Control Administrativo

En nuestra vida cotidiana y en los negocios es imprescindible tener control sano, que permita la toma de decisiones, correcciones, revisiones y aprobaciones de la ruta por la cual van nuestras diversas actividades, por lo tanto, en la Administración existe el Control Administrativo; pareciera que sabemos su significado, pero ¿en verdad lo sabemos?

En este artículo hablaremos sobre:

• La definición de Control Administrativo, su importancia.
• Tipos de este, características y estrategias.
• Costos, ejemplos y cómo implementarlo.
• Textos que te pueden ayudar.

Así que acompáñanos en este interesante tema, el cual puedes implementar tanto en la administracion de tu negocio hasta el ámbito personal.

¿Qué es el control administrativo?

Dentro de la gestión administrativa existe el control administrativo, que puede definirse básicamente como “la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas” (Adwor, 2013).

Esta definición indica que las empresas deben tener un proceso para identificar, cambiar y gestionar cada uno de sus grandes pasos, con el objetivo de mejorar y cumplir las metas establecidas.

Importancia del control administrativo

De acuerdo con Hitt, Stewart Black y Porter (2006) sin esta función no sería posible desarrollar las actividades de la administración, desde el diseño de la estrategia de una organización, la planificación y la evaluación de su éxito. El control, así como prever, planear, organizar, integrar y dirigir forma parte esencial del proceso administrativo de dicho rubro.

También Taylor señala entre los Principios de Dirección de Operaciones, el principio de control, que consiste en controlar el trabajo para asegurarse que se desarrolle bajo las normas y planes establecidos; y si es de esta forma debe ser por los grandes beneficios que aporta, pues permite actuar rápido y contundente en cualquier momento, en pro del equilibrio.

Características del control administrativo

Proceso administrativo (PA) propuesta por Enrique Fayol

Es el siguiente:

Previsión⇒ Organización⇒ Dirección⇒ Coordinación⇒ Control

Otras características

• Claridad y objetividad. Transmitir la información de forma clara y resolver alguna problemática con objetividad. Localiza a los sectores responsables de la administración desde el momento en que se realiza una evaluación y se establecen medidas correctivas.
• Permite reducir costos y economizar el tiempo al evitar errores.

Elementos del control administrativo

Está integrado por:

1. Una característica o atributo a controlar. Puede ser en operaciones, recursos o personas, pues esta será el área que debe ser controlada. Procedimientos adoptados por la dirección superior.
2. Un sensor. Instrumento que reacciona ante el comportamiento del atributo o característica bajo control, comunicando ese comportamiento a través de la red de comunicación. Auditoría operativa o análisis económico-financiero de la empresa.
3. La red de comunicación. Elemento del sistema que une al sensor con el centro de control. Informes de auditoría, cuadros comparativos, análisis e informes económico-financieros que son proporcionados a la dirección superior.
4. El centro de control. Persona o instrumento que compara la información que llega a través de la red de comunicación con la norma o parámetro fijados para el funcionamiento de la característica o atributo a controlar. La propia dirección superior: presidencia, gerencia general y gerencias funcionales (Johnson, Kast y Rosenzweig, 1977).

Tipos de control administrativo

Estos consisten en lo siguiente:

Control preventivo.

Tal como lo indica su nombre consiste en anticipar los problemas, por lo tanto, determina acciones antes de que surja el inconveniente, para lo cual es necesario tener información oportuna y precisa. De acuerdo con Koontz y Weilrich (2007) es el denominado control con corrección anticipante. Por ejemplo, cuando McDonald’s llevó su primer restaurante a Moscú (Rusia) envió personal idóneo en control de calidad de la compañía, para capacitar a los productores rusos en las técnicas para cultivo de papas de alta calidad y para orientar a los panaderos en el aprendizaje de los procesos de horneado de panes de altísima excelencia, es decir, se exige en todas partes del mundo que los productos sean sinónimos de calidad. Otro ejemplo son los programas de mantenimiento preventivo que desarrollan las aerolíneas para sus flotas de aviones.

Control concurrente o concomitante.

Mientras las actividades se desarrollan, la administración corrige los problemas antes de que se vuelvan costosos y peligrosos. Prácticamente la actividad y la corrección van a la par. Koontz y Weilrich (2007) lo denominan “Control en Tiempo Real”.

Ejemplo: cuando el gerente de Productos de Negocios de Google supervisa uno de los negocios más rentables, los denominados “Anuncios en Línea”. Él examina la cantidad de búsquedas, el ritmo e Insumos, Procesos, Resultados y Corrige los problemas tan pronto como se presentan Anticipa los problemas (Control preventivo y Control concurrente) y Corrige los problemas después de que ocurren

Control de retroalimentación.

Se desarrolla cuando hay un problema que debe ser resuelto; sin embargo, el daño ya existe, y si bien no es el más recomendable, puede ser el único disponible (Cfr. Scmidt, Tennina, Obiol, 2018, pp.81 y 82).

Estrategias del control administrativo

Si bien nadie puede adivinar en qué momento enfrentaremos una situación complicada, hay algunas maneras de poder prevenir y estar en tiempo y forma de solucionar. Por ello, es necesario que tu empresa se mantenga lo más apegada posible de la estabilidad y alejada del desorden. Aquí te presentamos herramientas que pueden ayudarte a mantener el rumbo de tus negocios.

Estrategia 1

Cuenta con información para determinar la eficiencia de los planes y analiza la viabilidad de los mismos ante posibles cambios.

Estrategia 2

Puedes implementar un sistema de control de gestión basado en las actividades A.B.M. (Activity based management). Este sistema se enfoca a lo que se realiza (actividades) y no en lo que se consume (recursos), por lo que da pauta para analizar y controlar de forma global a la organización.

