Comunicación escrita ▷ Qué es, Ejemplos 2024

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Definición de Comunicación escrita:

“Es el proceso de comunicación que se desarrolla mediante uso de un código o lenguaje escrito.” (Equipo editorial, Etecé, 2021)

EN ESTE ARTÍCULO:

¿Qué es la Comunicación escrita?

La comunicación escrita se da entre un emisor y un receptor que comparten un código basado en el lenguaje escrito. Este tipo de comunicación es el que nos diferencia del resto de las especies en el mundo, siendo único en los seres humanos.

¿Por qué es importante la Comunicación Escrita?

A diferencia de la comunicación oral, la comunicación escrita permite preservar la información y conocimiento que se transmite, lo que permite no sólo constatar los hechos de un suceso o situación (como un contrato, una solicitud o una falta administrativa) sino que también recibe validez oficial ante las instancias que corresponda, como las instituciones de gobierno o una empresa.

Por otra parte, esta forma de comunicación tiene una mayor accesibilidad a la información a través de los diferentes medios en los que se transmite, desde lápiz y papel, hasta la escritura digital.

Características de la Comunicación Escrita

La comunicación escrita posee las siguientes características:

Alternada: A diferencia de la comunicación oral cuyo mensaje se transmite en el momento, los mensajes escritos varían en el tiempo de su recepción y respuesta, dependiendo del medio en el que se transmite (chat, carta, correo electrónico, etc.).

Perdurable: Los mensajes escritos permanecen registrados en el medio en el que se establecen. Cabe mencionar que esto va determinado por las características del medio y el instrumento donde se plasma. Recomendación: Asegúrate de tener copias o duplicados de la información.

Reglamentaria: La comunicación escrita obedece las reglas gramaticales que rigen el código o idioma en el que se desarrolla, con la finalidad de dar sentido a las ideas que se transmiten.

Extensible: Los mensajes escritos pueden ser fácilmente replicados y transmitidos a cualquier parte del mundo.

Planificada: A diferencia del carácter espontáneo de una charla o conversación, los contenidos de un mensaje escrito son planificados de forma que tengan coherencia y sentido para el receptor.

Elementos de la Comunicación Escrita

Además de los elementos que componen el proceso de comunicación, la comunicación escrita se desarrolla bajo los siguientes elementos:

Estructura: Es la forma en la que la información es ordenada a fin de transmitir el mensaje al receptor. Esta puede variar de acuerdo a la clase de medio en la que se desarrolla.
Estilo: Es la manera en la que la información es expresada o escrita, y que está determinada por el tipo de relación que exista entre el emisor y el receptor (formal, informal, personal, etc.).
Contenido: Es la información o mensaje que se pretende transmitir.

Beneficios de la Comunicación Escrita

Poner las cosas por escrito provee importantes ventajas:

Permite organizar la información
Comunica el mensaje de forma directa e inequívoca
Formaliza procesos y acuerdos
Preserva la información y sus contenidos
Fácil acceso a la información
Mayor cobertura de difusión

La realidad es que “las palabras se las lleva el viento”entonces, tomarte el tiempo para poner tus pensamientos o comunicados por escrito deja testimonio y permite que no haya malas interpretaciones, sin embargo, cuida de revisar, leer y muy importante, cuidar tu ortografía, antes de enviar un escrito a alguien más.

Estrategias sobre Comunicación Escrita

Para ayudarte mejorar este apartado, a continuación te presentamos algunas estrategias que pueden ayudarte a obtener mejores resultados

Software de procesamiento de texto

Desde Word y Google Docs, hasta LibreOffice y OpenOffice, los procesadores de textos facilitan la forma en la que diseñamos y redactamos nuestros documentos, ofreciendo todo tipo de herramientas que nos ayudan a realizar este proceso, entre ella diccionarios y sugerencias de redacción.

Cursos de lectura y redacción

Más allá de ser una asignatura de preparatoria, este tipo de contenidos ayudan a mejorar la comprensión lectora y redacción de documentos o escritos de todo tipo.

