KPI VENTAS


En algún momento todos necesitamos parar y reflexionar si estamos cumpliendo nuestras metas. Pues bien, en los negocios también es necesario tener indicadores que nos hagan saber el pulso de nuestra empresa; ahí es donde podemos utilizar los KPI y en este articulo los vamos a enfocar hacia su implementación en el monitoreo de las ventas. Continúa leyendo, pues te explicaremos:

  • Qué son los KPI ventas
  • Cómo puedes identificarlos
  • Su importancia
  • Cómo se clasifican
  • Sus beneficios
  • Estrategias
  • Cómo implementarlos en tu empresa
  • Ejemplos clave
  • Costo de utilizarlos en tu compañía.

Ponte cómodo y disfruta de este espacio para leer y continuar ampliando tus conocimientos.

¿Qué son los KPI en ventas?

Conocemos a los KPI por sus siglas en inglés como Key Performance Indicator, que no es otra cosa que los Indicadores Claves de Desempeño, definidos como “el conjunto de medidas enfocadas en los aspectos de desempeño organizacional, que son más críticas para el éxito presente y futuro de la misma” (Parmenter, 2010: 4).

Estos KPI contribuyen para medir el rendimiento de un proceso, y son utilizados generalmente al momento de evaluar la gestión de los negocios, en áreas como mercadotecnia, logística, compras, servicio al cliente y, por supuesto, ventas.

¿Cuál es su función dentro de la empresa?

En su concepto radica gran parte de su importancia y acción, pues estos indicadores
permiten medir financieramente el desempeño de los objetivos planteados; específicamente en cuanto a ventas se refiere, existen varios indicadores para revisar el comportamiento de las mismas, lo que dependerá del sector de actividad de la empresa, del modelo de negocio y de la estrategia comercial que se estén siguiendo.

Su funcionalidad radica en que permiten conocer:

  • El estado de un negocio de forma clave.
  • Qué variables pueden considerarse para conseguir el progreso.
  • Posicionamiento y ganancias significativas de la empresa.
  • Así como el definir una futura línea de acción.

Tipos de KPI en ventas

Por obvias razones el tema de las ventas es amplio, conlleva grandes responsabilidades y retos para cualquier empresa, por lo tanto, requiere atención constante. Si tú ya estás pensando que los Key Performance Indicator en ventas te pueden ayudar, no está de más que conozcas cuáles son sus principales tipos (Cfr. Micó, 2017: 6-8).

KPI ventas generales.

Pueden utilizarse en cualquier industria y departamento de ventas, para medir el cumplimiento de los objetivos de venta, niveles de facturación, la satisfacción del cliente y la motivación del equipo de trabajo.

KPI de comparación y consecución.

Utilizados para saber el número de visitas válidas de un vendedor respecto a sus objetivos marcados para un período determinado, en comparación a la media del resto del equipo; el número de ventas, y la facturación obtenida, entre otros.

KPI de tiempo en ventas.

Tales indicadores permiten conocer el tamaño del ciclo de venta, si puede ampliarse y la fidelización de los clientes. Los indicadores de tiempo promedio entre una primera llamada y la primera venta de cada cliente; el tiempo medio entre la primera venta concretada con un cliente y la siguiente; y, el tiempo medio que transcurre entre la creación de un cliente nuevo y su pérdida.

KPI de volumen y calidad.

En este se considera la importancia del cliente como pieza clave al momento de elevar la calidad del producto o servicio, para mantener una buena relación entre este, su nivel de satisfacción y la empresa, lo cual permitirá atender al cliente, mantener los niveles de ventas establecidos y saber cuándo es más probable que este haga una compra.

Los indicadores para este KPI incluye el potencial medio de los prospectos de cada agente respecto al potencial del cliente medio de la empresa; el promedio de volumen de los pedidos cerrados; el volumen de impagados; la rentabilidad media de las ventas, pedidos, operaciones, y clientes realizados.

También se toma en cuenta el número de devoluciones, reclamaciones y quejas y lo que representa económicamente para la empresa; el porcentaje de clientes perdidos respecto a los conseguidos; el porcentaje de clientes nuevos respecto al total existente en la cartera de clientes (tasa de conversión), entre otros.

KPI de prospección de oportunidades.

Permite medir la evolución del análisis de oportunidades para determinado tiempo, pueden considerarse el número de llamadas de prospección realizadas contra venta cerrada; el número de visitas cerradas válidas; el número de presupuestos; y los gastos en viáticos, transporte y acciones de promoción de media por venta conseguida.

