Proceso

¿Qué es un proceso?

Proceso, una palabra que encierra una gran cantidad de tiempo, pensamientos y estudios tras de sí. ¿Cómo podríamos definirla y darle forma a algo tan abstracto?

Para que un proceso sea exitoso, las actividades que lo conforman interactúan entre sí; una da paso al otro. Un punto muy interesante es que el fin de un proceso es la entrada a otro nuevo, parece algo complejo. Existen procesos de cualquier índole, y los más importantes y trascendentales para el humano deben ser documentados y controlados. Estamos hablando de métodos científicos, administrativos, técnicos, creativos y muchísimo más, la lista es inmensa.

Diagrama de flujo de un proceso

Se trata de una representación gráfica que ilustra los pasos, ideas o componentes de un proceso. Lo que se ponga en el diagrama dependerá del proceso y su naturaleza, ya sea industrial, creativo, empresarial, técnico, etc. Este tipo de trabajo es sumamente útil porque sirve para documentar lo que se realizará en la metodología establecida, sirve para corregir detalles o crear un diagrama nuevo en base a la experiencia previa obtenida.

Muchos diagramas son realmente complejos, por ejemplo, los del ámbito de la ingeniería y química utilizan símbolos y notaciones para representar un proceso. A pesar de ello, la información variará dependiendo de la materia, el diagrama puede ser desde simples notas y pasos hasta códigos muy complejos creados por un software.

En el diagrama de flujo se ejemplifica a grandes rasgos lo que sería el método de ventas de una empresa. Se expone el proceso y los pasos con los que tiene que cumplir un vendedor para captar a un cliente potencial. El diagrama documenta la estrategia a emplear para tener mayores probabilidades de que la venta sea exitosa. Delimita útilmente lo que se debe realizar y sienta las bases para que la acción de vender sea un proceso organizado y estructurado. Muchas veces un proceso es algo básico y eficiente.

Tipos de procesos

Actualmente, existen diversas metodologías para todo tipo de labores. A continuación, definiremos las más comunes y buscadas.

• Proceso administrativo: es un conjunto de tareas que se ponen en práctica para que una empresa funcione correctamente. A su vez, esta categoría está subdividida en múltiples medios como recursos humanos, marketing y contabilidad. Así pues, abarca todo lo que tiene que ver con administrar la información y los datos que mantienen a un negocio a flote.
• Proceso de comunicación: es una serie de acciones que se ejecutan para comunicarse eficientemente. Hay varios factores a considerar, la manera en la que el remitente transmite el mensaje, mensaje que se envía, receptor y la decodificación del mensaje, es decir, si entiende lo que se ha tratado de notificar o no.
• Procedimiento productivo: son las etapas que ocurren en la producción de algún bien, producto o servicio. Por lo general, este tipo de proceso se encarga de trabajar con materias primas y auxiliares. En muchas ocasiones en este ámbito se combinan varios procesos para crear el producto en cuestión.
• Proceso técnico: tiene que ver con la metodología utilizada para diseñar, desarrollar y analizar un sistema en concreto. Cuenta con canales adyacentes que se encargan estudiar el sistema, sus elementos y los componentes necesarios para la integración, prueba y producción.
• Proceso de toma de decisiones: aquí tiene que ver con las decisiones que toma una persona para satisfacer sus necesidades. Dependiendo de lo que desee conseguir, el individuo planificará un camino para conseguir lo que tiene en mente, para ello pondrá en marcha acciones específicas relacionadas con el objetivo.
• Procedimiento industrial: son procesamientos industriales relacionados con factores químicos, físicos, eléctricos o mecánicos que sirven para fabricar un producto. Lo más recurrente es que este tipo de proceso se aplique para elaborar artículos a gran escala.
• Proceso de manufactura: se trata de una mecánica establecida que sirve para convertir la materia prima en productos que saldrán a la venta en el mercado. En este rubro intervienen procesos de todo tipo, estos pueden ser sencillos o sumamente complicados y largos, todo dependerá del producto y lo que se requiera para elaborarlo.
• Proceso creativo: gira en torno a una idea que va tomando forma hasta llegar a su concepción final. Los protagonistas de este proceso son los pensamientos y acciones que se ponen en práctica para dar vida a la idea. En este contexto es de vital importancia contar con un pensamiento crítico y habilidades para resolver problemas.
• Proceso de ventas: es la metodología que sirve de respaldo a un vendedor para cerrar una venta. Muchas veces se elaboran guías detalladas con los pasos a ejecutar en este tipo de proceso, por lo general, es metódico y está perfectamente delineado. Gira en torno a una estructura que hace posible conseguir más ventas de manera más fácil y en menos tiempo.
• Proceso contable: nace cuando se pone en práctica una estrategia para que una entidad comercial pueda registrar las transacciones financieras. Este proceso establece pasos para recopilar, identificar, clasificar, resumir y registrar las transacciones comerciales en los libros de cuentas de la compañía.
• Proceso económico: su finalidad principal es transformar a este rubro en una teoría económica lineal determinada por una estructura que se erige a través de múltiples procesos que ocurren al mismo tiempo y que están relacionados entre sí. Podría resumirse como una metodología de producción de bienes y servicios reales que permiten obtener dinero.
• Procedimiento organizacional: son componentes que trabajan en conjunto con la finalidad de organizar algo en concreto. Es una estrategia efectiva para mantener un negocio en perfecto equilibrio, ya que permite delimitar eficientemente el uso del capital a lo largo del tiempo.

