Eficiencia

¿Qué es la eficiencia?

La palabra eficiencia proviene del latín efficientia y suele interpretarse como: acción, fuerza, producción o administración. La eficiencia es una competencia sumamente valiosa para las compañías, y va en relación con los recursos que van a ser utilizados en un proyecto, objetivo o tarea para poder cumplirlos.

Se trata de administrar los recursos que se tienen de manera correcta para cumplir con los objetivos.

Relevancia de la eficiencia.

La eficiencia nos encamina a realizar una tarea correctamente, administrando de la mejor manera posible los recursos y así alcanzar los resultados buscados.

La eficiencia se centra en el know how (el cómo), y se centra en cinco pilares: recursos humanos, tecnología, capital, procesos y clientes. En apartados posteriores explicaremos a profundidad cómo desarrollar y mejorar esta habilidad.

Proceso para alcanzar la eficiencia

El objetivo de la eficacia y la eficiencia siempre es la efectividad, en otras palabras, cumplir con la meta. A diferencia de la eficacia, la eficiencia se va a lograr de dos maneras:

• Administrar todos los recursos que se tienen para alcanzar el plan, no importando si se agotan.
• Administrar todos los recursos y buscar la reducción y ahorro para el logro de los objetivos (más solicitado por las empresas).

Es importante destacar que ser eficiente no justifica que el trabajo final o el objetivo se entregue de manera deficiente. Es por este motivo que se puede lograr ser eficiente sin ser eficaz, pero no es lo deseado. Si bien, una manera de alcanzar la eficiencia es mediante el manejo óptimo de los recursos, lo cual debe tener como fin último lograr el objetivo, proyecto o tarea con efectividad, es decir, con excelencia.

Diferencia entre eficiencia y efectividad

Es bastante común creer que eficacia y eficiencia son sinónimos. Sin embargo, son conceptos totalmente distintos que de la mano crean la efectividad, siendo este su objetivo final.

Hay que tener claro que la eficacia se centra en utilizar los recursos racionales con los que se cuentan para alcanzar el objetivo previamente establecido. La eficacia es la capacidad para lograr lo que se propone, es decir, se centran en el “qué tengo que hacer para alcanzar mi objetivo”.
Por otro lado, la eficiencia se centra en administrar el uso adecuado de los recursos, al menor costo y en el mejor tiempo posible. Se da cuando se utilizan menos recursos para lograr el objetivo o lograr más objetivos con los mismos o menos recursos. En otras palabras, la eficiencia se centra en el “cómo debo llegar a mi objetivo”.

Funciones de eficiencia en la empresa

Una de los principales objetivos de las empresas es aplicar la eficiencia empresarial porque se buscan administrar los recursos reduciendo costos de producción y mejorar los resultados. Hay una frase muy popular que define la eficiencia: hacer mucho con poco.
Actualmente se puede alcanzar la eficiencia gracias a la tecnología, por ejemplo: ¿cómo ahorrarías luz en tu empresa a través de la tecnología? Empezamos por cambiar los focos tradicionales por luces led, después evolucionamos a tener apagadores automáticos que detectan el movimiento y luego instalaremos paneles solares, reduciendo los costos del pago de luz y se ayuda al planeta al instaurar energías limpias. Conforme la tecnología avanza, se puede lograr cada vez más la eficiencia y la sustentabilidad.

Elementos

La eficiencia se centra en la administración de los recursos, enfocándose en los recursos económicos, tecnológicos, humanos, procesos y de clientes. Sin embargo, también es necesario enseñar a todo el equipo de trabajo, es por esto que la eficiencia necesita:

• Métodos rápidos, efectivos y constantes de producción.
• Personas con actitud positiva y habilidades competentes.
• Correcta atención al cliente.
• Correcto apoyo extrínseco (Por ejemplo: apoyo del sector público al sector privado, seguridad, un correcto ambiente, etc).

Beneficios de la eficiencia en las compañías

La efectividad además de generar ganancias a las empresas debido a la reducción de recursos genera una buena imagen a las compañías. Esto es porque los clientes visualizan a las compañías como aptas, capaces y competentes, ya que logran cumplir sus metas en ventas (esto solo es si el producto o servicio, la atención al cliente y el proceso de compra es excelente. Si uno de los tres procesos falla, la eficiencia se verá afectada).

