Administración de proyectos

¿Qué es la administración de proyectos?

Acorde con la Real Academia Española (RAE, 2021) proyecto significa “propósito o pensamiento de ejecutar algo”, entonces la administración de proyectos (AP) dentro de la Administración es un aspecto enfocado al desarrollo de actividades que tienen una organización secuencial, en busca de obtener un producto, servicio o resultado.

Los proyectos siempre son concebidos, planeados, ejecutados, controlados, monitoreados y cerrados durante un periodo específico, periodo donde las empresas, que requieren de la administración eficiente y efectiva de sus proyectos, buscan un administrador de proyectos para el desarrollo de un proyecto determinado.

El administrador de proyectos aporta el conocimiento y la experiencia en la administración de los proyectos. Es una pieza clave para el éxito de los proyectos y de las organizaciones (Guido y Clements, 2012).

Importancia de la administración de proyectos

Todas las personas en algún momento hemos tenido en mente algún proyecto que deseamos efectuar, pero desconocemos los aspectos que nos ayudarían a lograrlo. Por lo tanto, en el ámbito empresarial la administración de proyectos es importante porque:

• Permite cumplir la misión de una organización, pues como menciona Perezanta (2014) “a través de ella, se detonan los procesos de cambio con una visión estratégica de acoplamiento, de conjunto y sinergia entre las diferentes áreas que integran la organización”.
• Facilita la identificación  de las personas y los recursos físicos necesarios durante el tiempo para completar un proyecto. Si bien, es temporal, los resultados son perdurables.
• Se trabaja bajo objetivos,  pues para una empresa u organización es importante que cuando comienza un proyecto exista la certeza de que tiene un objetivo claro que establece lo que se logrará. Es el producto final tangible que el equipo del proyecto debe producir y entregar. El objetivo del proyecto se define en términos de producto final o entregable, programa y presupuesto y requiere que se complete el alcance del trabajo del proyecto y se produzcan todos los entregables por un tiempo determinado y dentro del presupuesto

Todo esto es lo que ofrece una adecuada administración de proyectos.

Elementos de la administración de proyectos

En gran parte, para que un buen proyecto llegue a su fin es necesario considerar cada uno de los elementos que la conforman y son los siguientes:

1. Contexto general.

De acuerdo con Garay, C. y Larson, E. (2009, p. 3) dado que la AP es un estilo de administración, orientado a resultados, tiene relación con todos sus componentes.

2. Metodología de la Administración de proyectos.

Este ciclo se integra por las fases de inicio, planeación, ejecución, monitoreo y control, y cierre.

1. En el inicio se concibe la idea que quiere ejecutarse, relacionada con un problema, necesidad, deseo o frustración.
2. La planeación es algo que se hace antes de efectuar las acciones de ejecución del proyecto.
3. La ejecución es la fase donde se desarrollan las actividades y tareas planeadas para que el proyecto sea posible.
4. El monitoreo y control es el conjunto de acciones orientadas a dar seguimiento y vigilar que cada fase del proyecto se realice de acuerdo con lo planeado.
5. El cierre significa concluir y cerrar relaciones o compromisos y facilitar referencias favorables para el desarrollo de futuros proyectos.

3. Corazón de la administración de proyectos.

Consiste en tener alcance, costo y tiempo:

• Donde el alcance es el proceso que desarrolla una descripción detallada del proyecto y producto;
• El costo es la definición en unidades monetarias de todos los tipos de requerimientos para concretar los alcances
• El tiempo es la medición de la duración de las tareas necesarias para obtener el producto, servicio o resultado del proyecto.

4. Procesos.

Conjunto de actividades que inyectan vida al proyecto y que, mediante el uso de herramientas y técnicas agregan valor y hacen que el producto, servicio o resultado final procure mayor satisfacción a todos los participantes, en especial, al dueño del proyecto y al administrador responsable.

5. Herramientas para el administrador de proyectos.

Son las herramientas utilizadas para realizar mejor las actividades relacionadas con el proyecto.

6. Temas selectos de proyectos.

Son instrumentos de distintos tipos que apoyan de manera directa al proyecto (Torres y Torres, 2014, pp.7-9).

Estrategias de la administración de proyectos

Como puedes observar, todos los elementos están relacionados entre sí y se necesita de gran disposición para llegar a los resultados esperados, así que puedes utilizar diversas herramientas, como las que aquí te compartimos.

1. Cuida que tu proyecto sea balanceado en tiempo, costo, alcance y calidad

De lo contrario puedes tener dificultades.

En el alcance, delimita hasta dónde va a llegar el proyecto, aquí te puedes ayudar de un Diagrama de Descomposición Funcional (WBS), identificar requerimientos y resolver pendientes.

Para el tiempo, emplea un calendario del Proyecto donde definas las actividades, secuencia, estimación de tiempo y puedas monitorear su estatus.

