Comunicación efectiva

La comunicación efectiva puede ayudarte a mejorar la satisfacción laboral, aumentar la productividad y la eficiencia, crear relaciones sólidas entre el personal y evitar conflictos laborales. ¿Te gustaría saber más sobre cómo el comunicar de forma efectiva puede beneficiar a tu negocio? Entonces continúa leyendo esta guía escrita por nuestros expertos en administración en la que se abordan los siguientes puntos:

• Qué es la comunicación efectiva y cuál es su importancia dentro de los negocios.
• Cuáles son los distintos tipos de comunicación efectiva que existen en las empresas.
• Los elementos que deben considerarse para comunicar de forma efectiva, así como los principales aspectos que caracterizan a este tipo de comunicación.
• Algunas sugerencias para lograr comunicar de forma efectiva y los costos que implica.

Como siempre en la sección de comentarios puedes dejarnos tus dudas u opiniones sobre el tema, no olvides compartir este artículo con tus empleados y colegas.

¿Qué es la comunicación efectiva?

De acuerdo con el escritor Idalberto Chiavenato, la comunicación efectiva sucede cuando el emisor logra influir en el receptor con un propósito determinado, lo que implica asegurar que el mensaje que se quiere transmitir llegue de manera correcta.

Para esto es necesario eliminar las barreras personales, físicas y semánticas que obstaculizan la comunicación e impiden que el receptor pueda comprender el mensaje tal y como se espera. Estas barreras se describen de la siguiente manera:

• Personales: Interferencias causadas por factores estrictamente relacionados con el receptor como emociones, valores, hábitos, educación, raza, sexo y nivel socioeconómico.
• Físicas: Interferencias provocadas por el entorno como ruido, distractores y distancia entre emisor y receptor.
• Semánticas: Limitaciones de los símbolos utilizados durante el proceso de comunicación, es decir, cuando el receptor no puede interpretar las palabras, imágenes y acciones que el emisor utiliza para transmitir el mensaje.

Importancia de la comunicación efectiva

En las organizaciones este tipo de comunicación cumple con los siguientes objetivos:

• Simplificar el proceso administrativo: Comunicar adecuadamente hace más fáciles las funciones de planeación, organización, dirección y control.
• Incrementar la eficacia en la realización de tareas: Las actividades planeadas pueden realizarse en tiempo y forma cuando todos los empleados que conforman la organización conocen con exactitud sus funciones y responsabilidades.
• Favorecer el cumplimiento objetivos y aumentar la motivación: Cuando existe una buena comunicación toda la organización puede trabajar coordinadamente en el logro de metas, del mismo modo, al brindar retroalimentación oportuna de los resultados obtenidos mejora la motivación del personal.
• Facilitar el proceso de toma de decisiones: Informar de manera oportuna permite que las personas encargadas de cada área puedan tomar decisiones acertadas.

Tipos de comunicación efectiva

Estos son los tipos de comunicación efectiva que existen dentro de las empresas:

1. Formal: Consiste en el intercambio de mensajes entre un emisor y un receptor que se encuentran en un entorno serio, este tipo de comunicación efectiva se caracteriza por la utilización de frases formuladas correctamente y por la precisión de la información que se transmite, generalmente se deben dejar de lado las emociones y opiniones personales.
2. Informal: Todo tipo de interacción que se da entre el personal sin fines estrictamente laborales, es importante cuidar que la comunicación informal también sea efectiva porque de esto depende que pueda existir un buen ambiente de trabajo.
3. Ascendente: Comunicación oral o escrita en la que el emisor es un subordinado y el receptor es un jefe inmediato.
4. Descendiente: Por su parte, este tipo de comunicación sucede cuando un jefe inmediato transmite un mensaje a sus subordinados.

Características de la comunicación efectiva

La comunicación efectiva se caracteriza por ser:

• Precisa: El mensaje transmitido contiene información clara, precisa y completa que puede ser fácilmente decodificada e interpretada por el receptor.
• Objetiva: Así mismo, la información es verídica e imparcial.
• Oportuna: El mensaje es transmitido en el momento indicado para obtener los resultados esperados con el receptor.
• Flexible: Es adaptable, es decir, tiene alta capacidad de respuesta a situaciones inesperadas u obstáculos que pueden presentarse durante el proceso.
• Empática: Comprende y considera en todo momento los pensamientos, sentimientos, emociones y actitudes del receptor.

Elementos de la comunicación efectiva

De acuerdo con los autores Jaime Llacuna y Laura Pujol, para lograr comunicar de forma efectiva se deben considerar los siguientes elementos:

1. Claridad: Los códigos y canales utilizados para comunicar deben ser accesibles y entendibles, de esta forma se asegura que el receptor no tenga ningún tipo de problema para decodificar, comprender e interpretar el mensaje.
2. Integración: Uno de los objetivos de la comunicación dentro de las empresas debe ser integrar a todos los empleados que forman parte de la organización para que puedan trabajar coordinadamente en la consecución de objetivos.
3. Evaluación: Es necesario revisar con frecuencia que los códigos y canales utilizados para transmitir mensajes permitan que exista una comunicación efectiva en la empresa, tanto de manera formal como informal y en todos los niveles de la organización.

