Comunicación

La comunicación es el proceso clave en la administración, mediante el cual las personas intercambian información, ideas y pensamientos. Los individuos tienen la necesidad de comunicarse y gracias a ello es que han logrado evolucionar como sociedad, parte de esta evolución es la creación y desarrollo de organizaciones sólidas que proveen a la sociedad empleo, bienes y servicios.

Particularmente en este artículo, hablaremos sobre la comunicación en los negocios:

• Definición de comunicación y su importancia en los negocios.
• Explicación del proceso de comunicación y de los elementos que lo conforman.
• Beneficios de las empresas que han logrado mejorar su proceso interno.
• Estrategias que puedes implementar para mejorar la comunicación en tu empresa para mejorar las relaciones interpersonales y el trabajo en equipo.

Recuerda compartir esta información con otros empresarios y dejarnos en los comentarios tu experiencia relacionada con el tema en las organizaciones.

¿Qué es la comunicación?

A continuación analizaremos las definiciones de comunicación de distintos autores:

“Intercambio de información entre personas. Significa volver común un mensaje o una información. Constituye uno de los procesos fundamentales de la experiencia humana y la organización social.” – Idalberto Chiavenato.

“Proceso de interacción social por medio de símbolos o sistemas de mensajes. Incluye todo proceso en el cual la conducta de un ser humano actúa como estímulo de la conducta de otro ser humano. Puedes ser verbal, no verbal, individual o grupal.” – Mijaíl Lomonósov.

“Proceso de interacción social a través de signos que surgen como producto de la actividad humana. Los hombres en el proceso de comunicación expresan sus necesidades, aspiraciones, criterios y emociones.”- Fernando González.

Retomando estas ideas, podemos decir que la comunicación es un proceso que involucra por lo menos a dos personas, en el que existe una interacción social y transmisión de ideas, necesidades y emociones, mediante sistemas de mensajes de forma verbal o no verbal.

Proceso de comunicación

1. Intención de comunicar: Un emisor tiene el deseo o la necesidad de compartir un mensaje.
2. Codificar el mensaje: Se determina el tipo de comunicación (verbal o no verbal) que se utilizará para transmitir el mensaje.
3. Transmitir el mensaje: Selección y utilización de un canal para hacer llegar el mensaje al receptor.
4. Recibir el mensaje: Finalmente el mensaje llega a la persona a quien fue dirigido.
5. Interpretar el mensaje: Existen distintos factores biológicos, psicológicos, emocionales y culturales que pueden influir en la interpretación del mensaje provocando que, en ocasiones, el receptor interprete el mensaje de una forma distinta a la intención inicial del emisor.

Funciones de la comunicación

• Informativa: Es utilizada por medios de difusión oficiales como noticieros y periódicos, el objetivo es transmitir información verídica y oportuna.
• Persuasiva: La intención es influir en la conducta del receptor mediante la transmisión de un mensaje, esta una función utilizada en campañas políticas y publicitarias.
• Formativa: Es la función comunicativa utilizada por los sistemas educativos, el propósito es generar conocimientos en el receptor mediante la transmisión de mensajes.

Importancia de la comunicación

Sabemos que las empresas funcionan gracias a los empleados, que finalmente son individuos con múltiples necesidades, una de ellas es poder comunicarse. Las empresas deben contribuir a que los empleados pueden satisfacer sus necesidades adecuadamente para asegurar su buen desempeño.

Para que una organización funcione adecuadamente es necesario que exista una buena transmisión de ideas, de esta forma, todas las personas podrán trabajar en conjunto por conseguir objetivos comunes.

Características de la comunicación

• Necesita de un emisor que quiera transmitir un mensaje y de un receptor que capte el mensaje.
• Es un proceso dinámico debido a que los roles del emisor y el receptor se intercambian constantemente.
• Es esencial para que los individuos se expresen y esto permite que exista organización e interacción social.

Elementos de la comunicación

1. Emisor: Persona que transmite el mensaje.
2. Mensaje: Información que se transmite.
3. Código: Palabras, símbolos, lenguaje y gestos que se utilizarán para crear el mensaje.
4. Receptor: Persona que recibe el mensaje.
5. Canal: Medio utilizado para hacer llegar el mensaje al receptor.
6. Contexto: Situación y factores externos que influyen en la interpretación del mensaje.

Beneficios de una comunicación adecuada

Estos son los principales beneficios de tener una comunicación efectiva en los negocios:

• Satisfacción laboral: Se crea un mejor ambiente laboral que permite al personal estar mucho más cómodo y por lo tanto sentirse satisfecho laboralmente.
• Aprovechamiento de recursos: Cuando existe comprensión de las actividades a realizar, no hay dudas y por lo tanto la posibilidad de cometer errores se reduce, esto se traduce en un mejor aprovechamiento de recursos y reducción de costos.
• Relaciones interpersonales: Las relaciones de compañerismo son de mayor calidad, el trabajo en equipo mejora y esto se ve reflejado en el desempeño, tanto individual como colectivo.
• Productividad: Al eliminar las confusiones, distracciones y pérdida de tiempo que ocasiona una comunicación inadecuada, se propicia una utilización de recursos más eficiente, esto impacta de forma positiva en la productividad de la empresa.