Ejemplos de proceso

Llegado a este punto, hay que mencionar que existen millones de ejemplos de estrategias ilustradas a través de un diagrama de proceso de operaciones. Se trata de una representación gráfica de los pasos que se ejecutan cuando se realizan un conjunto de tareas. Llevándolo a un plano empresarial un poco más complejo, el proceso se dividirá en cinco acciones:

1. Operación
2. Transporte
3. Inspección
4. Demora
5. Almacenaje

Para este fin, muchas compañías utilizan símbolos especiales solos o combinados.

 

Por lo general, este tipo de diagrama suele ser complejo, ya que encierra información valiosa para ser analizada en el futuro, tiempo requerido en el trabajo y localización del mismo. Los diagramas se utilizan cuando se va a iniciar un proceso complicado o cuando crearán uno nuevo. Todo esto con el fin de que ningún paso se pase por alto, un claro ejemplo de ello son los diagramas del proceso de fabricación de una señal de tráfico, estos detallan toda la estrategia a implementar con lujo de detalles.

Se aprecia claramente en el diagrama de la creación de la señal de tráfico cómo cada proceso está detallado minuciosamente. Además, ejemplifica perfectamente el principio básico del concepto de proceso que explica que una serie de procesos no están aislados unos de otros, sino que están relacionados entre sí y dan cabida a nuevos procedimientos.

Yendo a un ámbito más fácil de comprender, un diagrama de proceso de operaciones también puede ilustrar el método de ventas que usa la mayoría de empresas del mundo.

Detalla paso a paso el recorrido que realiza un cliente hasta que decide adquirir un servicio. Es tipo de proceso y su diagrama es utilizado a gran escala en la actualidad por todo tipo de corporaciones, tal es el caso de Netflix, Amazon, plataformas de apuestas y más. Es tan común que, prácticamente, formas parte de él en tu día a día. Además, se vale del principio básico de todo proceso, ser un conjunto de actividades específicas y organizadas que trabajan por uno o varios objetivos en general.

Otro ejemplo que te podemos brindar es el siguiente:

¿Cómo hacer un diagrama de proceso de operaciones?

A pesar de lo complicado que puede parecer, lo cierto es hacer tu propio diagrama de operaciones es posible.

