Administración del tiempo

¿Qué es administración del tiempo?

La administración del tiempo es todo un proceso que necesita planeación, avance y evaluación de las actividades en momentos determinados. Es un proceso cíclico que consta de ocho etapas:

1. Diagnóstico: Escribe en bitácoras como se usa el tiempo y todas las actividades que se realizan en un día por toda la semana.
2. Análisis: Identifica los problemas o actividades que quitan tiempo y que no dan resultados.
3. Autoevalúa: Es necesario autoevaluar la información que tenemos, las capacidades, recursos, intereses y la situación actual.
4. Establece metas: Clasifícalas de acuerdo a la importancia dándole prioridad a las más urgentes.
5. Establece un plan de acción: Define el tiempo, procedimientos, recursos y cómo distribuir el tiempo.
6. Pon en práctica el plan de acción: Programa las actividades y establece un calendario donde apuntes cuando estimas llegar a la meta. Ten una agenda física o digital que te ayude a agendar y llevar un control del tiempo.
7. Busca soluciones: En caso de que se presente problemáticas desarrolla técnicas ante: crisis, demoras, interrupciones o reuniones sin provecho.
8. Seguimiento: busca un seguimiento al plan y establécelo como un estilo de vida y no solo en un periodo. Busca el mejoramiento continuo y si es necesario replantéalo y empieza por el paso uno.

 

Matriz de la administración del tiempo

Esta herramienta fue diseñada por el controversial  una vez presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, en su idea de mantener el enfoque, lograr los resultados y poner un orden en las actividades y responsabilidades por realizar.

Esta Matriz es útil y sencilla de elaborar, a continuación te decimos como utilizarla.

Cómo administrar el tiempo

Te recomendamos aplicar las siguientes estrategias:

1. Escribe todas las actividades que realizas durante el día, anotando todo el tiempo que te demora hacer cada actividad.
2. Una vez que recolectes esta información, colócalas en el cuadro que más adelante te dejaremos dividiendo en dos columnas y dos filas, formando cuatro cuadrantes. Las primeras dos columnas serán divididas en: urgente y no urgente. Mientras que en las filas anotaras importante y no importante.
3. En el cuadrante 1 (actividades urgentes e importantes) escribirás las actividades que generalmente causan presiones, crisis y fatiga.
4. En el cuadrante 2 ( no urgente e importante) son todas las actividades que tienen que ver con objetivos intrínsecos de la empresa: misión, valores, metas. Tareas que requieren mayor iniciativa y proactividad.
5. En el cuadrante 3 (no importante y urgente) entran todas las actividades que requieren atención inmediata, que están presentes en el día a día.
6. En el último cuadrante 4 (no importante y no urgente) son las actividades que no generan presión ante las compañías. Te dejamos un ejemplo:

También te dejamos una plantilla para que puedas llenar con tus propios datos:

Te dejamos una plática de Jonatan Loidi un personaje clave en el marketing que habla sobre el tiempo que te concientizará: ¿En verdad no tenemos tiempo?.

 

Importancia de la administración del tiempo.

Con la correcta administración del tiempo de manera personal se puede tener una mayor efectividad, una correcta salud mental y un mayor desarrollo por el alcance de metas. A nivel empresarial hacer un uso correcto del tiempo:

• Aumentará la eficiencia
• Impactará positivamente en la productividad
• Fomentará un buen manejo de las relaciones laborales
• Se mantendrá un mejor control interno.

Brian Tracy autor del libro Administración del tiempo (2016) establece que es necesario aplicar la teoría de las 4 D para lograr un control correcto de la administración del tiempo:

1. Deseo: Tener la convicción de lograr controlar el tiempo personal.
2. Decisión: Contar con la decisión de practicar técnicas de gestión del tiempo hasta convertirse en un hábito.
3. Determinación: Debes de persistir ante todas las problemáticas que se puedan presentar.
4. Disciplina: La disciplina es el pilar más importante para que la administración se convierta en un hábito.

