Administración de Ventas

En general, todo lo que concierne a las ventas está interrelacionado, porque se busca un fin común: generar ingresos; sin embargo, cada proceso tiene sus especificaciones y enseñanzas. Si quieres saber qué es la Administración de Ventas, te lo diremos en este texto, y podrás encontrar

• • Definición de Administración de ventas
  • Cuáles son sus funciones
  • Las características que componen a la Administración de Ventas
  • Los beneficios que puede ofrecer a tu empresa
  • Estrategias
  • Cómo lograr una mejor administración de ventas
  • Y algunos costos de software que pueden ayudarte a tener el registro de tus ventas para planearlas y contar con datos precisos.

Te invitamos a seguir leyendo y a conocer un tema más, que seguro ayudará a tu negocio.

¿Qué es Administración de Ventas?

Durante el desarrollo de una empresa existen varios momentos, donde será necesario saber evaluar cada situación y encontrar las soluciones prudentes, que pondrán fin a la dificultad pero también dejarán un aprendizaje. Dentro de la administración de ventas hay muchas cosas por hacer y para ello, primero te diremos qué es.

Tomaremos como definición lo planteado por Bertrand Canfield (1975: 19), donde la administración de ventas “comprende la dirección y el control de los agentes, el planteamiento, la elaboración del presupuesto y táctica de las ventas, la coordinación de la investigación del mercados, la publicidad, la promoción de ventas y el mercadeo y la integración en el programa comercial de todas las actividades de negocios que contribuyan al incremento de las ventas y sus beneficios”.
Uno de los puntos claves será estar cerca del equipo de operaciones de venta y sacar el máximo provecho.

Funciones de la Administración de Ventas

Resulta indispensable contar con personal apto, buenas estrategias de marketing, productos y hasta estar al día en páginas o en la empresa física, pero nada tan bueno para el éxito como las ventas, por ser lo que sostiene a todo negocio. Actualmente varios expertos hacen referencia a lo importante que es saber administrar los procesos de venta, para ampliar horizontes en temas como presupuesto, publicidad y mercadeo, pues en la administración de ventas se conjuntan varias áreas que no sólo tienen relación con ventas; a decir porque se encarga de las siguientes funciones:

• • Aquellas relacionadas con la planeación, dirección y control de las actividades del personal de ventas (organización del equipo de ventas, principalmente, tomando en cuenta al Director de ventas, Director comercial y vendedores).
  • Reclutar, seleccionar y capacitar al personal dedicado a las ventas (Recursos humanos).
  • Planeación de estrategias de ventas. Se buscará crear la mejor estrategia, de la mano de todas las áreas que pueden aportar, sea en temas de publicidad, proyecciones o mercadeo.
  • Supervisión de costes, remuneración y ganancias. Los encargados de la administración de ventas tomarán en cuenta beneficios y costes, para ajustar lo necesario e identificar la causa de posibles errores que impidan lograr lo planeado.
  • Estudios de mercado. Si se piensa que es una tarea doble, para nada, pues la administración de ventas buscará coincidir con la fuerza de ventas o el departamento de marketing que puedan llegar a realizar el estudio de mercado, teniendo como único fin el de encontrar garantía en las ventas.
  • Relaciones con clientes y proveedores. Al ser el cliente y su satisfacción temas cruciales en el desarrollo de la empresa, no es una sorpresa que el área mencionada busque mantener buenas relaciones tanto con proveedores como con consumidores.

Características

La administración general tiene peculiaridades distintas a la administración de ventas, por la importancia que tiene dentro de una empresa y por el contacto frecuente con la mayoría de las áreas. A continuación te explicaremos cuáles son sus características y notarás que existe una relación estrecha con sus funciones, así como con sus objetivos (mantienen conexión) por la naturaleza de las tareas desarrolladas.

