Compras

Definición de compras

Es un mecanismo de transacción en dónde la empresa adquiere bienes y servicios con el fin de asegurar el proceso productivo. Cada organización establecerá sus propios estándares de compra en base a sus recursos, objetivos y necesidades.

Importancia de las compras

Además de ofrecer algo novedoso o de calidad, las empresas también consideran otras áreas que son vitales. Entre estas encontramos a una Dirección Comercial o departamento de compras.

Y de manera general, su importancia radica en que las compras planeadas adecuadamente ayudan a que una empresa pueda ahorrar -sea en su efectivo, liquidez o fluidez de capital-.

Por otro lado, las compras forman parte de las funciones de la logística, y participan en la selección de los proveedores, la negociación sobre las condiciones de compra, el seguimiento de los productos y la recepción de los mismos.

También, hablan de una administración efectiva, esto al tener poder para negociar descuentos, plazos de pagos, y más beneficios. Por ello, hacer compras inteligentes y bien planeadas deriva en reducción de costos, buenos precios y relaciones importantes con proveedores, todo, con la mayor ventaja para tu negocio, dependiendo de sus necesidades, tamaño y giro.

Tipos de compras

Existe una gran variedad de compras, pues dependen del tipo de empresa, de su ubicación, proveedores, entre otros. Sin embargo, prácticamente parten de la situación del mercado, las necesidades de la empresa y los contratos establecidos. Así, considerando tales aspectos, te presentamos cinco tipos de compras:

Compras excedentes.

Aquí la empresa adquiere materiales para cubrir necesidades cotidianas o futuras; lo cual puede cubrir aspectos ocasionales, emergencias o contar con material extra, previamente calculado.

Compras anticipadas.

Son las compras planeadas anteriormente, con la finalidad de cubrir una necesidad, no para adquirir productos destinados a planes específicos.

Compras normales.

Son los productos o materias primas que ocupa la empresa para un proceso productivo, están relacionadas con la producción, comercialización, y están dentro del presupuesto; algo importante es que para estas compras cuentan con datos sobre la cantidad máxima, mínima y el punto de pedido.

Compras de bienes del Activo Fijo.

Son compras de productos que no necesitan sustituirse de forma continua, tal es el caso de motores, inmuebles, maquinaria y herramientas.

Compras en el mercado abierto.

En ocasiones las empresas necesitan artículos en poco volumen y si existen las condiciones óptimas en el mercado, se procede a la compra.

Características de las compras

En la etapa de las compras se ejecutan determinadas labores, que a la vez las caracterizan, como el hecho de mantener a la empresa abastecida con poca inversión; adquirir materiales y/o productos que no se desperdicien, colaborar en la selección de los proveedores.

Asimismo, forma parte, al igual que los departamentos de control de calidad, ventas y producción, del proceso para disminuir costos, de la participación en propuestas de calidad, entre otras.

En general, determina qué se necesita comprar, a quiénes, en qué momento y en qué cantidades, hechos que permitan a la empresa conservar su nivel de competitividad sin perder sus beneficios.

Estrategias sobre las compras

Al momento de realizar una adquisición, estos insumos participan en el ciclo de vida de un producto; así como en los tipos de productos, proveedores y más, para ello puedes retomar algunas de las siguientes estrategias:

1. En la etapa de innovación, la estrategia a seguir dar continuidad al suministro, cuidar la calidad de los insumos y buscar a los mejores proveedores.
2. Cuando el producto se encuentra en etapa de servicio al cliente, entonces el área de compras cuidará que los proveedores suministren los productos rápida y eficazmente; así como tener una respuesta inmediata ante lo que desee el cliente.
3. Si quieres que tus estrategias funcionen, considera que el área de compras comparta los objetivos de la empresa.
4. Utiliza estrategias de compras por tipo de producto (hay productos palanca, rutinarios, estratégicos y cuello de botella).
5. Agrega las compras de una o varias familias entre las divisiones de una empresa o entre varias empresas, concertando una licitación conjunta.
6. Colabora con tus proveedores, para mejorar y que ambos obtengan beneficios.
7. Planea estrategias tanto a corto como a largo plazo.
8. Cuenta con un método de mejora continua y administra el abastecimiento.

Con lo anterior, estamos seguros que comenzarás a pensar cómo mejorar el rendimiento de tu empresa y la efectividad de tus compras, sigue adelante.

Ejemplos de compras

Grupo Herdez.

Es uno de los líderes del sector de alimentos procesados, que siempre busca mejorar y optimizar sus procesos, es así que al realizar las compras de materias primas y material de empaque, prefieren proveedores locales, aproximadamente el 90% de ellos son locales.

De igual forma, mantiene una estrategia sobre compras de insumos, maquinaria y equipo, la cual consiste en adquirir tales productos en el extranjero; para que el Grupo pueda ser más competitivo.

Además, este Grupo diversifica sus riesgos de abastecimiento de materias primas o materiales de empaque al contratar instrumentos de cobertura, celebración de contratos, anuales y por temporadas, con varios productores, proveedores y maquiladores agrícolas (Cfr. Grupo Herdez, 2014 y 2019).

