Selección de proveedores

¿Qué es la búsqueda y selección de proveedores?

Cuando tienes una empresa o estás planeando tener una, ya sea de productos o servicios, necesitarás de quien te provea de materia prima o ciertos elementos para poder realizarlos, estas figuras se llaman proveedores.

La búsqueda y selección de suministradores es una pieza clave en tu etapa de producción o generación, que puede definir el éxito de tu negocio. Piensa en que los proveedores te darán el material de tu producto o servicio final, la calidad de su desempeño en todos los sentidos, impactará favorablemente y directamente en la calidad de lo que tu ofreces a tus clientes.

El proceso de selección de proveedores inicia con una búsqueda ardua de quienes serán tus socios en toda esta travesía de tu negocio, es por eso que resalta su importancia. Imagina que tu producto final sea útil pero los materiales con los que está hecho no son resistentes y de dudosa calidad, haciéndolo frágil para su uso, dañándose fácilmente. Los clientes no optarán por tu producto, incluso este hecho puede dañar la imagen de la empresa. Por lo tanto, elige a tus proveedores de manera consciente de esto dependerá gran parte de tu prestigio como compañía.

Matriz de selección de proveedores

Hablemos de un método de selección de proveedores. Existen varios modelos en los cuales se pueden evaluar a los distintos candidatos. Sin embargo, el más completo es el “Modelo de Carter”, también conocido como las “10 C”. Este modelo busca evaluar a los proveedores a través de 10 criterios:

1. Calidad: ¿existe algo que verifique su control de calidad?
2. Capacidad: ¿el proveedor puede entregar todo lo que se le solicita?.
3. Cash (dinero): ¿el proveedor es independiente o trabaja con terceros?.
4. Clean: ¿cuáles son políticas en cuestiones medioambientales?
5. Competencia: ¿ que ventajas tiene sobre su competencia?.
6. Control del proceso: ¿el proveedor cuenta con un sistema?
7. Consistencia: ¿es constante el proveedor?.
8. Comunicación: ¿cómo es la comunicación con el proveedor?, ¿es constante?, ¿intermitente?, ¿cómo es su atención?.
9. Costos: ¿puedo costear el total del precio con este proveedor?
10. Cultura:  ¿cómo es su cultura laboral?.

Criterios para la selección de proveedores​​

Para iniciar es necesario establecer  qué se necesita en un proveedor para seleccionarlo como posible abastecedor de materia prima o servicios:

• Calidad: el suministrador debe mostrar la calidad de sus productos o servicios, un proveedor que no provee calidad en sus productos y servicios se verá posteriormente reflejado en la baja satisfacción de los clientes.
• Colaboración: se necesita de un trabajo en equipo para poder realizar una buena labor. Tanto los proveedores necesitan cumplir con sus necesidades y conocer su importancia en el proceso productivo, como la empresa necesita cumplir con aspectos como capacitación, orden, estructura y pagos en tiempo y forma para que los proveedores puedan realizar el proceso de suministro.
• Comunicación: una de las características más importantes que se debe tomar en cuenta es la comunicación que tiene el proveedor con sus clientes. Imagina el caso en donde el suministrador no pueda cumplir con los requerimientos de la compañía sin previo aviso. Esto es un grave problema para la empresa si no cuenta con las materias primas que contrató con dicho proveedor.
• Fiabilidad: el proveedor debe mostrar que es capaz de suplir las necesidades del cliente cuando la empresa lo necesite. Sé consciente de que si el proveedor te defrauda, él defrauda al cliente.
• Relación precio – calidad: la empresa debe de estar consciente de la cantidad que está dispuesta a pagar entre los suministros y costos.
• Seguridad: la empresa siempre necesita conocer si el proveedor contará con los recursos o liquidez para realizar los suministros periódicamente.

Evaluación y selección de proveedores

Si ya tienes una lista de quienes pueden ser tus proveedores es momento de conocer cuales son los criterios para selección de proveedores:

• Calidad: es necesario que analices los materiales con los que está hecha la materia prima: su durabilidad, su textura, su olor, su resistencia, las condiciones en que se entregan etc. Esto depende de las características de tu producto final. Para poder evaluar la calidad te recomendamos siempre realizar pruebas con la materia prima o servicio del proveedor, esto ayudará a ver en la prática el desempeño y por lo tanto poder considerarlo dentro de tu red.
• Entrega: compara las fechas en que la materia prima puede ser entregada a tus almacenes desde que es ordenada. También, como el producto es entregado, su calidad después de ser transportado.
• Garantía: establece o revisa qué garantías te ofrecen los proveedores. Muchas pueden limitarse a la calidad de los productos, pregunta por otras opciones como: garantía si los productos no son entregados en el tiempo establecido.
• Pagos: analiza aquellas ventajas que te pueden ofrecer los proveedores como facilidades de pago, crédito o si debe ser al contado, posibles descuentos por volumen de compra.
• Precio: deberás de comparar todos los gastos que conlleva comprarle a ese proveedor. Desde la compra de materiales hasta aquellos que puedan adicionarse a la compra. Por ejemplo: si tu planeas comprar productos de cadena fría deberás de contar con material que pueda sostener su ciclo de vida. Incluso aquellos productos que necesitan costos de importación.
• Reputación: lee reseñas sobre la empresa y decide teniendo como referencia las diversas opiniones de los usuarios. Incluso puedes pedir cartas de recomendación de otros clientes que trabajan con dicho proveedor.
• Seguridad: la mayoría de los proveedores necesitan ofrecer un seguro contra robo de mercancía, así como demostrar protección contra los fraudes a través de certificaciones.
• Certificaciones: esto denota calidad, cuando un proveedor se ha dedicado a certificar su operación o sus productos y servicios, puedes deducir que estás tratando con un profesional interesado en agregar valor no solo a su empresa, sino también a la tuya.