Estrategia 3

Realiza un análisis de costos (centros de costos), un análisis de beneficios (centro de beneficio) o un análisis de la rentabilidad (centros de inversión) a fin de tener mayor eficiencia en la utilización de los recursos y en la gestión de la información.

Estrategia 4

Identifica acciones creativas, evalúa la capacidad decisoria del director o administrador, analiza el proceso decisorio, actúa eficazmente en situaciones problemáticas, controla la eficacia de las acciones ejecutadas, dialoga sobre ajustes detectados y regístralo.

Estrategia 5

Mantén una constante integración y coordinación de todas las áreas y niveles de la organización, con el fin de asegurar los principios de calidad y flexibilidad en los productos o servicios.

Ejemplos de Control Administrativo

Control Administrativo en una Pyme.

En la actualidad conocemos infinidad de pequeñas y medianas empresas que se abren paso y quieren crecer, pues bien, un ejemplo de Control Administrativo para este rubro es el siguiente:

Las Pymes tienen que controlar sus acciones y resultados, llegar a ser proactivas en la práctica del negocio, en vez de ser reactivas. Asimismo es recomendable la implementación de un Sistema de Control Organizacional para Pymes (SICOP) conformado por variables críticas, sistema de control, autocontrol, ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, un sistema de diagnóstico, preventivo y ejecutivo.

Es importante diseñar y establecer el sistema de control organizacional que prevenga, informe y corrija todas las situaciones que impiden el alcanzar sus metas.

Empresa de turismo Travellers SA.

Con más de 15 años de trayectoria en el sector turístico, cuenta con más de 100 personas: directivos, gerente general, gerentes de áreas (finanzas, ventas, marketing, comercial, etc.), empleados que realizan las coordinaciones con los transportes y hoteles, coordinadores de asistencia médica, médicos, representantes de relaciones institucionales, coordinadores de RR. PP., expertos en calidad y gestión, animadores, guías, entre otros.

Orienta su cultura de la organización a internalizar en todos sus miembros una actitud constante de observación y detección de las situaciones que ayuden a perfeccionar el servicio que se brinda a la comunidad.

Los distintos departamentos de sistemas, operaciones, relaciones institucionales, coordinación, coordinación de áreas y coordinación general, operan las 24 horas monitoreando y controlando cada situación de viaje, cada traslado, cada comida brindada en los viajes, cada actividad que se realiza en los mismos, cada inquietud, consulta o sugerencia.

Cuando tienen la información detallada realizan un análisis a través del diagrama de Pareto (o también denominado Herramienta ABC).

Implementación del Control Administrativo

Si el control administrativo es relevante para determinar el avance de los objetivos, revisar lo realizado y corregir errores, entonces, ¿cómo puede implementarse? Aquí te mostramos algunas opciones.

Establecer normas de control y estándares de desempeño.

A partir de ello se fijarán los estándares que son la expresión de los objetivos fijados por la planificación y que servirán tanto para orientar a los subordinados como para fines de la evaluación y control; pueden fijarse estándares para todo tipo de actividades y objetivos, performance del personal y productividad sobre los recursos organizacionales.

Contacto a través de las unidades de organización especializadas.

Estas unidades actúan como una continuación de quienes efectúan el control dentro de la empresa, quienes, ante el crecimiento de la organización, en parte se ven impedidos de asistir personalmente. Ello origina la aparición de los servicios de auditorías.

Control jerárquico.

Cada superior recibe la comunicación de novedades de sus subordinados, muchas de ellas son informaciones para el control. Esa información permite preparar el programa de medidas correctivas, razón de ser de la función de jefatura.

Control informal.

Es otro tipo de información que no fluye por los canales estructurados de la organización pero que en muchos casos contribuye a efectuar un mejor control. Muchas veces permite conocer en forma anticipada ciertas actitudes, situaciones o reacciones que puedan asumir los integrantes de la organización.

Control funcional.

Dentro de la estructura de la organización existen unidades departamentales cuya función es la de recoger, clasificar, ordenar, computar y presentar información. Son servicios auxiliares de las unidades operativas y reúnen las características de departamentos de servicios, tales como contaduría, sistemas o personal. Su función es recopilar y transmitir información para el control (De Zuani, 2005; Robbins y Coulter, 2014; Koontz y Weilrich, 2007).

Costos del Control Administrativo

Una excelente opción es el curso ofertado por AMA Global, denominado Planeación y Control, tiene una duración de 12 horas, 2 días con dos sesiones de 3 horas c/u. La inversión es de $10,500 +IVA (pesos mexicanos), cuya finalidad es evitar cuellos de botella y mantener balanceadas las líneas operativas buscando la mayor productividad de su empresa a través de herramientas, técnicas y estrategias de planeación.

Conclusiones

• Todas las empresas deben tener un control administrativo para enfrentar retos y solucionar problemáticas.
• No importa si eres una pequeña o gran empresa, necesitas estar al pendiente de cada proceso y contar con un equipo integral que te ayude a alcanzar tus objetivos, basados en medir y corregir el desempeño individual y organizacional.
• Considera las estrategias que te ayudarán a mejorar.
• Recuerda las características del control administrativo y ponlas en práctica, sigue avanzando y ¡Éxito!

Para saber más

Un libro básico de este tema es Introducción a la Administración de las Organizaciones, de Elio Rafael de Zuani (2005), con un costo de $350 pesos.

Tu turno

Te damos las gracias por leernos y te invitamos a comentar tus impresiones sobre este tema. Asimismo, no dudes en compartir este texto con otras personas, que como tú tienen el entusiasmo de mejorar su negocio con nuevas herramientas y conocimiento.
¡Te deseamos éxito siempre!

Bibliografía