Fomento Económico Mexicano, S.A.B. de C.V. (FEMSA).

Esta compañía cuenta con diversas estrategias, entre ellas, el abastecimiento sostenible, con lo que esta cadena busca comprar sus servicios y productos esenciales a proveedores de pequeñas y medianas empresas.

Lo anterior siguiendo dos líneas de acción: el desarrollo de las capacidades de negocio de los proveedores locales, disminuyendo así el impacto ambiental y la promoción y adopción de los Principios Guías para proveedores de FEMSA.

En este sentido, trabajan con proveedores de diferentes países para tener la materia prima y productos de sus distintos clientes donde esta empresa tiene presencia. Por ello, tienen un proceso de cuatro pasos para desarrollar el abastecimiento sostenible, siendo estos:

a) Principios guía. Dentro tales Principios existen cinco pilares: promover las buenas prácticas en materia de derechos humanos, medio ambiente, comunidad, ética y valores; estos también son aplicados a interacciones de órdenes de compra, contratos, entre otros. Esto es a lo que llamaríamos Responsabilidad Social.

b) Awareness. En este paso, identifican a los proveedores locales y críticos, tan sólo en 2019 el 98% de los proveedores fueron locales.

c) Evaluación. Se utilizan mecanismos como autodiagnósticos, diagnósticos y evaluaciones a los proveedores críticos, en temas de sostenibilidad, para así identificar posibles riesgos sociales y ambientales.

d) Desarrollo. Con participación de los proveedores se establecen y desarrollan proyectos alineados a mejorar el desempeño de la estrategia de sostenibilidad y a largo plazo FEMSA busca desarrollar criterios de sostenibilidad en las decisiones de compra; tal como capacitar y sensibilizar a más empresas (Cfr. FEMSA, 2019: 20-21).

Mejorar el desarrollo en la implementación de las compras

Lograr que el departamento o proceso de compras funcione de manera adecuada es sencillo si tomas en cuenta los siguientes pasos y los realizas de manera acertada.

1. Anticipa, o bien, reconoce cuál es el problema o necesidad de tu empresa.
2. Determina y describe cuáles son las características y cantidades de los productos que requieres.
3. No dejes a un lado la búsqueda de proveedores y clasifícalos.
4. Analiza cada propuesta y cotización.
5. Decide quiénes serán tus proveedores.
6. Elige una rutina para los pedidos.
7. Evalúa el desempeño y proporciona una retroalimentación (Cfr. Johnson&Marshal, 2009: 57).

Los pasos anteriores te ayudarán a tener mejores ganancias, comprar lo que necesites y elegir la mejor oferta, todo en beneficio de tu empresa.

Costos de compras

Parte de contar con un buen proceso de compras radica en tener personas preparadas en esta área; así que una buena inversión para mejorar tal proceso puede ser un curso para ti o tu personal. Aquí un ejemplo.

El Instituto Mexicano de Contabilidad, Administración y Finanzas (IMECAF, 2020) ofrece el curso de Compras, con duración de 20 horas, en modalidad presencial o el línea. Este curso está dirigido a empresas que tengan un área de compras, o bien, a personas que se desempeñan en tal área. Lo mejor de todo es su costo, solamente $5,700.00 pesos + IVA.

Por otra parte, la escuela de la Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos (AERCE, 2020) ofrece el curso de Gestión Avanzada de Compras, cuyo objetivo es brindar formación a los profesionales de Compras con competencias, conocimiento, habilidades y herramientas que optimicen las decisiones de Compras en la empresa, buscando obtener alguna ventaja competitiva.

Ofrece dos opciones, una es el curso completo, que tiene un costo de 5. 200 euros + IVA, y la otra es tomar los módulos sueltos (se admite la inscripción independiente en los módulos del 1 al 8), cuyo precio es de 950 euros + IVA.

Ambas son opciones que te permitirán dar el primer paso para mejorar la gestión de compras; a partir de ahí, seguro se ampliarán tus opciones para implementar mejoras en el área.

Tres libros que tienes que leer para mejorar los procesos de compras en tu empresa

Realizar los procesos de compras de un negocio de forma eficiente no es realmente tan complicado, sin embargo, es necesario que continúes ampliando tus conocimientos, así que a continuación te compartiremos una selección de libros que te resultarán de gran utilidad, también te dejamos los enlaces a Amazon para que puedas adquirir todos los ejemplares que necesites.

Conclusiones

• Como las grandes empresas lo han hecho, dentro del departamento o área de compras bien vale la pena tomar principios de desarrollo sostenible, pues resulta de gran avance para las empresas.
• El desarrollo de una empresa depende en gran medida de efectuar procesos inteligentes, de ahí la importancia de las compras; pues realizar buenos movimientos en esta área se pueden llegar a grandes ahorros y ventajas competitivas.
• Nunca está de más optar por especializar a tu personal, sobre todo a los que están encargados del área de compras, opciones hay muchas y siempre será una buena inversión.
• Busca las estrategias que necesites y que mejor se adapten a tu empresa, serán de gran ayuda para el desarrollo de tu negocio.

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¡Te deseamos éxito y sigue adelante!

Bibliografía