Proceso de selección de proveedores

Si quieres iniciar con la selección de proveedores de tu empresa Guía del empresario te da unas políticas para efectuarlo:

1. Búsqueda: el primer paso que deberás realizar para poder tener un proveedor es investigar quienes son las compañías que producen o manejan esos productos y/o servicios clave para realizar tu proceso de producción. Tus fuentes pueden ser las siguientes:
   1. Avisos publicitarios.
   2. Buscar con tu Competencia
   3. Conocidos.
   4. Directores de empresas.
   5. Directorios de proveedores.
   6. Exhibiciones, ferias, eventos, etc.
   7. Internet.
   8. Recomendaciones de conocidos, familiares y/o amigos.
   9. Revistas o medios físicos.
   10. Trabajadores.
2. Selecciona: es momento de poner en práctica los criterios que te mencionamos en el apartado anterior para poder elegir quien será el proveedor de tu empresa.
3. Infórmate y compara: es momento de enfrentarte a quienes podrían ser tus proveedores. Para esto puede realizar los siguientes pasos:
   1. Solicita información: puede ser que asistas a las instalaciones del lugar o que simplemente sea a través de correo electrónico, teléfono o videollamada.
   2. Obtén información por internet: si no quieres aún ir directamente a la empresa, podrás ver información en sus páginas oficiales, ya sea en su sitio web, o sus redes sociales.
   3. Pide muestras: en ocasiones puedes pedirle a ciertas empresas que te proporcionen  pruebas de sus productos para ver sus materiales o comparar los servicios que tienen.
   4. Compara: lo más útil es que realices una lista de los proveedores potenciales, un tip que te damos es que al menos tus proveedores contesten estas preguntas:
      1. ¿Cuánto tiempo llevan establecidos?.
      2. ¿Con quien trabajan actualmente?
      3. Cartas de recomendación de clientes y tiempo de relación de trabajo
      4. ¿Están en alguna lista de proveedores aprobados por alguna asociación comercial o por el gobierno?.
      5. ¿Puede entregar y cumplir los requerimientos de mi negocio?
      6. Tiempos de entrega
      7. Costos de flete
      8. Garantías sobre los productos o servicios
      9. ¿Son financieramente seguros?
   5. Una vez que tengas contestadas todas tus preguntas (pueden ser más). Es momento de realizar un contrato por los servicios o productos requeridos.
4. Evalúa a tus proveedores: una vez que tengas experiencia con tus proveedores de servicios o productos, es necesario que evalúes si es pertinente seguir con ellos o cambiarlos una vez que termine el contrato. Es importante decir que la reputación de tu empresa, tu marca, tus productos, depende en cierta medida de los proveedores que forman parte de tu suministro.

   

Selección de proveedores ejemplos

Veamos el siguiente ejemplo de la empresa automotríz  que necesita un proveedor de tela para los asientos del auto. A continuación, la compañía realizó las siguientes comparaciones:

Selección de proveedores ejemplos

Suponiendo que ambas empresas tengan una calidad parecida Como vemos en el ejemplo si bien la segunda opción parece la más económica, esta tiene dos desventajas principales: el cobro del transporte y el pago debe ser total para que pueda realizarse el pedido. Siendo un pago total de (ya con descuento pago de transporte): $17, 250.00 MXN.

La segunda opción muestra mayores ventajas como: menor periodo de espera, descuento, no se paga el transporte y existe la posibilidad de liquidar durante los 30 días a la emisión de factura. Siendo un costo de $18,000.00 MXN la empresa puede acceder a tener más beneficios que el anterior quitando el factor del precio.

¿Cómo terminar una relación con un proveedor?

Puede haber muchos motivos por lo cuales se puede terminar una relación con un proveedor, algunas por motivos de la empresa o por cuestiones negativas como incumplimiento o fiabilidad. Por esto, te recomendamos hacer lo siguiente:

1. Checa el contrato con el proveedor.
2. Busca a un proveedor que sea mejor y que pueda sustituir al actual.
3. Toma en cuenta que este cambio puede afectar a la producción y/o entregas a la compañía.
4. Negocia lo que no te pareció del antiguo proveedor con el nuevo.
5. Siempre es bueno culminar con buenos términos, nunca se sabe si a futuro se dependerá de estas relaciones.
6. Muchas veces puede hablarse antes de culminar con el proveedor, este puede hacer los cambios correspondientes y evitar la transición.

Conclusiones

Te dejamos los puntos más importantes del tema:

• La selección de proveedores tiene un impacto positivo o negativo dentro de la imagen de la empresa.
• Seleccionar a un proveedor de calidad determina en gran medida el éxito de un producto o servicio.
• No siempre un precio más bajo debe ser el determinante por lo que se seleccione a un proveedor.
• Un proveedor debe cumplir con criterios mencionados en nuestro artículo  para poder contemplarlo como posible socio.

TU TURNO

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