Estrategias para aumentar la eficiencia en tu empresa

¿Qué puedes hacer crear una empresa eficiente? Aquí en Guía del empresario te damos unos consejos:

1. Capacita a tu personal: En caso de existir una crisis es mejor que el equipo de trabajo esté preparado para saber cómo actuar y resolver la crisis rápidamente.
2. Automatiza: Busca softwares que automaticen procesos en la empresa. Deja que los equipos de trabajo se enfoquen en la creación y reflexión del trabajo.
3. Equipo especializado en TI: Tener un equipo de soporte mejora los resultados, eficiencia y productividad en las compañías.
4. Comunicación abierta: Promueve una cultura de retroalimentación ayuda a mejorar constantemente.
5. Menos es más: Reduce el tiempo y la cantidad de reuniones, déjalas para decisiones cruciales y comparte los acuerdos a través de mapas mentales.
6. Actualiza tecnología: Puede que en un principio el gasto sea fuerte, pero a largo plazo la tecnología ayuda al desarrollo de la eficiencia.

Ejemplo de eficiencia

Supongamos el siguiente escenario: la empresa CompuMex se dedica a crear computadoras 100% ensambladas en México. Para crear 100 unidades en un día, es necesario que las máquinas trabajen 4 horas continuas y que control de calidad cheque los dispositivos otras 4 horas. La eficiencia en el sistema se logra si se logra producir 200 unidades de computadoras en el mismo tiempo o crear 100 unidades en 5 horas, teniendo exactamente la misma calidad.

¿Cómo implementar la eficiencia en un panorama post pandemia?

¿Te has preguntado cuales son las empresas más efectivas en el planeta? ¿Qué es lo que debe tener una empresa? ¿Qué países son los que tienen empresas verdaderamente competitivas? Existe un reporte anual sobre la competitividad global ( The Global Competitiveness Report (GCR)) (2020) publicado por el Foro Económico Mundial (WEF). El objetivo del reporte es mostrar los avances de las economías y empresas para medir su eficiencia como países, empresas, mercados, medidas e innovación.
Dado a la pandemia del SARS COVID-19 las empresas se han visto afectadas en su producción, distribución y ventas. Por lo que el reporte fue diferente a los habituales y se centró en realizar una serie de descripciones del panorama y una prospectiva futura a los mercados y empresas.

 

Las empresas mejor evaluadas fueron aquellas que facilitaban el acceso al home office. Para alcanzar la efectividad ante una situación post pandemia. El Foro Económico Mundial establece lo siguiente:

1. Los gobiernos son parte de la eficiencia: Los gobiernos son parte de la efectividad, ya que deben digitalizar procesos, contar con estado de derecho, recuperar la confianza pública a partir del ejemplo y apoyar a su industria nacional.
2. Recursos Humanos debe cambiar: Debe de existir un plan para retener al talento y evitar despidos. La clave es crear programas de reciclaje profesional, ayudar a los trabajadores a fortalecer sus competencias y a desarrollar nuevas.
3. Reactivación de mercados: Las inversiones deben dirigirse a los proyectos de largo plazo. Las empresas deben de apoyar a consumir recursos locales y alentar a sus clientes a consumir productos nacionales.
4. Innovar: Es necesario crear tecnología que ayuden a más personas a acercarse al mundo digital y cerrar brechas sociales.

Costos de implementación

Aquí te recomendamos unos cursos para desarrollar y aumentar tu eficiencia:

• Google Activate oferta de manera gratuita y en español el curso “Aumenta la productividad en el trabajo” su objetivo es: Optimizar la gestión de tu tiempo y descubre cómo puedes ser más eficiente gracias a la delegación y la priorización. ¿Quieres inscribirte? Da click aquí.
• El curso “Aumenta tu efectividad” ofertado por ADR formación (escuela de liderazgo) es un curso en español de 30 horas con la posibilidad de tener o no un tutor durante todo el curso. El curso es en español y en línea, tiene un costo de $2,800.00 MXN sin tutor y de $4,500.00 MXN con tutor. ¿Te interesa? Da click aquí.

Conclusiones

Aquí te dejamos los puntos más importantes del tema:

• La eficiencia es una competencia se centra en el cómo administrar los recursos para alcanzar las metas.
• Se puede ser eficaz sin ser eficiente.
• La eficiencia es un trabajo colectivo tanto del ámbito público como privado.
• La eficiencia reduce costos a las empresas, contribuyendo en su óptimo funcionamiento y aprovechamiento de recursos.

Tu Turno

¡Muchas gracias por llegar hasta aquí! Nos gustaría saber tu opinión y experiencia sobre todo lo que leíste. ¿Cómo estás implementando la eficiencia en tu empresa? ¿Tu empresa es efectiva? ¿Qué valores y competencias son los más importantes para el alcance de tus objetivos? Escribe tus experiencia y opiniones en la sección de comentarios ¡nos encanta leerte!

Fuentes de Información