• 1. Planeación: Se realizan procedimientos de planes, para determinar objetivos, políticas, programas y campañas.
  2. Organización: Tiene relación con el personal que tenga como función participar en la planeación.
  3. Personal: Participa y forma parte en la selección de personal, y en su entrenamiento para ejecutar algunas acciones (relacionadas con ventas, particularmente).
  4. Dirección: Realiza tareas de supervisión de miembros del equipo.
  5. Control: Estará al pendiente del logro de resultados, en tiempo y forma; realizando adecuaciones, de ser necesario (Cfr. Torres, 2014: 5).Además de estas características, existe un área importante, con la cual ha cambiado la forma de relacionarse en la actualidad, y es la mercadotecnia, hecho que es uno de los puntos claves para y en una empresa del siglo XXI.
  6. Administración de ventas y mercadotecnia: En todo negocio la mercadotecnia incluye a la administración de ventas, en cuanto a productos, precios, canales de distribución y la promoción (venta personal, publicidad, promoción y relaciones públicas), y es conocido como el marketing mix, donde es importante que la fuerza de ventas participe activamente para que tal mezcla funcione.
     Entonces, ¿por qué la administración de ventas debe trabajar de la mano de la mercadotecnia? Porque en las últimas décadas la función de la mercadotecnia ha adquirido nuevas responsabilidades y nueva importancia, llegando a lo que Philip Kotler denomina marketing 3.0, que está enfocado en lo que piensa y necesita el consumidor para ofrecer productos basados en valores; no sólo en consumidor o en el producto. Entonces, en ese proceso la administración de ventas debe participar, buscando que en la planeación, el proceso, el marketing y el mercadeo, que no se pierda de vista la finalidad de los valores, buscando el mejor resultado para el cliente y la empresa.

Beneficios de una correcta administración de ventas dentro de la empresa

El mercado enfrenta grandes cambios, muchos de ellos relacionados con las ventas, y es de suma importancia contar hoy, más que nunca, con una buena administración de ventas en tu empresa, pues a través de ella se podrá hacer frente a los tres grandes retos que han hecho tambalear a más de una empresa: innovación, tecnología y liderazgo.

La innovación, suena repetitivo pero no es así, la competencia es cada vez más fuerte y ofrecer algo diferente o hacerlo de otra forma permitirá darte herramientas para seguir adelante. Por su parte, en la tecnología se trata de utilizar a favor de tu empresa y de tu personal, las herramientas tecnológicas sobre ventas. Y por último, el liderazgo, que es la capacidad de hacer que todo salga acorde a lo planeado, en beneficio de la organización de ventas y de los clientes.

Es así que la administración de ventas ayudará a enfrentar con inteligencia las dificultades que se presenten, protegiendo al máximo tu negocio, respondiendo con base al entorno de la empresa en cuestión y siendo apegados a las estrategias de marketing (Johnson y Marshall, 2009: ¿Hay beneficio más atractivo?)

Estrategias a implementar en la administración de ventas

Como mencionamos al comienzo, la administración de ventas es muy completa, pues colabora con diversos sectores de una empresa, pero tiene un compromiso muy importante con el cliente y las ventas, y si quieres mejorar en este sector, las estrategias recomendadas por los expertos son:

• Planear el mercado: Utilizar el marketing mix adecuado para el desarrollo de los programas y las estrategias que permitan llegar a los clientes.
• Interacción con los clientes: Pensar en el cliente no sólo como consumidor, sino como una persona con valores, que busca dejar huella en este mundo, enfocando los programas y conocimientos hacia él, buscando establecer canales de contacto con ellos, tanto en persona como electrónicamente.
• Analizar y perfeccionar: En esta fase se puede analizar y perfeccionar el proceso de la ARC (estrategia de negocios destinada a comprender, anticipar y manejar las necesidades de los clientes y de los posibles clientes, CRM por sus siglas en inglés), pues un cliente feliz es un incremento en las ventas.

Ejemplos

La empresa Cisco Systems es un ejemplo de una exitosa administración de ventas, basada en el desarrollo de las relaciones con el cliente a través de Internet. Esta empresa estadounidense vende los productos de diseño de redes que hacen que funcione Internet y la mayoría de las redes corporativas internas, de manera que naturalmente utiliza la Web para desarrollar sus relaciones con el cliente.

Mientras que la mayoría de otras empresas todavía utiliza la Web principalmente como un canal de información, el sitio web de Cisco es una herramienta muy útil que les permite:

1. Que sus vendedores desarrollen las relaciones con el cliente, al mismo tiempo que realizan las ventas.
2. Que los clientes hagan un seguimiento del estado de sus pedidos y que obtengan precios actualizados e información disponible, así como consejo técnico, dejando así en libertad a los vendedores para que hagan lo que saben hacer mejor, vender.
3. El sitio de Cisco recibe cientos de miles de hits al mes, lo que se traduce en millones de dólares en ventas y en más de 50 por ciento de sus ingresos totales.
4. La explotación de este canal de oportunidad ha reducido de forma considerable los costos de ventas y de servicio al cliente para Cisco. En vez de dedicar mucho tiempo a responder a las preguntas de los clientes acerca de los pedidos y los problemas técnicos, los vendedores se enfocan en mantener las relaciones existentes con los clientes y en encontrar nuevos prospectos (Anderson et al., 2010: 12).