Beneficios de la comunicación efectiva

Las principales ventajas de comunicar de forma efectiva en los negocios son:

• Mejora la satisfacción laboral debido a que se crea un ambiente de confianza en el que se valora y se toma en cuenta a todos los empleados que conforman la organización.
• Aumenta la eficiencia porque al comunicar de forma adecuada existe una mejor comprensión de las actividades a realizar y por lo tanto se aprovechan al máximo los recursos disponibles.
• Crea relaciones sólidas entre todo el personal, esto sucede cuando cada empleado siente la libertad de expresar sus ideas y además está dispuesto a escuchar activamente las opiniones de los demás.
• Disminuye la confusión en la realización de tareas, esto ayuda a reducir las distracciones, mejorar la productividad y evitar conflictos laborales.

Sugerencias para comunicar de manera efectiva

A continuación te compartiremos un par de sugerencias que pueden facilitarte la tarea de comunicar de manera efectiva en tu empresa:

1. Mejora la comunicación informal: Puedes organizar eventos y rituales de convivencia para mejorar la comunicación informal entre el personal de tu empresa, esto ayudará a crear un clima laboral agradable que a su vez impactará positivamente en la comunicación formal.
2. Invierte en la formación de tu personal: Otra buena opción es impartir cursos, capacitaciones y talleres especializados en mejorar la comunicación dentro de las organizaciones, puedes decir entre poner esto en práctica solo con algunos empleados clave o con todo el personal.

¿Cómo comunicar de manera efectiva?

En esta sección te compartiremos algunos consejos que te ayudarán a mejorar la comunicación efectiva en tu negocio:

1. Primero selecciona los canales de comunicación más adecuados para cada tipo de mensaje que necesitas transmitir al personal de tu empresa.
2. Después identifica el objetivo de cada uno de los mensajes a transmitir, por ejemplo, si el propósito es aumentar la motivación del personal, enfócate en los resultados positivos obtenidos y en reconocer el esfuerzo de cada empleado.
3. También es importante que cuides no solo la comunicación verbal y escrita, sino también la comunicación no verbal, esto implica poner especial atención a las palabras, gestos, tono de voz e imagen de la persona que se encargará de transmitir el mensaje.
4. Por último, asegúrate de mejorar constantemente la comunicación en tu negocio, para esto puedes impartir cursos, capacitaciones y talleres a tus empleados.

¿Qué implica y cuánto cuesta comunicar de manera efectiva?

Finamente te diremos cuánto cuesta poner en práctica las sugerencias mencionadas anteriormente, para esto te compartiremos los precios que manejan algunos proveedores.

Por ejemplo, Crehana ofrece un curso totalmente en línea sobre comunicación efectiva a un precio de $199 pesos por persona. (Crehana, 2021).

Por su parte, la Asociación Latinoamericana de Management y Marketing ofrece un curso presencial, también sobre comunicación efectiva, a un precio de $999 pesos por persona e incluye un diploma con validez a nivel internacional. (Asociación Latinoamericana de Management y Marketing, 2021).

Tres libros que tienes que leer para comunicar efectivamente en tu negocio

Comunicar de forma efectiva es esencial en los negocios, por lo tanto, es necesario que tanto tú, como el personal de tu empresa, se capaciten constantemente sobre este tema, es por eso por lo que hemos decidido preparar esta lista de recomendaciones de libros sobre comunicación efectiva mejor calificados por los lectores.

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Agencias o proveedores de servicios administrativos

Te sugerimos consultar nuestro directorio de agencias en caso de que necesites ayuda profesional para mejorar la comunicación efectiva en tu negocio, estamos seguros de que aquí encontrarás una opción que se adapte a tus necesidades y presupuesto.

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Conclusiones

En resumen:

• La comunicación efectiva sucede cuando el emisor logra influir en el receptor con un propósito determinado, lo que implica asegurar que el mensaje que se quiere transmitir llegue de manera correcta.
• En las organizaciones este tipo de comunicación cumple con los objetivos de simplificar el proceso administrativo, incrementar la eficacia en la realización de tareas, favorecer el cumplimiento de objetivos y aumentar la motivación, así como facilitar el proceso de toma de decisiones.
• Formal, informal, ascendiente y descendiente, son los tipos de comunicación efectiva que existen dentro de las empresas.
• La comunicación efectiva se caracteriza por ser precisa, objetiva, oportuna, flexible y empática.
• Claridad, integración y evaluación son los tres elementos que deben considerarse para lograr comunicar de forma efectiva.

Tu turno

Es momento de pongas en práctica lo aprendido y comiences a comunicar de manera efectiva, no solo en tu empresa, sino también en todos los ámbitos de tu vida.

Fuentes bibliográficas