Lo concerniente al costo es dar soporte a la estimación, pronósticos, presupuestos y monitoreo monetario del proyecto; por lo tanto, revisa la propuesta, implanta un Sistema de Control Financiero y establece el presupuesto baseline.

Y en la calidad, define los procesos de mejora y aseguramiento de calidad, desarrolla y ejecutar los planes de prueba para el control de la calidad.

2. Considera el proceso de la administración de proyectos

No olvides que debe tener las etapas de inicio, planeación, ejecución y cierre. También mantente cerca de los objetivos, que consisten en terminar en el tiempo programado, dentro del presupuesto asignado, cumplir con requerimientos y expectativas.

3. Recurre a un Project Management o director de proyectos

Quien será el responsable principal de que el proyecto culmine, cubriendo todas las expectativas y con la mayor eficiencia en cada una de las fases de la vida del proyecto. Esta persona deberá tener la capacidad de trabajar con un equipo, manejar tensiones, ser creativo e innovador, flexible, tener capacidad de negociación, brindar motivación, tener tolerancia a la frustración, seguir el código de ética y actuar con profesionalidad.

4. Utiliza herramientas de colaboración online

Ya que de esta manera se estará agilizando el proceso del proyecto y facilitando que los miembros del equipo conozcan el estatus del mismo, como Bitrix24 o Asana.

5. Utiliza el Diagrama de Gantt

Una herramienta básica que ayuda a planificar el flujo de trabajo de un proyecto, mediante este diagrama podrás visualizar la relación del tiempo que se necesita para lograr la consecución de los objetivos en el tiempo planeado y presupuesto asignado.

6. La Gestión del Valor Ganado (Earned Value Management, EVM).

Con ella podrás medir el desempeño de un proyecto a partir de la comparación de su avance real frente al planeado, una visión que permitirá analizar tendencias y formular pronósticos.

Administración de proyectos ejemplos

Empresa de comercio minorista de Chile.

Esta empresa contaba con negocios en supermercados y tiendas departamentales, ofrecía a sus clientes, mediante su propia tarjeta de crédito, financiamiento para sus compras tanto en sus propias tiendas como en otros comercios adheridos. Cuenta con una gerencia encargada de la administración de las tarjetas.

En esta área se llevan a cabo proyectos de integración relacionados con la apertura de supermercados y tiendas, convenios con otros comercios, atención a clientes, etc.

En el primer semestre de 2004 el área de Administración de Tarjetas definió la necesidad de contar con una metodología de administración de proyectos y una PMO que apoyara estos procesos, proporcionara  herramientas y apoyara a los Jefes de Proyectos en su gestión.

Para llevar a cabo este proyecto contrató a una empresa experta en el tema, la cual:

• Comenzó por actualizar las herramientas Project EIS y MS Project
• Redefinió la tipología de proyectos
• Refinó el proceso de solicitudes (selección, priorización, capacidad y asignación)
• Profundizó la definición de roles en la MAP, como JP, Sponsor, BR, PMO, Analista, Usuario, Jefe de Área
• Definió e implementó el proceso de seguimiento de proveedores (Control del proyecto, Control de cambio, Asuntos, Informes de Avance, Administración de riesgos).
• De 2004 a 2008 entrenaron a los jefes de proyectos, a sus equipos, ejecutivos y clientes directos con cursos y talleres sobre Gestión de Proyectos – Vale la pena, Gestión de Proyectos – Qué y Cómo, la aplicación de la MAP, el uso del PEIS y el MS Project, logrando grandes avances (Concha, Reyes y Moreno, 2008).

Mi pequeña Frida.

Es una Mipyme mexiquense que nació en 2015, dedicada originalmente a la bisutería artesanal; en 2019 comenzó el proyecto de expandir el giro del negocio hacia la ropa con bordados propios, playeras, sudaderas, gorras y chamarras.

El proyecto se denominó “Dar magia a las prendas”. El proyecto era balanceado en tiempo, alcance y calidad, y costo; al respecto, la dueña de la empresa comenzó a planear con base en las fases de la administración del proyecto (inicio, planeación, ejecución, monitoreo y control, y cierre).

• En el inicio ella detectó la necesidad de los consumidores por tener prendas artesanales con bordados únicos o personalizados.
• En la planeación comenzó a establecer tiempo de inicio y fin, cronograma, revisión de proveedores, costos, materiales, diseños, elementos para el bordado, etcétera.
• La ejecución dio inicio en mayo de 2019, con su línea de playeras Lele y lotería, colores básicos de playeras con bordados de muñequitas Lele y cartas del juego de lotería mexicana.
• El monitoreo y control se llevaron a cabo en los meses de julio y agosto, aunado al control de calidad, para que a finales de agosto se diera por terminado el proyecto.