Tipos de comunicación

1. Verbal: Consiste en transmitir mensajes mediante el habla o de forma escrita.
2. No verbal: Utiliza el lenguaje corporal y signos no lingüísticos para transmitir mensajes.

Estrategias de comunicación

• Franquiciamiento: Delegar todas las funciones de la comunicación interna a un profesional externo, es decir, contratar a una agencia de servicios.
• Adelantamiento: Preparar planes de contingencia para saber actuar en caso de que sucedan situaciones inesperadas que puedan afectar el proceso de comunicación.
• Nominamiento: Personalizar la comunicación para evitar que sea solo un frío intercambio de información, esto hace que el receptor se sienta apreciado y reaccione de mejor forma ante el mensaje.
• Acercamiento: Utilizar adecuadamente la logística para asegurar que el mensaje llegue a su destino en buenas condiciones y en el momento preciso.
• Ritualizamiento: Planear rituales para mejorar la comunicación interna haciendo que los receptores participen activamente en el proceso.
• Facilitamiento: Averiguar qué obstáculos o trabas se interponen en el proceso de comunicación y una vez identificados proceder a su eliminación.
• Diseñamiento: Utilizar técnicas y métodos de intracomunicación con el objetivo de ayudar a captar la atención de los destinatarios y despertar su interés.

¿Cómo tener una comunicación adecuada?

Te dejamos las siguientes recomendaciones que te pueden ayudar tanto a nivel organizacional como a nivel personal:

• Deja de oír y empieza a escuchar con el objetivo de entender lo que te dice la otra persona. No interrumpas, para que puedas captar el mensaje completo.
• Promueve la comunicación bi direccional, es decir, intercambia los roles entre el emisor y el receptor cuantas veces sea necesario.
• Asegúrate de que tu mensaje sea entendido y de que has comprendido e interpretado adecuadamente el mensaje de la otra persona.
• Realiza las preguntas correctas para guíar la conversación mostrando interés en todo momento.
• Utiliza palabras fáciles de comprender, organiza tu mensaje de forma lógica y evita transmitir ideas incompletas.
• Utiliza un tono de voz y velocidad del habla adecuados, piensa en cómo te gustaría que las demás personas se comuniquen contigo.
• Siempre sé empático y considera en todo momento los sentimientos y las emociones del otro.
• Cuida tu lenguaje corporal, mantén el contacto visual sin llegar a ser intimidante, mentén una postura abierta y utiliza tus manos para ilustrar tus palabras.

¿Qué implica y cuánto cuesta la ejecución de la estrategia?

Implementar estrategias de comunicación en las empresas es un proceso que implica:

1. Fijar los objetivos.
2. Definir la política general.
3. Evaluar la situación actual de la empresa.
4. Diseñar la estructura general del plan.
5. Identificar los medios y recursos necesarios.
6. Elaborar programas de acción.
7. Establecer sistemas de seguimiento y control.

El costo de la estrategia dependerá de la situación particular de cada empresa y de los recursos económicos que se deseen invertir en mejorar la comunicación organizacional.

Tres libros que tienes que leer para mejorar la comunicación en tu negocio

Seguramente ya te habrás dado cuenta de lo importante que es tener una comunicación adecuada en las empresas, por lo tanto, no está demás seguir ampliando tus conocimientos sobre este tema, entonces hemos preparado una lista con los tres libros sobre comunicación mejor calificados por otros empresarios, estamos seguros de que te encantarán y además te resultarán bastante útiles.

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Agencias o proveedores de servicios de comunicación

Existen una gran cantidad de agencias encargadas de realizar las funciones propias de la comunicación interna de las organizaciones, esto permite que los profesionales en temas de comunicación se encarguen del proceso y que además, las empresas puedan centrar sus esfuerzos en sus actividades productivas.

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Conclusiones

Finalmente podemos concluir que:

• La comunicación es un proceso esencial para que los individuos puedan expresarse y para que las organizaciones funcionen adecuadamente.
• Los elementos del proceso de comunicación son receptor, emisor, mensaje, código, canal y contexto.
• La comunicación puede ser utilizada para informar, persuadir o formar.
• Es posible identificar dos tipos de comunicación dependiendo si la información se transmite de forma oral o escrita o bien, mediante el lenguaje corporal.

Tu turno

Ahora que conoces la importancia de emplear una comunicación eficiente tanto para mejorar tus relaciones sociales como para lograr mejores resultados en tu empresa, te invitamos a poner en práctica todo lo aprendido.

Fuentes bibliográficas