Acorde a su último corte del año 2020, esta empresa ha ingresado 12 000 millones de dólares y el valor de sus acciones ha subido 0,79 dólares por cada título; mientras que sus ingresos por servicios han subido un 5% con respecto al mismo periodo del año pasado (primer trimestre) hasta alcanzar los 3.380 millones de dólares.

Cómo lograr implementar una administración de ventas óptima

Para que una compañía pueda contar con una administración de ventas óptima y acorde a sus necesidades, será importante que en su planeación se consideren los únicos tres pasos de su proceso, estos son:

1. Formulación: El programa de ventas debe tomar en cuenta los factores del entorno que enfrenta la empresa. Los ejecutivos de ventas organizan y planean las actividades generales de las ventas personales y las suman a los demás elementos de la estrategia de marketing de la empresa.
2. Aplicación o implantación: Comprende la selección del personal de ventas adecuado, así como diseñar e implantar las políticas y los procedimientos que encaminarán los esfuerzos hacia los objetivos deseados.
3. Evaluación y control: Implica elaborar métodos para observar y evaluar el desempeño de la fuerza de ventas. Cuando el desempeño no es satisfactorio, la evaluación y el control permiten hacer ajustes al programa de ventas o a su aplicación.
   Además de la puesta en marcha de este proceso, toma en cuenta que tener buen personal en el área de ventas será de gran apoyo; así que cuida la selección y contratación de quienes estarán en dicho departamento.
4. Crea una cultura dirigida al cliente (recuerda los supuestos del marketing 3.0)
5. Segmenta tu mercado de forma inteligente y real: Esto es, en ocasiones el departamento de marketing es quien realiza esta tarea, pero también quienes forman parte de la administración de ventas,  y ellos deberán dar atención oportuna a las demandas del sector que corresponda, de ahí la importancia de ofrecer una excelente atención.
6. Capacita al personal: En herramientas tecnológicas, tendencias y habilidades, recuerda que los cambios están al día.
7. Integra nuevas funciones comerciales a las ventas: Donde exista un intercambio y trabajo entre Directivos, fuerza y administración de ventas (Cfr. Johnson y Marshall, 2009: 10-15). Ten presentes los retos que enfrentas, dependiendo del ramo de tu compañía y planea, no olvidando que si tu administración de ventas es óptima, los beneficios también lo serán.

¿Cuánto cuesta implementar la administración de ventas dentro de la empresa?

• Como hemos indicado, en la administración de ventas participan directivos y otros miembros del equipo, y calcular los costos tendrá variaciones amplias dependiendo del giro y tamaño de la compañía que manejes; sin embargo, podemos aproximarte a unos costos generales si tomamos en cuenta que hay inversiones que pueden hacerse en software para la administración de ventas, te será de utilidad puesto que aprovecharás las ventajas de la tecnología, y manejarás mejor los procesos de venta.
• Puedes probar algunos de manera gratuita, como Bind ERP, este software permite la administración en la nube para ayudar en los procesos administrativos a las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas. Existe también Dynamics 365, de Microsoft, que permite una amplia gama de servicios, siendo los costos variables; para ventas de empresa tiene un costo de $1834 por mes (un usuario), y permite impulsar la productividad de las ventas, innovar con soluciones de ventas, mejorar la preparación del personal y aumentar la rentabilidad de las ventas con información avanzada, entre otras funciones.
• Otras opciones si tu empresa es nueva o pequeña son los software CRM, entre los que destacan: monday.com, con costos desde $147.00 al mes, diseñada para planificar, rastrear y colaborar en el trabajo; Zoho CRM, que cuenta con más de 40 aplicaciones integradas, que incluyen integración de redes sociales, una plataforma de experiencia del cliente, una plataforma de finanzas y más, con costos que oscilan entre $216.00, $630.00 y $810.00 mensuales.

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Conclusiones

1. • Si tu empresa tiene un buen desempeño en el área de la administración de ventas podrás enfrentar con herramientas y estrategias las situaciones que sean inesperadas en cuestión de costos, producción y mercado; además, contarás con datos específicos sobre tus clientes, operaciones y proveedores, lo que permitirá mejorar la gestión de varias áreas, pronóstico de ventas, estar a la vanguardia y traducir tal información en más ventas.
   • Finalmente, usa nuestros espacios para dejarnos tus comentarios y sugerencias. Recuerda compartir el presente artículo con más personas que como tú, quieren saber más sobre herramientas que ayuden a incrementar sus ventas, mejorar su negocio y adentrarse en el atractivo mundo de los negocios.

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