Cursos de comunicación

La comunicación es la base del desarrollo de toda actividad humana. A través de la práctica y la adquisición de conocimientos en esta área, las personas pueden aprender a manejar la información de acuerdo a la situación o contenido que se presente, teniendo un especial énfasis en las áreas de periodismo, política, y por supuesto, mercadotecnia.

Cursos de secretariado

A menudo considerado un puesto inferior de oficina, resulta ser uno de los cargos más importantes dentro de la administración de una organización, ya que entre sus habilidades se encuentran la compresión lectora, la redacción de documentos y oficios, la organización de la información y la difusión de contenidos.

Cursos de administración

Si bien esta disciplina implica la planeación, organización y ejecución de actividades de todo tipo, también corresponde al manejo de la información a través de distintos formatos y medios, con la finalidad de facilitar estos procesos y establecer registros que ayuden a mejorar sus resultados.

Ejemplos de Comunicación Escrita

Correo Electrónico

Oficio

Informe

Factura

Contrato

¿Cómo desarrollar una Comunicación Escrita eficiente?

1.- ¿Qué quieres escribir?

Como primer paso debes definir la clase de mensaje o documento que estás elaborando, ya sea que se trate de un oficio, un informe, una solicitud, un manual o incluso un tríptico. De esta forma, puedes anticipar las características y elementos que tendrá una vez que empieces a desarrollarlo.

2.- ¿Cómo se escribe?

El segundo paso es conocer la estructura o forma del tipo de documento o mensaje que está desarrollando. Por ejemplo, un oficio se estructura de la siguiente forma:

Membrete
Nombre del año
Lugar y fecha
Numeración
Destinatario
Asunto
Referencia
Texto o cuerpo
Despedida
Firma y pos-firma

3.- ¿Qué medios puedo utilizar?

Como regla general debes saber que todo documento oficial, legal o comprobatorio, debe tener una versión original y una copia (más que nada como respaldo o seguridad). Por otra parte, existen diferentes medios a los cuales puedes acceder para desarrollar este tipo de mensajes, desde lápiz y papel, procesadores de texto, espectaculares, maquinas de escribir, señales de humo (pequeña broma); en fin, lo que sea acorde a tus necesidades y las de tu área de trabajo.

4.- ¿Qué lenguaje debo emplear?

Lamento si esto debe importunar su tranquilidad mi estimado colega, pero es requerido que cada asunto que elabore con sus manos deba tener un adecuado uso de la palabra, incluyendo la forma de dirigirse a sus semejantes o superiores.

cof, cof…en resumen, debes utilizar un lenguaje apropiado dependiendo del tipo de documento que estemos elaborando, y también hacia quien o quienes diriges tu mensaje. No es lo mismo estar hablando con un amigo de la secundaria, que hablar con tu jefe o algún directivo.

5.- ¿Y bien…qué esperas para escribirlo?

Bueno, una vez cumplido los anteriores pasos, ha llegado el momento de elaborar tu propio documento. No te preocupes si no sale bien o rápido a la primera, la práctica hace al maestro, y créeme, vas a escribir mucho en esto de la administración.

6.- ¿He revisado mi documento y su contenido?

Una vez que hayas realizado tu escrito, lo siguiente es llevar a cabo una revisión meticulosa, cerciorándose de que cada palabra esté escrita correctamente; que la información tenga sentido; que no hayas errores ortográficos de ningún tipo; si es un documento oficial que este debidamente sellado y firmado; y bueno, que haya sido enviado o transmitido a los canales correspondientes.

¿Que implica el desarrollo de una Comunicación Escrita eficiente?

Sabemos que dominar la comunicación escrita requiere de tiempo y esfuerzo; sin embargo, hoy en día es posible desarrollar esta parte de manera flexible y a nuestro alcance. A continuación, te presentamos algunas opciones que puedes tomar para lograr este propósito: