Contabilidad

La contabilidad se encarga de controlar y registrar los ingresos y egresos de las empresas, un buen empresario debe ser experto en temas contables pues de esto depende el éxito financiero de tu empresa. En este y otros artículos te daremos la información necesaria para entender y manejar mejor este tema.

¿Qué es la contabilidad?

Primero analizaremos las definiciones de contabilidad de algunos autores destacados:

“Disciplina que enseña las normas y procedimientos para analizar, clasificar y registrar las operaciones efectuadas por entidades económicas y que sirve de base para elaborar información financiera que sea de utilidad al usuario general en la toma de decisiones económicas.” – Elías Lara.

“Ciencia empírica, de naturaleza económica, cuyo objetivo es la descripción y predicción, cualitativa y cuantitativa, del estado y evolución económica de una entidad específica, realizada a través de métodos de captación, medida, valoración, representación e interpretación, con el fin de poder comunicar a sus usuarios información objetiva, relevante y válida para la toma de decisiones.” – Paulino Aguayo.

Por otro lado las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) definen a la contabilidad como:

“Técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afecten económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuralmente información financiera.

Retomando las ideas de los autores Lara y Aguayo, y lo establecido en las Normas Internacionales de Información Financiera, podemos decir que la contabilidad es una ciencia que se encarga de clasificar y registrar operaciones, consecuentemente analiza el estado y evolución económica de una empresa, como resultado se obtiene información financiera objetiva, relevante y válida para la toma de decisiones.

Funciones de la contabilidad

Te presentamos las principales funciones con las que debe cumplir:

1. Administrativa: Elabora informes para usuarios internos que permiten evaluar el desarrollo económico de una empresa en relación con los objetivos contables establecidos.
2. De costos: Emplea técnicas para supervisar y controlar cuánto cuesta fabricar un producto terminado.
3. Financiera: Elabora informes para usuarios externos que permiten conocer las ganancias o pérdidas de la empresa.
4. Fiscal: Prepara informes de acuerdo con la legislación fiscal aplicable de cada país, además se encarga de pagar los impuestos correspondientes.
5. Gerencial: Analiza información financiera histórica con la intención de realizar predicciones sobre el futuro económico de la empresa.

Importancia de la contabilidad

La contabilidad de cualquier empresa es importante debido a que:

• En primer lugar ayuda a obtener información sobre el movimiento económico.
• En segundo lugar registra las operaciones de ingresos y egresos.
• También permite visualizar con claridad la situación financiera.
• De manera similar determina las ganancias o pérdidas obtenidas en cada ciclo.
• Por otro lado comprueba a usuarios externos el apego a la legislación fiscal aplicable.
• Además facilita la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales.

Elementos de la contabilidad

Del mismo modo te presentamos los elementos que conforman la contabilidad:

• Activo: Se divide en circulante y no circulante. El primero se refiere al conjunto de recursos que posee la empresa y tienen un alto índice de rotación, por ejemplo, efectivo e inventarios. Por otro lado, el segundo se refiere a los bienes que la empresa posee, por ejemplo, edificios, maquinarias y equipos.
• Pasivo: Son las obligaciones financieras a corto, mediano y largo plazo que la empresa ha adquirido.
• Capital contable: Fondos propios de la empresa que resultan de la diferencia entre el activo y el pasivo.
• Ingresos: Capital que entra a la empresa principalmente por la comercialización de bienes o servicios.
• Egresos: Desembolsos de dinero que la empresa realiza.

Características de la contabilidad

Estas son las características principales de la contabilidad:

1. Utiliza información cualitativa y cuantitativa: La información cuantitativa se refiere al cálculo de transacciones económicas, por otro lado, la información cualitativa a la importancia que los usuarios le dan a la información financiera.
2. Participa en todas las operaciones económicas: Establece la forma de proceder con cada movimiento económico que realiza la empresa y elabora un registro histórico para analizar la evolución financiera.
3. Se basa en principios y procedimientos contables: Define las reglas para el registro de operaciones financieras.
4. Se enfoca en el proceso de toma de decisiones: Proporciona la información financiera necesaria para la toma de decisiones a nivel estratégico, táctico y operativo.

Beneficios de la contabilidad

Estas son las principales ventajas de llevar la contabilidad de tu empresa adecuadamente:

• Mayor control de gastos, costos e inversiones.
• Conocimiento oportuno de las ganancias o pérdidas de la empresa.
• Toma de decisiones efectiva basada en la situación económica actual.

Tipos de contabilidad

Los tipos de contabilidad pueden clasificarse de acuerdo con la función que realizan de la siguiente forma:

1. Administrativa: Se emplea para medir el cumplimiento de objetivos establecidos.
2. De costos: Realiza un análisis detallado de los costos unitarios de producción.
3. Financiera: Registra información relacionada con el estado financiero.
4. Fiscal: Prepara informes relacionados con la declaración de impuestos ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
5. Gerencial: Registra la información económica y financiera de la empresa con el objetivo de facilitar el proceso de toma de decisiones.

