Outsourcing

¿Qué es el Outsourcing?

Te preguntarás ¿Qué significa Outsourcing? bueno, este es un término en inglés que se puede entender de la siguiente forma acorde a su traducción: Out, que quiere decir fuera o externo, y source,  que quiere decir fuente, o sea,  fuente externa y se da cuando una compañía subcontrata a otra para realizar parte de las actividades de la empresa. Su uso es muy amplio, pues se da desde la realización de un servicio como limpieza o seguridad, puede relacionarse con aspectos de la producción u operación de la empresa, para producir algún bien, también se da por especialización, entre muchas otras.

Outsourcing en México

El outsourcing en México o subcontratación, está regulada por la Ley Federal del Trabajo, articulo 15, definiéndola como “…aquel por medio del cual un patrón denominado contratista ejecuta obras o presta servicios con sus trabajadores bajo su dependencia, a favor de un contratante, persona física o moral, la cual fija las tareas del contratista y lo supervisa en el desarrollo de los servicios o la ejecución de las obras contratadas”.
Lo más importante que debemos entender en este tipo de contratación es simplemente que el trabajador no pertenece de manera directa a la empresa donde presta sus servicios, esta relación la lleva con un tercero (por ello en algunos textos se encuentra como una modalidad de tercerías), tal como se explica de manera más clara a lo largo del texto.

Ejemplos de outsourcing en las grandes empresas

Las empresas de outsourcing muchas veces no se ven, pero están ahí, algunas de las compañias más importantes, clasificación triple A, utilizan el outsourcing dentro de su empresa. Y estas son:

Fuente: Blog CEUPE

Ahora te ofrecemos algunos ejemplos de algunas posiciones contratadas bajo el esquema de outsourcing. Si bien el costo depende del servicio a ofrecer o a contratar y la especialidad del mismo, de acuerdo con Indeed (bolsa de trabajo presente en 50 países), los salarios en México, mediante la contratación de outsourcing, varían conforme a la siguiente tabla, a ello se le debe agregar entre el 10, 15 o 20 por ciento, que es la ganancia de la subcontratada y con ello deben cumplir con sus obligaciones fiscales.

1. La información salarial es una estimación a partir de 672 fuentes obtenidas directamente de las empresas, usuarios y empleos en los últimos 36 meses.
2. Última actualización: 19 de noviembre de 2020.

Ventajas y desventajas del outsourcing

Ventajas

1. Creación de empleo formal y combate a la informalidad, pues la subcontratación ha incrementado su participación en el empleo formal afiliado al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), al pasar del 17.5% en 2003 al 34.4% en 2018 (IDC, 2020).
2. Beneficia a población vulnerable, pues la subcontratación ofrece oportunidades a las mujeres, madre y jóvenes para integrarse al mercado laboral. De los 6.9 millones de trabajadores subcontratados, el 38.1% son mujeres (equivalente a 2.6 millones), de las cuales el 33% son madres solteras y los jóvenes constituyen casi el 25% del personal empleado en la subcontratación (equivalente a 1.7 millones), (INEGI, 2020).
3. La reducción de costos en capital humano, flexibiliza la movilidad, lo que propicia una gestión más eficiente y maximiza el rendimiento de la empresa.

Los beneficios de una empresa que presta servicios por outsourcing es evidente gracias al acelerado crecimiento de este sector, pues, de acuerdo con el periódico “El economista”, se calcula que en Noviembre del 2020 había 4.6 millones de trabajadores relacionados con la subcontratación laboral, a los que se le añaden 200,000 nuevos empleados por año.

Desventajas

Las desventajas derivadas de subcontratar desde capital humano hasta un servicio o insumo, recae básicamente en una palabra que engloba todo: COMPROMISO.

Y es que se da en muchos casos al subcontratar, el personal o servicio al final del día no es permanente. Y esto se puede prestar a alta rotación, divulgación de información, falta de cohesión con el equipo que si es permanente, fallas en la comunicación, perdida de calidad, por mencionar algunos.

Aclaramos que esto no es una regla, sin embargo son aspectos que pueden presentarse.

Características del outsourcing

Es importante mencionar, que la opción de outsourcing se presenta en la empresa como parte de los siguientes escenarios, los cuales lo caracterizan:

1. El outsourcing se da cuando una empresa decide subcontratar a otra empresa externa para realizar un servicio necesario para su funcionamiento o para realizar cierta parte de su producción.
2. La subcontratación sirve para mejorar la eficiencia de la compañía.
3. La empresa contratista se hace responsable del servicio que se le solicita.
4. La empresa que se contrató puede subcontratar a otra empresa.
5. Una vez que una compañía subcontrata a otra para llevar a cabo algún bien o servicio, se hace responsable del trabajo encomendado mediante sus recursos y sus trabajadores.
6. La subcontratación ayuda a reducir la informalidad laboral. Por ejemplo, en los corporativos e instituciones de intermediación crediticia los trabajadores subcontratados cuentan con seguridad social.