Características

La mayoría de las estrategias y herramientas que ayudan a medir algún aspecto de la empresa tienen características específicas, las cuales deben conocerse antes de ponerlas en práctica, incluso, para definir cómo pueden aplicarse. En el caso de los KPI enfocados a las ventas, estos pueden identificarse (Cfr. Nájar, 2019: 47) por ser:

  • Cuantitativos. Pueden presentarse en números.
  • Prácticos. Se conforman con los procesos existentes de la empresa.
  • Procesables. Pueden usarse para realizar un cambio o mejora.

Además, los KPI toman en cuenta el modelo de los objetivos SMART, pues permiten cumplir el propósito que se plantea descubrir (Academia.edu, 2020: 1), siendo los siguientes:

  • Medibles. Implícitamente cualquier KPI debe poder medirse; sin embargo, es una
    de sus características, pues permite saber cómo se avanza en el cumplimiento de
    los objetivos (dependiendo de cuál quiera conocerse).
  • Alcanzables. Deben estar programados y pensados para ser conseguidos de
    manera realista.
  • Periódicos. El indicador planteado tiene que analizarse en un tiempo específico.
  • Relevantes. Los KPI se seleccionarán de acuerdo a su importancia, por lo que
    serán los necesarios, para evitar mucha información difícil de manejar.
  • Exactos. Una vez contando con la información recabada, se elegirá sólo la
    específica, pues los KPI deben ajustarse a plazos de tiempo realistas.

Beneficios de su implementación dentro de un negocio

Independientemente del giro del negocio, los KPI ventas aportan varios beneficios para conocer el estatus de tu empresa, tales como:

  • El comportamiento de las ventas de los productos.
  • Como recibe el público a los productos.
  • Qué acciones pueden implementarse para mejorar las ventas; y con base en ello, plantear si se deben cambiar las estrategias de ventas o no.
  • Encontrar otras oportunidades para vender y encontrar a nuevos clientes.

De tal forma, puede conocerse la evolución de la empresa, el avance de los objetivos, y la medición en tiempo real de estos.

Estrategias sobre los KPI en ventas

Los tipos de KPI ventas varían, dependiendo del área de ventas a la que quieras aplicar; sin embargo, te proporcionamos algunas estrategias generales que puedes considerar:

  • Tomar como base a los objetivos (aquello que planteaste alcanzar y cómo) y elegir los indicadores que reflejen las metas y los objetivos de tu empresa.
  • Cada KPI será claro y preciso, tanto en redacción como en ejecución.
  • Puede seguirse el criterio SMART, pues contiene características en común.
  • Antes de crear un KPI recuerda que estos son métricas, pero no todas las métricas son KPI, ya que las métricas sólo son estándares de medición, en cambio, los KPI son una métrica que se considera dependiendo de los criterios que mostrarán el rendimiento del área elegida.
  • Los Key Performance Indicator se relacionarán entre sí para obtener los resultados buscados en la empresa; por lo tanto, cuida que exista una persona y área de quienes dependan estos indicadores; y, que sus resultados generen un impacto positivo para el desempeño de la compañía.

KPI ventas ejemplos

Al parecer en ninguna otra época ha sido tan importante estar monitoreando el avance de nuestra empresa o negocio, debido a los grandes cambios y retos que se han presentado de manera tan súbita.

Si consideramos estas circunstancias entonces te proponemos un par de ejemplos que te ayudarán a corto y largo plazo para medir ventas y ajustar lo que sea necesario.

  1. Las grandes empresas recomiendan llevar el registro de su crecimiento semanalmente (cuánto se ha vendido, si las compras provienen de los clientes ya establecidos o de nuevos; qué cantidad gasta cada cliente y en qué artículos, ventas por día, etc), ya no por mes o año, y este KIP se denomina Week on week growth, o crecimiento semana a semana. Pues con ello, harás frente a los imprevistos a corto plazo.
  2. Hemos mencionado que el valor de un cliente es relevante para las ventas y para calcular un KPI sobre ventas se recomienda emplear el lifetime value, o valor en el tiempo de un cliente, ¿por qué? Pues permite calcular el valor total que deja un cliente a la empresa mientras estuvo con la misma. Se recomienda que el valor de un cliente sea de 3:1, donde su valor sea tres veces más que el costo de adquirirlo; pues si la relación es de 1:1, indica que se está gastando demasiado, y si es 5:1, que se está gastando muy poco.
    Con ello puedes darte una idea sobre cómo los KPI en ventas pueden ser utilizados en más áreas, siempre buscando el crecimiento constante de tu empresa y dando nuevas oportunidades de mejora.