De esta forma comenzó la difusión de las nuevas prendas de Mi pequeña Frida en el mes de septiembre. A partir de ahí siguió la línea sudaderas, prendas para cubrirse del sol (sombreros y gorras), chamarras y bolsas. Actualmente trabaja en un nuevo proyecto para infancias.

Fases de la administración de proyectos

Más que solo decirte las fases, además es importante que sepas como implementar cada etapa, a continuación te diremos como:

1. Define

Qué estrategia seguirás y realiza el desglose de las etapas del proyecto a desarrollar.

2. Toma en cuenta las dos características de los proyectos, que los distinguen de otro tipo de operaciones.

La primera es su carácter temporal, es decir, tienen un tiempo finito y predeterminado que se puede estimar de una manera muy general desde el inicio. La segunda es la naturaleza única, novedosa o diferenciada del objetivo y del resultado a alcanzar.

3. Aclarar los detalles de tu proyecto antes de comenzar

Evalúa tu proyecto desde varias perspectivas, para poder visualizar los desafíos que tal vez no se noten a primera vista; elige a las personas adecuadas para que formen parte del equipo del proyecto, pues este puede ser tan exitoso como las personas que trabajan en él. Se debe elegir cada miembro del equipo por las habilidades y personalidades que aportan al proyecto.

4. Mide el progreso y evalúa tu proceso

Después de completar el proyecto, después de los informes del proyecto, los análisis de resultados, las retrospectivas, o como quieras llamarlo, tienes que evaluar el proyecto una vez finalizado.

5. Desarrolla un plan estratégico

En Donde consideres el objetivo final, lanza la pregunta ¿Cómo llegamos allí? A partir de ahí, el plan estratégico se utiliza para utilizar los recursos necesarios y establecer prioridades. Un proyecto estratégico tiene hitos a lo largo del desarrollo para medir el éxito, así como procesos claros para asegurarse de que los equipos logren dichos hitos.

La responsabilidad de la planificación estratégica suele recaer en el gerente de programas estratégicos (SPM, por sus siglas en inglés). Este profesional de la gestión de proyectos supervisa un proyecto de principio a fin, y se asegura de que todas las partes involucradas sepan exactamente lo que está sucediendo y tengan lo que necesitan para alcanzar el éxito. Ven el “panorama completo” de un proyecto y trabajan para mitigar el riesgo.

6. Realiza reuniones regulares de estrategia de todo el equipo.

Esto les da a todos la oportunidad de estar presentes en las discusiones sobre cada proyecto y los cambios a realizar. Para reducir la pérdida de tiempo, es recomendable limitar las reuniones a 50 minutos, redactar una agenda de la reunión y enviarla a todos los miembros del equipo previamente, o programar la próxima reunión de antemano, y de los temas que allí se tratarán (Becerra, 2016; Monday, 2020).

Cursos de administración de proyectos

Asana

Una herramienta útil sobre todo para gestionar los proyectos de tu equipo y organización. Ofrece tres opciones, la básica, Premium y Business, la básica no tiene costo alguno y está dirigida a quienes están empezando a gestionar proyectos; la Premium tiene un costo de 10.99 dólares mensuales y ofrece dar seguimiento a los proyectos de equipo con funciones y recursos como cronograma, emisión de informes sobre un número ilimitado de proyectos, formularios, proyectos y equipos privados, entre otras opciones. Y Business, con un costo de 24.99 dólares mensuales, que incluye las funciones Premium, más portafolios, objetivos, herramienta para crear reglas personalizadas, personalización y series de opciones en los formularios, entre otros (Asana, 2021). Para mayores informes puedes consultar aqui

Project Manager o Administrador de proyectos

Otra opción es contratar a un Project Manager, cuyo salario promedio en México en este 2021 es de $14,985 mensuales, acorde a información proporcionada por Talent.com, que puede ser consultado aqui

Conclusiones

Pensar un proyecto sin duda debe tener un principio, un desarrollo y un fin, para que sea exitoso y resulte apropiado.
Hay diversas herramientas para llevar a buen término esa idea que ronda dentro de las empresas, sin importar el tamaño de las mismas.
Es importante tener claro las partes que involucran a la administración de los proyectos, pues al final es un todo y todos los elementos pueden hacer la diferencia.

Libros de administración de proyectos

Un libro muy completo e interesante para profundizar en este tema es el de Zacarías Torres y Heli Torres (Coords.), del año 2014, denominado Administración de proyectos. Su costo en Amazon es de $408.50. Sin duda un básico para los proyectos.

Tu turno

Te damos las gracias por leernos y te invitamos a comentar tus impresiones sobre este tema. Asimismo, no dudes en compartir este texto con otras personas, que como tú tienen el entusiasmo de mejorar su negocio con nuevas herramientas y conocimiento. ¡Te deseamos éxito siempre!

Bibliografía