Descripción de puestos

¿Qué es descripción de puestos?

Dentro de las compañías hay diferentes áreas en donde se puede trabajar: ventas, marketing, comunicación, producción, compras, logística, etc. Para que puedan funcionar correctamente cada sector (y toda la compañía), es necesario contar con personal calificado, humano y competitivo internacionalmente que ocupará un lugar en una área específica que encaja con sus competencias, experiencia y estudios.

Ejemplos de descripción de puestos

Te dejamos un formato de descripción de puestos, solo tienes que descargarlo y utilizarlo con los datos de tu empresa haciendo click en este enlace:

También te dejamos 3 ejemplos de descripción de puestos ya llenos de los siguientes empleos: gerente general, director general y contador  y además puedes descargarlos.

Importancia de la Descripción de puestos

Las empresas necesitan personal para realizar actividades que generen productos y servicios y que sus  ganancias puedan ser repartidas tanto a la compañía como con sus trabajadores. Las personas que laboran en cualquier puesto de trabajo generan una relación laboral con la compañía u organización que lo contrató para realizar actividades específicas y ganar un salario.
Para esto, el departamento de Recursos Humanos cuando se abre una vacante se dedica a especificar las características que tiene un puesto a través de formatos que serán publicados en bolsas de trabajo para que puedan aplicar candidatos que reúnan los requisitos.

Tipos de puestos de trabajo en una empresa

Hay diferentes tipos de puestos que tienen diferente jerarquía. Las empresas tradicionales suelen tener jerarquías verticales (arriba el jefe y en línea hacia abajo los subordinados). Sin embargo, a partir del siglo XXI nace la idea de eliminar la idea de las jerarquías y tener un orden meramente horizontal, es decir, todos los puestos tienen la misma importancia y todos los equipos de trabajo colaboran sin tener estatus. Empresas de origen escandinavo, sobre todo Suecia, aplican este tipo de orden como: AstraZeneca, Spotify, H&M, entre otras.

Acorde a las áreas de la empresa, los puestos de trabajo principales, de los cuales se derivan otras posiciones para así formar diferentes equipos son:

• CEO o director ejecutivo: CEO es el acrónimo inglés de Chief Executive Officer, se traduce como director ejecutivo y es el responsable de toda la gestión y dirección de una empresa. Su importancia radica en tener la responsabilidad de liderar la evolución de la empresa y a todo su equipo.
• Director de operaciones: Es el responsable de la creación y distribución de productos dentro de la empresa. Es una figura clave porque es quien va a implementar todas la estrategias para cumplir con las metas de la compañía en el tiempo indicado.
• Director comercial: Está a cargo de todo lo que tenga que ver con las ventas de productos y /o servicios de la empresa. Su función es generar planes para que las ventas cumplan los objetivos y la misión y visión de la empresa. Una de sus importantes tareas es motivar a todo su equipo para mantener y aumentar los niveles de ventas. Es un área crucial porque aquí se obtienen los recursos para financiar todas las actividades.
• Director de marketing: Su función es conocer a profundidad el producto y/o servicio de la empresa, así como a su mercado meta para generar las estrategias más adecuadas con el objeto de promocionar, comunicar, difundir y lograr el éxito y posicionamiento de la marca.
• Director de Recursos Humanos: Aquel encargado de mantener en orden las relaciones laborales de la compañía y analizar el desempeño de cada trabajador. Es el primer filtro para contratar a otros trabajadores.
• Director de atención al cliente: Es quien se encarga de darle seguimiento a los clientes antes, durante y después de la compras. Su principal objetivo es lograr la entera satisfacción de los clientes, lo cual derive en que ellos mismos sean promotores de la marca y así atraer más clientes.
• Director financiero: Es quien va a estar a cargo de las cuestiones financieras y fiscales de la empresa. Es aquella figura que administrará los recursos de la empresa en base a una planeación.

Elementos de la descripción de puestos

Lo más común que utilizan los departamentos de Recursos Humanos son plantillas o formatos de descripción de puestos de trabajo. Estos deben contar con la siguiente información:

• Nombre del puesto.
• Departamento.
• Tipo de jornada.
• Horario y días que se laboran
• Fecha de publicación y fecha límite de recepción de documentos
• Ubicación del área de trabajo.
• Sueldo.
• Descripción de etapas de selección.
• Descripción del puesto.
  • Responsabilidades
  • Personas a cargo
• Perfil curricular
• Experiencia
• Competencias deseadas
• Descripción de evaluación del puesto
• Aclaraciones

Te damos un ejemplo de un puesto de trabajo en la Procuraduría Federal del Medio Ambiente.

Funciones de la descripción de los puestos

La descripción de puestos da a conocer a detalle las funciones, competencias y obligaciones propias de una posición dentro de la empresa. Por otra parte se establecen las expectativas que tiene la empresa u organización con el futuro empleado, en donde será evaluado y gestionado durante su desempeño.
Para Recursos Humanos (R.H.) es un recurso fundamental para generar análisis sobre el nivel de la producción, los objetivos, el desempeño y las relaciones laborales. La descripción de los puestos de trabajo deben estar bien redactados y ser sumamente precisos de tal manera que se proporcione los deberes, responsabilidades, formación, experiencia, certificaciones e información de la compañía.
Para lograr lo anterior, es necesario que el departamento de R. H. conozca muy bien a la empresa, la misión, visión, principios y tener muy claro las necesidades de cada puestos de trabajo, ya que se requiere un trabajo colaborativo y profesional en cualquier empresa o Institución.