Cómo ejecutar esta herramienta en las ventas en tu empresa

Una manera muy sencilla de incorporar esta herramienta tu empresa es de la siguiente forma:

  1. Elige un nombre descriptivo del KPI.
  2. Descripción. Definir cuál es el propósito de ese KPI (qué se va a medir).
  3. Objetivo Estratégico. Qué se desea alcanzar.
  4. Métrica. Escoger la fórmula utilizada para calcular los KPI.
  5. Meta. Cuál será el valor o cantidad referencial que se desea alcanzar, incrementar o disminuir.
  6. Dirección. Definir si se está buscando maximizar o minimizar.
  7. Grado de dificultad. Qué tan fácil o difícil será obtener la información para construir los KPI.

Hablemos de los Costos de implementación

Hemos explicado que para poner en práctica los KPI es necesario contar con información adecuada, y para evitar errores puedes tener herramientas tecnológicas que ayuden a tu empresa a tener esa información y agilizar tus procesos relacionados con ventas; para lo cual puedes hacer uso de un software de CRM, que te permitirá saber cotizaciones, seguimiento de ventas, tiempo de respuesta al cliente, entre otros aspectos.
El costo varía, por ejemplo, el precio medio de licencia de software puede ser de entre $1000 dólares, aunque también se puede contratar la licencia por un periodo determinado, con lo cual el precio cambia. Lo anterior, acorde a los datos proporcionados por Soft Doit.

Por otra parte, con una inversión menos costosa puedes aprender más sobre los KPI con algunos cursos en línea, entre ellos, los proporcionados por Udemy (2020), como el llamado KPI: indicadores clave de desempeño; Indicadores KPI’s en la estrategia del área y de la Empresa; o, Define tus KPIs y objetivos en el entorno digital, todos ellos con precios que van de los $179.00 hasta los $249.00 pesos por la duración del curso.
Considerando tanto especializarse como utilizar algún software debes saber que con tal ayuda todas las empresas pueden conseguir un sistema basado en datos de ventas que te permitirán mejorar continuamente.

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Conclusiones

  • Contar con nuevas claves para mejorar las ventas de una empresa es tener la visión para mejorar y ser competitivo; no es necesario recordar los enormes retos que todos hemos enfrentado últimamente, por ello, una excelente opción es implementar los KPI en tu área de ventas, para favorecer el análisis adecuado que te permita medir tanto el éxito como las mejoras.
  • La organización, control y disciplina implementada por medio de estos indicadores, te permitirá tomar mejores decisiones apuntando a la mejora continua de tu empresa.

Tu turno

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Fuentes de Información

  • Álvarez, M. (2013). Cuadro de mando retail. Los indicadores clave (KPI) de los comercios altamente efectivos. Barcelona: Profit Editorial.
  • Micó, A. (Ed.) (2017). ¿Cómo debe ser un cuadro de mando comercial? Analizando los KPI de ventas con inaCátalog. España: inaCátalog.
  • Nájar, F. (2019). Implementación de un plan de mejora con el uso de kpis en los procesos de gestión comercial para la fuerza de ventas de las distribuidoras ferreteras de Arequipa para el 2019. Universidad Continental: Perú.
  • Parmenter, D. (2010). Key Performance Indicators. New Jersey: John Wiley&Sons, Inc.

Mesografía

  • Academia. Edu (2020). Qué es un KPI. Ejemplos, tipos y cómo elegirlos. Disponible en: https://www.academia.edu/36987824/Qu%C3%A9_es_un_KPI_Ejemplos_tipos_y_como_elegirlos (10 de septiembre de 2020).
  • Aparicio, S. (2020). “Cinco KPIs esenciales de ventas: ¿Cuáles son? y ¿cómo medirlos?”. Revista Forbes. Colombia. Disponible en: https://forbes.co/2020/05/08/red-forbes/cinco-kpis-esenciales-de-ventas-cuales-son-y-como-medirlos/ (12 de septiembre de 2020).
  • Castillo, M. (2016). “5 ejemplos de KPIs de ventas”. Fundesem Bussiness Topics. Alicante, España. Disponible en: https://www.fundesem.es/bt/publicacion-5-ejemplos-de-kpis-de-ventas (12 de septiembre de 2020).
  • Movistar (2015). ¿Por qué implementar KPIs para la toma de decisiones en tu empresa?. México. Disponible en: https://destinonegocio.com/mx/negocio-por-internet-mx/marketing-digital-mx-mx/implementar-kpis-toma-decisiones-empresa/ (11 de septiembre de 2020).
  • Soft Doit (2020). CRM precios. México. Disponible en: https://www.softwaredoit.es/crm-precios/crm-precios.html#:~:text=Si%20se%20opta%20por%20una,uso%20con%20un%20precio%20negociable (12 de septiembre de 2020).
  • Udemy (2020). Cursos sobre Indicadores clave de rendimiento (KPI). Disponible en: https://www.udemy.com/es/topic/key-performance-indicators/ (12 de septiembre de 2020).

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