Tipos de outsourcing

De proceso “Off – site”

Este tipo de outsourcing delega procesos internos de la empresa a un equipo externo, es decir encomienda una labor que influye directamente con la empresa a un servicio outsourcing. En este tipo de outsourcing encontramos principalmente servicios, principalmente los de contabilidad o mantenimiento, así como los procesos del área de recursos humanos, en cuanto a selección de personal, y aquellos que proveen las actividades de comunicación digital y marketing.

Actividad

Aquí lo que se subcontrata es la actividad propiamente tal que forma parte de un proceso complejo. Los perfiles son de mediana complejidad donde generalmente se subcontratan actividades tales como administrativas, de producción o comerciales, esto se da principalmente cuando a la empresa le representa un ahorro la subcontratación, pues es más económico que invertir dentro de la compañía en personal, equipos y sistemas de cómputo, oficinas, etc.

Deslocalización

Este tipo de outsourcing se refiere a obtener servicios de un especialista que no se encuentra físicamente cerca de la empresa, tanto así que puede estar fuera del país, con lo que la empresa se ahorra grandes cantidades de dinero en producción y transporte de mercancías. También está el outsourcing in house, que significa que el equipo externo trabaja en las instalaciones de la empresa que es la forma más común a nivel nacional.

Estratégico

Aquí la empresa delega a un equipo externo y especialista a llevar adelante proyectos de estrategia empresarial global, con ello se busca subcontratar a empresas especialistas o con mucha experiencia en el campo de la compañía.

¿Para qué sirve el outsourcing?

En México, el outsourcing ha crecido exponencialmente, pues se ha convertido en un aliado de las empresas para reducir tiempos y costos, la subcontratación la podemos encontrar en las grandes compañías para evitar los procesos de reclutamiento y de administración de su personal, o cuando no cuentan con un área de Recursos Humanos y para simplificar la gestión estos. También se usa cuando una empresa requiere personal especializado o con alguna habilidad específica y no cuenta con el tiempo o los medios necesarios para capacitarlos.

Por otro lado tenemos a las empresas de outsourcing, que se han convertido en un modelo de negocio muy ambicioso y rentable, estas empresas son las que prestan a su personal a otras compañías y cobran todo el servicio teniendo ganancias muy importantes, se calcula que el valor mundial del mercado del outsourcing es de hasta 10,000 millones de dólares.
De acuerdo con los resultado presentados por el Instituto Nacional de Geografía y Estadística (INEGI, 2020), el sector que tiene mayor participación en estos esquemas de contratación es el del comercio, pues emplea a 1.2 millones de personas, seguido por el sector manufacturero con 900,000 personas empleadas mediante este sistema.

Elementos del outsourcing

La Ley Federal de Trabajo (Art. 15-A) señala tres elementos básicos para que las empresas puedan subcontratar y son:

1. No podrá abarcar la totalidad de las actividades, iguales o similares en su totalidad, que se desarrollen en el centro de trabajo. Es decir, que toda empresa debe tener actividades diversas a las contratadas de manera externa.
2. Deberá justificarse por su carácter especializado, con ello, se trata de proteger a la industria, permitiendo solo subcontratar empresas especializadas y con amplio conocimiento del servicio que ofrecen. También ofrece seguridad al Estado, evitando las prácticas que permiten ocultar capitales.
3. No podrá comprender tareas iguales o similares a las que realizan el resto de los trabajadores al servicio del contratante, es decir, la empresa no puede subcontratar a otra para realizar el mismo trabajo que su personal.

De no cumplirse con todas estas condiciones, el contratante se considerará patrón para todos los efectos de la Ley, incluyendo las obligaciones en materia de seguridad social, es decir, el dueño de la empresa adquiere la calidad de patrón de los trabajadores de la tercera, con todas las obligaciones que ello implica.

La empresa contratante deberá cerciorarse al momento de celebrar el contrato a que se refiere el párrafo anterior, que la contratista cuenta con la documentación y los elementos propios suficientes para cumplir con las obligaciones que deriven de las relaciones con sus trabajadores.

Finalmente, la empresa contratante tiene la obligación de evaluar que la empresa contratista cumple con las disposiciones aplicables en materia de seguridad, salud y medio ambiente.

Estrategias sobre el tema

El outsourcing permite a las empresas concentrase en las actividades principales de su rama productiva, reduciendo los tiempos de producción y costos, dándole un valor agregado a sus productos.

