innecesarios y solicitar financiamientos con facilidad.

Fuentes bibliográficas