Estructura organizacional

La estructura organizacional es la forma de división de trabajo seleccionada para gestionar los recursos de una empresa en función del cumplimiento de objetivos.

Para entender mejor y de manera rápida la importancia de este tema te dejamos una frase del libro “Diagnóstico y cambio organizacional: Elementos claves” del Autor: Denis Proulx. “La estructura no es la organización, pero la organización es un medio estructurado”.

Definir la estructura organizacional es un aspecto esencial de la administración que todo empresario debe poder realizar correctamente, por ello, en este artículo te damos toda la información relevante sobre el tema para que después de leerlo puedas:

• Dar la definición y mencionar la importancia de contar con una buena estructura organizacional.
• Describir su función dentro de tu organización.
• Nombras las características y los elementos que la conforman.
• Identificar los beneficios de implementar una estructura efectiva.
• Adoptar algunas de las estrategias que te servirán para la implementación.

No olvides dejarnos en la sección de comentarios tu experiencia relacionada con la delimitación de la estructura organizacional, de igual forma, te invitamos a compartir este artículo con otros empresarios que requieran revisar esta importante información.

¿Qué es la estructura organizacional?

Para comenzar este artículo, analizaremos las definiciones de algunos autores reconocidos:

“Conjunto de todas las formas de trabajo en diferentes tareas, y cómo se lleva a cabo la coordinación de estas.” – Henry Mintzberg.

“Distribución formal de los empleos dentro de una organización, lo cual involucra las decisiones sobre la especialización, departamentalización, cadena de mando, amplitud de control y formalización.” – Stephen Robbins.

“Patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.” – Idalberto Chiavenato.

Retomando las ideas de Mintzberg, Robbins y Chiavenato, podemos decir que la estructura organizacional es la distribución formal de una organización de acuerdo con la forma de división de trabajo, ya sea por especialización o departamentalización, seleccionada para cumplir los objetivos planeados.

Función de la estructura organizacional

Su función principal es definir las funciones, responsabilidades y nivel de autoridad de cada una de las personas que forma parte de la organización, con la finalidad de lograr el desempeño óptimo de la empresa y cumplir con lo establecido en la etapa de planeación.

Sin embargo la estructura organizacional va más allá, pues gracias a ella la organización toma sentido y ayuda a identificar otros factores necesarios en cada nivel de la propia estructura como lo son el tipo de liderazgo requerido, la comunicación interna y la dirección. De igual forma ayuda a definir el número y tipo de talento requerido dentro de la organización.

Importancia de la estructura organizacional

El diseño de la estructura organizacional de cualquier empresa es fundamental para conocer la cantidad de recursos humanos requeridos, definir las funciones y responsabilidades de cada puesto con la finalidad de evitar la duplicación de esfuerzos o la desatención de funciones importantes, establecer líneas de autoridad y lograr los niveles de eficiencia, eficacia y productividad esperados.

Características de la estructura organizacional

1. Debe estar bien definida y documentada: Define de forma clara y específica los niveles jerárquicos y funciones de cada puesto, además, es necesario que esté documentada para que el personal pueda consultarla en cualquier momento.
2. Establece líneas de comunicación: Delimita la forma y los canales que el personal utilizará para comunicarse.
3. Tiene una visión clara: El diseño de la estructura organizacional debe realizarse visualizando lo que la empresa quiere lograr a futuro.
4. Especifica la departamentalización: Detalla la forma de agrupación en una organización por función, producto, mercado o proyecto.
5. Delimita la especialización del trabajo: Describe la forma en la que las actividades son divididas entre el personal de la organización.
6. Establece una jerarquía de autoridad: Determina la línea de autoridad mediante la asignación de jefes y subordinados.
7. Puede ser centralizada o descentralizada: En el modelo de estructura organizacional centralizado, la toma de decisiones corresponde únicamente a los directivos, por el contrario, en el modelo descentralizado, la responsabilidad del proceso de toma de decisiones se delega a todo el personal de la empresa.

Elementos de la estructura organizacional

• Ápice estratégico: Se trata de la alta gerencia, encargada de establecer los objetivos estratégicos y las políticas organizacionales.
• Personal de apoyo: Personal que no contribuye directamente con la realización de las actividades principales de la empresa, sino que se encarga de desempeñar funciones administrativas, de investigación y desarrollo, relaciones públicas y cuestiones legales.
• Línea media: Son los gerentes que funcionan como intermediarios entre la alta dirección y los operativos, se encargan de convertir los objetivos estratégicos en cursos de acción.
• Núcleo operativo: Es el capital humano de la empresa encargado de las actividades productivas, es decir, de la producción de bienes o servicios.