La estrategia a seguir para elegir a la empresa que vamos a contratar para asignarle el outsourcing de nuestra empresa, consiste en:

1. Analizar la situación económica de la prestadora de servicios, asegúrate que cuenta con los elementos materiales suficientes para hacer frente a las obligaciones patronales derivadas de la actividad comercial entre ambos, ya que si no lo puede hacer, la empresa contratante es responsable solidario y si la empresa no puede cumplir con sus obligaciones, tu deberás cubrirlas.
2. Debes tener especial cuidado con los domicilios fiscales y laborales dudosos, pues esto es señal de que la empresa no cuenta con los elementos materiales para hacer frente a sus obligaciones.
3. Es necesario acudir con tu abogado y especialista contable para que juntos analicen los pros y los contras del esquema de subcontratación y de tus mejores opciones.

Cuando la idea es crear una empresa que preste los servicios de outsourcing, la estrategia que te recomendamos es:

1. Se debe cumplir con los requisitos como cualquier empresa, debe constituirse y registrarse, dar de alta en el SAT, registrarse ante el IMSS y registrarse en la entidad de su domicilio para pagar los impuestos estatales.
2. La obligación del pago del IVA, pues de acuerdo con la Ley del IVA, están obligados a su pago los servicios independientes, definidos en el artículo 14 de dicha Ley.
3. Debes identificar a tu mercado objetivo de acuerdo al servicio que ofreces, se sugiere hacer un estudio del mercado al que te vas a enfocar.
4. La presentación de tu empresa a futuros clientes es crucial. Te recomendamos preparar un “Brochure” Institucional con la descripción de tu empresa, tus servicios y una carta de presentación.

 ¿Cómo se hace la contratación de Outsourcing?

Lo ideal es que te asesores con un abogado a la hora de contratar o contratarte dentro del esquema de outsourcing, sin embargo aquí te dejamos algunos elementos imperdibles en las cláusulas del contrato.

1. La duración: El periodo de tiempo durante el cual se va a prestar el servicio o va a durar la subcontratación.
2. Los niveles de servicio, la especialización y los parámetros en los que se va a ofrecer el servicio.
3.  El contrato debe definir a quién pertenecen la propiedad intelectual de todos los procesos que se desarrollen durante la realización del servicio: Establecer claramente quién es el propietario de todos los productos desarrollados.
4.  La cancelación de contrato: Es importante deben establecer los parámetros de una probable ruptura del contrato, tanto por parte del cliente como por parte del proveedor e indemnizaciones económicas, civiles o penales por la ruptura del contrato.
5. Definir los activos: Es decir, el conjunto de recursos que son propiedad del cliente y que van a ser traspasados a la empresa que proporciona el servicio; en todo momento, estos recursos serán propiedad del cliente y solamente se traspasan para que se pueda ofrecer el servicio.
6. Pagos: Se debe estipular la forma y fechas de pago por el servicio, debe tener una parte fija o contractual y puede tener otra parte variable por trabajos extras que se pagan aparte de lo estipulado en el contrato.
7. Recuperación del servicio: Citar un plan para definir la devolución del servicio una vez finalizado el contrato.
8. Es importante agregar una cláusula que te permita verificar que la empresa de outsourcing realice los pagos en tiempo y forma, así como que cumpla con las prestaciones de carácter social de los trabajadores.

Glosario

Brochure Institucional: se refiere a toda aquella papelería publicitaria que representa a una empresa o una compañía, incluye a todos los volantes, trípticos, carpetas, entre otros.
Outsourcing: se da cuando un patrón o contratista realiza obras o servicios (con sus trabajadores), a favor de un tercero contratante, el cual fija tareas al contratista y debe supervisarlo en el desarrollo de los servicios contratados.
Servicios: medios o bienes intangibles que se emplean para satisfacer necesidades de terceros, ya sean particulares, generales o sociales.
Software: sistema informático o soporte lógico intangible, que involucra a los componentes lógicos digitales y su desarrollo para realizar alguna tarea determinada.

Conclusiones

• Debemos entender al outsourcing como el proceso mediante el cual una empresa subcontrata una parte de su actividad, a una empresa externa, para gestionar una parte de la compañía. Sirve para reducir costos y tiempos, además de eficientar el rendimiento de la compañía y ayuda a reducir la informalidad laboral.
• El outsourcing se puede llevar dentro de la empresa contratante o fuera de ella, siempre que la empresa contratista se haga responsable del servicio que se le solicita, además la empresa que se contratada puede subcontratar a otra empresa.
• Para que una empresa pueda subcontratar, y no tenga repercusiones legales, no deberá subcontratar el total de las actividades que ejecuta, deberá justificar la subcontratación por su carácter especializado y no podrá subcontratar tareas iguales o similares a las que realizan el resto de sus trabajadores.
• Al momento de contratar es importante tener un buen contrato, donde se definan claramente los derechos y obligaciones de cada una de las partes.

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