Características de la administración del tiempo

Para hablar de este tema es necesario conocer qué implica perder el tiempo o qué implican las actividades que roban tiempo, término contrario a la administración del tiempo.

Llamaremos “roba-tiempo” a todas las actividades que consumen nuestro tiempo y que están encasilladas en los cuadrantes 3 y 4 (ver el apartado de estrategias).

Excusas como “me la pasé todo el día ocupado/ ocupada pero no hice nada importante, ni nada de lo que tenía previsto” es la clave para poner en práctica la administración del tiempo. Te dejamos cinco tipos de personas clave que necesitan con urgencia la administración del tiempo:

Saltarín

• Características: Empieza a realizar actividades pero las deja a medias porque se distrae con otras cosas y nunca culmina una. Les gusta sentirse ocupados pero no culminan ninguna actividad.
  • Consejos:
    1. Evita distracciones fáciles (por ejemplo tener cerca el teléfono una vez iniciado un proyecto)
    2. Genera estructuras (poner una agenda, hacer una bitácora de actividades e identificar fugas de tiempo)
    3. Utiliza tecnología (pon un tiempo estimado para realizar una actividad y haz uso de un cronómetro, pasar a otra actividad una vez acabada la tarea o cuando suene el cronómetro).

Ultra-Perfeccionista

• Características: Se fija estándares muy altos y no son realistas, lo que impide cumplir con sus tareas. Busca demasiado la perfección y le toma demasiado tiempo entregar tareas.
  • Consejos:
    1. Fija estándares regulares y que se pueden cumplir respecto a la situación y condiciones que se tienen.
    2. Aprende a decir no y no sobrecargarse de actividades.
    3. Inicia con actividades que son de alta prioridad y deja al último las que no tienen urgencia (¡ojo! que no es hacer todo mal o a medias, es buscar una organización para realizar bien las tareas)
    4. Delega responsabilidades, lo sé es difícil pero aprender a dejar que otros hagan actividades (y aprender a trabajar en equipo) es vital para tener tener efectividad.

Impaciente

• Características: No tiene paciencia para realizar procedimientos y se acelera en la toma de decisiones dejando todo a medias. Hacen muchas actividades a la vez y de todas, no logran cumplir bien una.
  • Consejos:
    1. Realiza rutinas sencillas
    2. Anota tus pendientes (ya sea en agendas físicas o virtuales)
    3. Ten recordatorios en lugares visibles

Indeciso

• Características: No sabe qué decisiones tomar, está constantemente pensando en: ¿debo? o ¿no debo? Desperdicia mucho tiempo hasta que otro lo obligue a realizar actividades. Se siente siempre abrumado
  • Consejos:
    1. Deja de sobrepensar las cosas
    2. Si te sientes capaz de hacer la actividad tómala, de lo contrario aprende a decir que no
    3. Fija fechas para la culminación de tareas
    4. Si hay mucho estrés toma un tiempo para relajarte y reflexionar y luego toma las decisiones.

Desidioso

• Características: Procrastina y deja todo hasta el último momento. Juegan contra el tiempo, no les gustan las estructuras.
  • Consejos:
    1. Toma consciencia sobre el tiempo de cada actividad y dedica tiempo adecuado
    2. Realiza planes para iniciar de la manera más rápida,
    3. No esperes a que llegue la inspiración, de hecho el ponerte en acción genera inspiración
    4. Fija pequeñas metas antes de la fecha de entrega, que tal un cronograma por día
    5. Realiza una lista física o digital de cosas por hacer.

Elementos para tener éxito en la administración del tiempo

Hay cuatro pilares importantes para tener éxito en la administración del tiempo:

1. Priorización: Es aprender a diferenciar que actividades son urgentes y cuáles no para ponerlas en un orden y realizarlas de acuerdo a la lista.
2. Delegar responsabilidades: aprender a trabajar en equipo es vital para poder administrar el tiempo, por lo que dejar ciertas actividades para que sean hechas por otros miembros del equipo para no sobresaturarse y encontrar un equilibrio.
3. Organización: busca tener un control ante situaciones que no están clasificadas, no tienen utilidad ni están en un lugar específico.
4. Planeación: tener herramientas que nos den estructura y disciplina para cumplir con las actividades. Ejemplo: calendarios, lista de actividades, planeaciones semanales, mensuales o anuales (agendas).