• Indagar los componentes del proceso: determinar cuáles son los pasos que seguirás para cumplir con tu meta. Aquí es importante reunir información o recursos que sirvan para armar el proceso, ya sea una idea, una metología específica, etc.
• Ordenar las tareas: distribuye lógicamente cada actividad que harás y los procesos que darán vida a otros en tu recorrido por cumplir con la meta establecida.
• Elegir los símbolos: este paso solo lo aplicarás si el diagrama pertenecerá a un área académica o científica, lo cual exige ser sumamente minucioso. Hay notaciones especiales para cada área que se emplean en la elaboración de un diagrama.
• Conecta las actividades: utiliza flechas y líneas para relacionar los pasos que están unidos a otros y que se complementan entre sí.
• Inicio y final: establece tus límites e indica cuándo iniciará y terminará el proceso que has creado en el diagrama.
• Revisión: chequea y repasa cada uno de los puntos que has colocado en el diagrama. Asegúrate de que la representación gráfica sea la adecuada y que las acciones estén ordenadas, es decir, debes comenzar por el principio, no por el final ni en el medio.

Elementos de un proceso

Las partes que conforman un proceso son las siguientes:

1. Objetivos: Un proceso inicia con la determinación de un objetivo, en donde se establece que es lo que se pretende conseguir al iniciar el viaje desde el inicio hasta el final de dicho proceso.
2. Requerimientos: Aquí se establecen cuales son los detalles especiales a considerar y cuidar durante la ejecución del proceso para lograr el resultado establecido en el objetivo.
3. Entradas: Recursos e información que con la que se debe contar
4. Mecanismos: estos pueden ser material físico, materia prima, equipo de trabajo, capital humano, todo aquello que requerirá el proceso para poder efectuarse (material).
5. Controles: se especifican las restricciones y /o limitantes, requerimientos, reglamentos para hacer del proceso algo lo más preciso posible, apegado a dar el resultado.
6. Salidas: aquí termina el proceso, dando el resultado final, el cual involucró las entradas las cuales fueron procesadas por los mecanismos, todo bajo una estricta medición de cumplimiento hacia el objetivo y requerimientos establecidos

 

Para que sirve un proceso

En el ámbito técnico, académico y empresarial, la concepción del proceso es imprescindible para cumplir con múlitples metas. Este construye y mantiene los peldaños de la escalera que te permitirá conseguir lo que estás buscando, sin él no habría cimiento alguno. Entonces, suponiendo que tengas un negocio, la definición de proceso y la compresión del mismo, hará posible que entiendas los métodos operativos de tu empresa. Una metodología mal definida e ineficiente destruirá la calidad y la productividad de lo que hagas.

La clave que brinda la concepción del proceso es la capacidad de planificar una serie de pasos para llegar a un punto determinado, permite enfocar los recursos para maximizar las posibilidades de aprobación. Cuando conoces lo que haces y el método que empleas para organizarte, estás en la capacidad de vislumbrar la situación en la que te encuentras, independientemente del contexto.

El proceso ofrece las herramientas necesarias para desarrollar un plan y un sistema sólido de trabajo. Es el medio ideal para poner en práctica estrategias positivas que estén en la capacidad de dar vida a un proceso efectivo.

En conclusión, ¿por qué es importante el concepto de proceso? Muy simple, porque la comprensión de este abre las puertas de la percepción para saber cómo se hacen las cosas, brinda el entendimiento necesario para perfeccionarlas y hace posible asimilar el porqué de los resultados que se han conseguido. Cuando te enfocas y armas el proceso correcto, estás estableciendo el camino al éxito.

Conclusiones

Las ideas claves de un proceso son las siguientes.

• Un proceso es un conjunto de actividades específicas y organizadas que trabajan por uno o varios objetivos en común.
• La finalidad de un proceso no es otra que crear una solución, en términos científicos, elaborar una salida para que un individuo consiga lo que está buscando.
• Para que el proceso sea exitoso las actividades del mismo interactúan entre sí, una da paso a la otra.
• El concepto de proceso es imprescindible para cumplir con múltiples metas en diversas áreas de trabajo del ser humano.

Tu turno

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