Otra forma de clasificar los tipos de contabilidad es de acuerdo con el origen de los recursos:

1. Pública: Registra las operaciones realizadas por las instituciones públicas.
2. Privada: Controla las operaciones que llevan a cabo las empresas particulares.

Estrategias contables

Estas son algunas de las estrategias contables más efectivas que puedes poner en práctica en tu empresa:

1. Mejora tu sistema de cobro: Puedes ofrecer a tus clientes descuentos por pagos anticipados pero sin que esto afecte la estabilidad financiera, o bien, cobrar intereses moratorios por atraso de pago, entonces podrás disminuir tus cuentas por cobrar.
2. Invierte en un software de contabilidad: Selecciona un programa que te permita llevar la contabilidad de tu empresa de forma más eficiente.
3. Delega las funciones contables a una experto: Consiste en subcontratar a un proveedor externo que se encargue de realizar las funciones contables de forma profesional.

¿Qué implica y cuánto cuesta llevar una contabilidad adecuada?

Para llevar un control correcto de las cuentas de tu empresa es necesario dominar algunos aspectos legales y técnicos de la presentación y manejo de las cuentas contables, así como la presentación de las mismas ante las autoridades fiscales. En la vida práctica, existen dos maneras comunes de llevar la contabilidad.

1. Tener un departamento de contabilidad:

Este caso es normal para empresas de mediano y gran tamaño, pues en este caso el departamento no solo se encarga de llevar y presentar las cuentas, sino también realiza otras actividades como cobranza, control interno de costos, manejo de proveedores entre otras.

El costo que esto implica puede variar dependiendo del número de personas en el equipo y su grado de experiencia. En un estimado, el sueldo de un contador para tu empresa de grado y experiencia media, oscila entre los $8,000 y $15,000 pesos. Si requieres de un contador con mayor experiencia, que tenga la capacidad de manejar un equipo y realizar estrategias contables para tu empresa, el costo puede ir entre los $30,000 y hasta los $50,000 pesos, dependiendo de su experiencia y grado profesional.

Como en toda evaluación de capital humano, debes considerar el beneficio que conlleva el contratar a un experto de tiempo completo para tu negocio y si su actividad genera valor que de cierta forma justifique el sueldo que estarás pagando. Se aconseja la contratación de un profesional cuando el trabajo contable es suficiente para mantener a una persona ocupada mes a mes o cuando tus pagos de un contador externo superen o igualen lo que estarías pagando mes a mes.

Por último, es aconsejable considerar la contratación de expertos contables de tiempo completo no solo por evaluado el costo, pues como en toda área de negocio, el tener un experto dentro de tu empresa es mejor que un auxiliar externo, pues de manera interna se verá involucrado en el día a día de tu negocio, lo cual le dará mejor entendimiento de las metas de tu empresa, su oportunidades y limitaciones.

2. Contratación de un contador externo

Una de las estrategias contables más utilizadas consiste en delegar las funciones contables a un experto, ya sea un contador particular o un despacho contable. Por ejemplo en México contratar los servicios de un despacho contable tiene un costo promedio de $3,000 pesos mensuales, mientras que contratar a un contador particular ronda los $1,000 pesos, sin embargo, es importante que solicites una cotización considerando los aspectos particulares de tu empresa.

¿Cómo llevar una contabilidad adecuada?

A continuación te dejamos algunos consejos que pueden ayudarte a llevar la contabilidad de tu empresa de la mejor manera:

1. Lo primero es utilizar herramientas tecnológicas que te ayuden a gestionar con mayor facilidad la contabilidad de tu empresa.
2. Lo siguiente es capacitarse constantemente en temas contables.
3. Del mismo modo es importante que te asegures de cumplir con tus obligaciones tributarias ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para evitar problemas a futuro.
4. Además te sugerimos mantener toda la información financiera en orden.
5. Por último registra de forma clara y periódica los activos y pasivos.

Conclusiones

En resumen podemos decir que:

• La contabilidad es una ciencia que clasifica y registra operaciones, evalúa el estado y evolución económica de una empresa y genera información financiera útil para la toma de decisiones.
• Las principales funciones de la contabilidad son administrativa, de costos, financiera, fiscal y gerencial.
• La contabilidad utiliza información cualitativa y cuantitativa, además participa en todas las operaciones económicas, se basa en principios y procedimientos contables y lo más importante es que se enfoca en el proceso de toma de decisiones.
• Los elementos esenciales de la contabilidad son activo, pasivo, capital contable, ingresos y egresos.
• Los tipos de contabilidad se clasifican de acuerdo con la función que realizan en administrativa, de costos, financiera, fiscal y gerencial, o bien, de acuerdo con el origen de los recursos en pública y privada.

Fuentes bibliográficas