Proceso de la administración del tiempo

La administración del tiempo requiere de tres sencillos pasos:

1. Establecer prioridades y objetivos: Siempre es necesario fijarse objetivos y en ciertas ocasiones anotarlas. ¿Quieres hacer crecer tu empresa? ¿Quieres tener nuevos hábitos? ¿Quieres tener un estilo de vida más saludable? Plantéate los objetivos, escríbelos y analiza qué se requiere para lograrlo. Sé realista y ponlo en práctica.
2. Eliminar actividades innecesarias: Una vez que tengas tu bitácora con las actividades en el día y cuanto tiempo te demoras en realizar las tareas, analizarás qué actividades consumen mucho tiempo. Como tip, los teléfonos inteligentes registran cuánto tiempo estuviste en pantalla y con este estudio puedes reducir el tiempo que gastas en exceso en el teléfono.
3. Disciplina: Los hábitos se generan gracias a la disciplina, constancia y perseverancia. Sé estricto en tus actividades para tener un mejor rendimiento.

Beneficios de la administración del tiempo

La administración del tiempo tiene muchos beneficios en nuestra vida o de manera colectiva:

• Entregar los trabajos a tiempo: Tener estructuras y un control del tiempo nos ayuda a administrar la carga de trabajo, así como entregar todos los pendientes y satisfacer al cliente o los objetivos empresariales.
• Reducción de estrés y ansiedad: Cuando tenemos alta demanda de trabajo solemos sentirnos abrumados y esto obstaculiza nuestro trabajo, productividad e incluso afectar nuestra salud. Establecer tiempos de trabajo disminuyen el estrés y las tensiones innecesarias.
• Calidad en el trabajo: Con una correcta administración del tiempo en las actividades se puede dedicar espacios para todas las actividades y proyectos. Lo que generará calidad en tus resultados, en vez de dejar todo a la última hora.
• Aumenta la productividad y la eficiencia: Las habilidades de la administración son útiles para determinar tareas, lo cual es efectivo para ser más productivo y eficiente. La productividad se reduce cuando no se está centrado en los objetivos. La administración del tiempo permite marcar tareas importantes y urgentes para tenerlo a tiempo.
• Oportunidades de crecimiento: Ser puntual con las actividades no solamente te hace efectivo/ efectiva te hace tener una buena imagen en los trabajos y ante los clientes. Piensa en una marca que te haya fallado en su entrega y compárala con otra que siempre ha cumplido, ¿a cuál le comprarías? Lo mismo le pasa a tus clientes si tienes un control, serás líder en tus empresas frente a tus competidores.

Ejemplos de la administración del tiempo

Ejemplos de quitatiempo causados por fuerzas externas con: “asambleas, trámites burocráticos, llamadas telefónicas, jefes, papelo, metas organizacionales poco claras, visitas imprevistas, prioridades en conflicto y personal incompetente” y los causados por la propia persona: ” incapacidad de negarse, desidia, desorganización, apatía, demasiadas tareas rutinarias, no delegar trabajo, soñar despiertos, riñas y relaciones tirantes con el jefe (Rutherford 1992: 28 y 29)

Bueno, más claro ni el agua, el anterior párrafo nos deja ver la cantidad de tiempo derrochado, sin duda esto es para reflexionar, pues el tiempo es un recurso NO RENOVABLE.

Aquí te dejamos unos ejemplos que puedes implementar en tu empresa para administrar correctamente el tiempo:

1. Realiza juntas verdaderamente necesarias para evitar perder tiempo.
2. Ten un control de actividades a través de la verificación de cumplimiento de tareas.
3. Ten una cultura de prevención cuando sea tiempo de mantenimiento.
4. Ayuda a mantener un ahorro de todos los recursos y evitar desperdicios.
5. Ayuda a tener un tiempo destinado al servicio al cliente aumentando su satisfacción.
6. Se mantiene un control en los almacenes y se tiene un control de todo el requerimiento de materia prima.