Beneficios de definir adecuadamente la estructura organizacional

Estas son los principales beneficios que obtienen las empresas al definir correctamente su estructura:

• Comunicar oportunamente las funciones y responsabilidades que le competen a cada empleado, ayuda a incrementar los niveles de eficiencia, eficacia y productividad.
• Coordinación de trabajo entre los departamentos de la empresa, esto se traduce en reducción de tiempo y costos.
• Favorece la supervisión, evaluación y control del desempeño del personal.

Tipos de estructura organizacional

Funcional

Consiste en dividir a la organización por áreas funcionales, es el modelo ideal para evitar la duplicación de esfuerzos.

Jerárquica

Es el tipo de estructura más utilizada, consiste en crear pequeños departamentos supervisados por uno o varios cargos superiores.

En línea

Es un modelo que combina las líneas de autoridad directas con el asesoramiento de consultores externos, ayuda a cubrir necesidades que las empresas no pueden satisfacer por sí mismas y a optimizar tiempos y recursos.

Matricial

Consiste en la agrupación por funciones para ejecutar proyectos particulares, el personal tiene dos jefes, uno encargado de las funciones generales y otro encargado de las funciones específicas.

¿Qué implica y cuánto cuesta la implementación de la estructura organizacional?

Para establecer una organización efectiva es necesario el hacer un análisis previo de los alcances y funciones primordiales de la empresa. Para ello vienen bien hacer un proceso de planeación estratégica y definir correctamente la misión, visión y valores de la empresa. Todo con el fin de establecer lo que la empresa requiere en su nivel más básico y en los diferentes peldaños de desarrollo.

Un ejemplo de lo anterior es una pyme, en donde, por lo general, los recursos son limitados y las necesidades para su correcto funcionamiento deben estar bien definidos para garantizar su funcionamiento y éxito.

De tal forma, el establecer una estructura organizacional implica que los fundadores de la empresa definan la estructura o contraten a alguien con la experiencia necesaria y relevante para hacerlo. El costo en este caso se traduce en las horas invertidas o en el contratar a dicho especialista.

Por último también es posible contratar a una agencia externa, especialmente para obtener asesoría sobre la definición de la estructura organizacional, esto tiene un costo aproximado de $3,000 pesos para una empresa promedio en México.

¿Cómo lograr definir adecuadamente la estructura organizacional?

Estos son algunos pasos que deberás seguir para establecer correctamente la estructura organizacional de tu empresa:

1. Empieza por diseñar el organigrama, esto te ayudará a visualizar de forma clara, objetiva y directa los niveles jerárquicos necesarios para el funcionamiento adecuado de la empresa.
2. Describe detalladamente las responsabilidades, funciones y requisitos para cada puesto del organigrama.
3. Elabora un mapa de procesos, esto sirve para definir la interacción que tiene cada puesto con el resto de las áreas y departamentos, además, permite analizar la participación de cada cargo en la realización de las actividades planeadas.
4. Finalmente, elabora un manual operativo, esto consiste básicamente en documentar la forma en que funciona la empresa para que el personal puede consultar en cualquier momento lo que debe hacer diariamente.

Conclusiones

En resumen la estructura organizacional:

• Es la forma en la que una empresa se distribuye, conforme a la división del trabajo, para cumplir con los objetivos planeados.
• Tiene como función principal definir los papeles que deben desempeñar cada una de las personas que forman parte de la empresa.
• Debe estar bien definida y documentada, pues establece líneas de comunicación, tiene una visión clara, especifica la departamentalización, delimita la especialización del trabajo, establece una jerarquía de autoridad y puede ser centralizada o descentralizada.
• Tiene como elementos el ápice estratégico, personal de apoyo, línea media y núcleo operativo.
• Tiene 4 tipos principales, funcional, jerárquica, en línea y matricial.

Tu turno

Es momento de aplicar los conceptos aprendidos en este artículo para diseñar o rediseñar la estructura organizacional y lograr el funcionamiento óptimo de tu empresa.

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Fuentes bibliográficas