¿Cómo saber qué puestos debo tener en mi empresa?

Para saber que estructura laboral requiere tu empresa, te presentamos el análisis de la siguiente figura:

1. Producción: Para que pueda vender algún producto o servicio necesitas contar con el producto. Es por esta razón que es necesario tener puestos laborales encargados de producir, desde ingenieros industriales hasta creadores de contenido. El objetivo es que tengas un producto de calidad, que se diferencie de la competencia y que satisfaga las necesidades no cubiertas en el mercado.
2. Recursos Humanos: Una vez que tengas el producto, es necesario crear vacantes que formen parte de una estructura empresarial, y que además dicha estructura este bien definida, por puestos de trabajo específicos que fomentaran la efectividad en cada actividad que se realice por área de trabajo.
3. Ventas: Una vez que tengas tu producto o servicio, es necesario contar con puestos de trabajo dentro de esta importante área, en donde el enfoque principal será dar a conocer la empresa, productos, servicios y marcas y así generar ingresos económicos.
4. Administración: Las ganancias y recursos de la empresa deben ser controlados y administrados de manera eficiente para generar el crecimiento de la corporación.

Proceso para realizar un formato de descripción de puesto

Quien se encarga de realizar todos estos formatos es el departamento de Recursos Humanos, quien conoce a profundidad toda la cultura organizacional de la empresa, sus metas y su visión.
Los puestos se van generando conforme la empresa va creciendo y sus necesidades van evolucionando o los puestos de trabajo son abiertos porque las personas terminan la relación laboral, ya sea porque ascendieron o porque simplemente culmina su tiempo en ese puesto.
Para poder realizar una correcta descripción de los puestos de trabajo debe ser sumamente específico porque el candidato va a desempeñar las actividades descritas, y si no estaban descritas el posible trabajador puede argumentar que no estaba en su descripción.
Tomemos el ejemplo anterior de la Secretaría del medio ambiente. En ningún momento piden tener conocimientos de programación. Si durante el trabajo le pidieran hacer un proyecto de programación y el trabajador no sabe como hacerlo, puede argumentar que no sabe hacerlo y requiere capacitaciones, que es responsabilidad de la empresa. Ahora, que si el candidato miente y si estaba en la descripción del trabajo podrían existir consecuencias negativas con el empleado.

Beneficios de la descripción de puestos

Gracias a la diversidad que existe hay varias de actividades y puestos de trabajo que puede hacer un candidato. Sin embargo, es importante delimitar las actividades de cada colaborador.

Por ejemplo, si mi puesto es ser ejecutivo de ventas mis obligaciones no están orientadas a la administración de recursos. Ojo, no estamos diciendo que no hagas algunas actividades que se pueden presentar de forma imprevista, sin embargo es recomendable clarificar y profundizar en las descripciones del trabajo para mejorar los ambientes laborales.

Otro beneficio está en los ambientes sanos de trabajo, entre más claro están los acuerdos la relación laboral será más clara y tendrán mejor comunicación. Ejemplo: si en el puesto de trabajo el sueldo es de $15,000.00 MXN mensuales, no podría pedir menos que ese rango (y se podría negociar en algunos casos, elevar el salario, todo depende del presupuesto de la compañía).

Con los formatos de trabajo la viralización es más fácil. Sí necesito personal plataformas oficiales dedicadas a la vida profesional (sean redes sociales como LinkedIn) o bolsas de trabajo (universitarias, privadas o públicas). Será más fácil que más gente conozca la vacante si se puede compartir y se tienen los datos correctos.

Estrategias para los formatos de puestos de trabajo

Si eres del departamento de R.H. y no tienes idea de como llenar las plantillas para describir puestos, aquí te damos unos consejos:

• Identifica necesidades: Realiza un análisis de los diferentes equipos de trabajo. Identifica las tareas que realizan, y metas, sus actividades diarias, realiza mapas conceptuales de qué hace cada quien. Una vez recopilada la información realiza organigramas.
• Evaluación de plantillas de personal: Una vez que sepas que se necesita o tengas una idea clara de los puestos de trabajo. Evalúa en tres fases:
  • Una como trabajo individual
  • Segunda con el trabajo en equipo
  • Por último, propón al menos una mejora.
• Reestructuración: Una vez que se cree una nueva vacante o una existente, modifica la plantilla (o créala si es un nuevo empleo) de acuerdo a las necesidades más las mejoras que notaste.

Conclusiones

La descripción de puestos de trabajos lleva una gran responsabilidad porque es el inicio de los posibles nuevos recursos humanos que trabajan en equipo para tu empresa, aquí te dejamos lo más relevante:

• Los puestos de trabajo son evaluados por Recursos Humanos.
• Se tiene una plantilla que describe de manera general cuales son las actividades que se realizan en la empresa en un área en específico.
• Las fichas descriptivas de un puesto de trabajo describen a detalle todo lo que la vacante requiere para que el posible candidato pase a otras fases si cumple con los requisitos.
• Contar en la empresa con una descripción de puestos detallada y estructurada permitirá una seleccionar a la persona indicada para cubrir el puesto, además de contribuir a una relación laboral sana que derive en un ganar – ganar tanto para el empleado como para el empleador.

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