Te dejamos unos  ejemplos de algunas empresas sobre como en la práctica reducen sus tiempos:

Software de compromiso

Muchas empresas como Apple y Amazon descubrieron que pueden utilizar diferentes programas para agendar las actividades diarias y determinar el tiempo de estas. Asana es un ejemplo de este tipo de software; si tienes una junta de una hora, Asana programa el tiempo determinado de todas las actividades para poder continuar con las metas del día de manera individual colectiva. Con este tipo de herramientas digitales los trabajadores se comprometen más a realizar sus actividades y alcanzar los objetivos.

El poder del agradecimiento

Empresas transnacionales como Samsung y Microsoft han demostrado que el agradecimiento es una parte vital para que los equipos de trabajo sean más productivos. Puede sonar bastante obvio, pero se ha demostrado que el agradecimiento en las actividades motiva a los trabajadores, haciéndolos más productivos y comprometidos.

Utiliza la tecnología

A medida que avanzamos, la tecnología también lo está haciendo. Ser innovador te ayudará a mejorar el uso del tiempo en tu compañía, empresas han optado por implementar el Home Office o realizar las juntas de manera virtual cada uno en su espacio de trabajo, ayuda a reducir los tiempos.

La comunicación como punto para ahorrar el tiempo:

En general, en diferentes organizaciones, una de las quejas recurrentes es la falta de comunicación y los procesos de comprender las tareas a realizar. Por esta razón, existen diversos softwares que apoyan a recolectar información de juntas transcribiendo la información dictada para que ningún acuerdo “quede en el aire”. Un ejemplo es Tetra.

Una junta o un correo

Otra de las quejas comunes que encontramos dentro de los equipos de trabajo  es la sobresaturación de juntas. Si eres un líder, determina si es necesario realizar una junta de trabajo o si solamente se puede resumir en una junta. No olvides reducir los tiempos de junta, toma máximo 30 minutos de junta y procura no interrumpir las actividades de los equipos, planearlas con días de anticipación y ponerlas al principio del día (nunca entre la jornada o al final).

Costos de implementación

Aquí te dejamos algunas sugerencias de cursos que te apoyarán en el desarrollo de habilidades para la administración del tiempo:

• Kansei Capacitaciones tiene el curso de administración del tiempo de manera personal y presencial. Consta de tres sesiones de seis horas con 8 módulos. Es online los días: lunes, martes y miércoles de 16:00 a 18:00. El costo es de $3,200.00 MXN e incluye material, interacción en vivo y diploma. ¿Te interesa? da click aquí para saber más.
• El Instituto de Capacitación Empresarial oferta la administración efectiva del tiempo, con modalidad online en vivo. Son 12 horas de trabajo (hay fechas cada mes). Incluye material y diploma de asistencia. El costo es de $2,139.00 MXN (revisa las promociones). ¿Quieres intentarlo? Da click aquí para descubrir más.
• El Instituto Mexicano de Contabilidad, Administración y Finanzas (IMECAF) oferta el curso online de administración del tiempo de 15 horas, con costo de $5,000.00 MXN. Consta de 16 módulos y hay fechas cada mes. ¿Quieres conocer más? da click aquí.

Conclusiones

Aquí te dejamos los puntos más importantes de la administración del tiempo:

• La administración del tiempo es una herramienta vital para incrementar la producción y efectividad en nuestra empresa.
• Tiene pilares importantes pero el más importante es la disciplina para cimentar este hábito.
• La administración del tiempo es una herramienta importante a nivel empresarial, que también funciona a nivel personal.

TU TURNO

¡Muchas gracias por llegar hasta aquí! Te recomendamos compartir este artículo para que más gente conozca sobre la importancia de la administración del tiempo. También queremos saber tu opinión del tema: ¿En qué sientes que se desperdicia más el tiempo? ya sea como empresario/ empresaria o como individuo.

Fuentes de Información