Base de Datos

Ser ordenado y organizado es una de las claves del éxito de un emprendedor. Estos hábitos deben de ser aplicados en muchos aspectos de tu vida y profesión. Por ejemplo, en lo que refiere a tu empresa, de nada sirve tener mil y un contactos de posibles clientes o una gran variedad de información sobre ellos, como su marca preferida, lugar de residencia, cuantas veces visita tu página web, etc, si nada de esto está organizado y almacenado en un solo lugar.

Si no mantienes un orden y estructura de todos los datos que tratas, no sabrás qué hacer con ellos y por ende podrías dejar pasar muchas oportunidades para mejorar tus productos o servicios. Por eso, la mejor manera en que puedes mantener organizada toda la información que recopilas para tu empresa,  es a través de una Base de Datos.

Una Base de Datos es la herramienta que te permitirá estructurar y consultar de manera segura toda la información relevante necesaria para tu empresa, sobretodo en temas de Marketing, ya que es un gran soporte para el éxito de tus campañas.

Por esto es de suma importancia realizarla de manera meticulosa, y para eso estamos aquí para ayudarte, ya que en este artículo vamos a:

• Definir qué es una base de datos y para qué sirve
• Conocer las características de distintos tipos de base de datos
• Guiarte en la creación realización de éstas para tus estrategias de publicidad
• Hablar sobre diferentes tipos de softwares para la creación de base de datos

Estamos seguros que una vez que termines de leer este artículo, querrás saber más del tema e incluso platicar con tus conocidos al respecto. De ser así, no lo dudes más, déjanos tus comentarios en la sección de abajo y comparte este artículo con tu red de contactos.

¿Qué es una Base de Datos?

Como su nombre lo indica, una base de datos es el lugar donde se reúnen, organizan y almacenan datos e información, para que puedan ser consultados fácilmente y de manera segura.

Los primeros modelos de base de datos fueron creados en los años sesenta y desde entonces han ido evolucionando para poder ser utilizados en diversos ámbitos, cubrir las necesidades de los usuarios y sobretodo adaptarse al desarrollo de nuevas tecnologías para su almacenamiento e interpretación.

Dado que son herramientas que puede ser utilizadas en distintas áreas de estudio como la informática, economía, ciencias sociales y sobretodo en los negocios y el marketing. Por ello es importante mantener una clasificación estructurada, íntegra y organizada de los distintos tipos de información que se almacena dentro de ésta. Y para lograr esto, generalmente los datos son guardados en programas electrónicos conocidos como Sistemas de Gestión de Base de Datos (DBMS), los cuales se encargan no solo del almacenamiento, sino también del trato, consulta, interpretación y procesamiento de la información.
Por lo que al conjunto de base de datos y sistemas de gestión de éstas se le conoce como Sistemas de Base de Datos.

¿Para qué es importante usar Bases de Datos en Marketing?

Como has visto, usar bases de datos es de gran utilidad en múltiples aspectos. Enfocándonos más en las necesidades que puede tener tu empresa y desde nuestra experiencia, podemos decirte que utilizar sistemas de base de datos en tus estrategias de Marketing es esencial y de gran importancia porque con ellas puedes:

• Generar tu plan de publicidad
• Conocer y determinar tu mercado meta
• Mantenerte informado sobre su comportamiento y tendencias
• Mejorar tus estrategias de branding
• Segmentar de manera exitosa tus productos y marcas para determinados clientes
• Crear promociones enfocadas a ciertos sectores
• Evaluar el éxito de previas campañas publicitarias
• Filtrar y clasificar a tus clientes de acuerdo a diversos criterios

En temas de marketing digital, las bases de datos te ayudan a conocer y alcanzar las siguientes métricas:

• • Efectividad del call to action
  • Tráfico en sitio web y tiempo de permanencia en éste
  • Tasa de conversión de campañas en redes sociales
  • Eficacia de los formatos de banners web y publicidad online
  • Obtener datos para campañas de retargeting

Características de una base de Datos

Hablar de las características de las bases de datos no es tarea simple, ya que existe más de una manera de clasificarlas y muchas están compuestas de características particulares. Sin embargo, nos hemos dado a la tarea de investigar un poco más al respecto y localizar algunas de las características generales de una base de datos:

• Están formadas por tablas que contienen el conjunto de datos
• Cada tabla está compuesta por filas y columnas
• A su vez cada fila cuenta con un registro y las columnas contienen información de la tabla
• Cuenta con distintos tipos de campos como: Números, booleanos, memos, fechas, alfanuméricos o Autoincrementales.
• Tiene un orden lógico necesario para poder acceder y manipular la información
• Los datos tienen independencia lógica y física, es decir que su modificación externa no influye en la interna y viceversa.
• Tienen integridad de datos, es decir toda información es precisa, integral y coherente
• Son administradas a través de sistemas de gestión conocidos como DataBase Management System (SGBD)
• Proveen de seguridad al almacenamiento de datos.

Tipos de Base de Datos

Para clasificar los distintos tipos de base de datos que existen, es importante realizar una categorización de éstas enfocadas en el modelo de datos, o sea la organización y estructura lógica usada para crear esa base de datos.
Los sistemas de gestión de bases de datos se encargan de estandarizar estas estructuras y poner reglas que dan pie a la creación de los siguientes modelos homogeneizados de bases de datos.

• Base de Datos Relacionales

Conocidas como las bases de datos más sencillas, los modelos relacionales se caracterizan por unir y crear relaciones entre distintos puntos de las tablas a través de registros únicos que crean una estructura de conexiones.
El lenguaje utilizado para la creación y uso de este tipo de BD es el Lenguaje de Consulta Estructurado (SQL: Structured Query Language), con el que es posible realizar funciones de creación, actualización, análisis o eliminación de la información (CRUD: Create, Read, Update, Delete)

• Base de Datos No Relacionales o NoSQL

Este tipo de BD se caracteriza por no seguir una estructura de filas y columnas, en cambio utilizan un modelo no relacional y un lenguaje conocido como JSON (JavaScript Object Notation).
Este tipo de base de datos ha sido desarrollada en respuesta a la complejidad que las aplicaciones web han ido desarrollando con el paso del tiempo. Y una de sus mayores ventajas es que presenta la información con un diseño agradable que cuida la experiencia del usuario.

• Base de Datos Orientadas a Objetos

Estas bases de datos surgen de la fusión de la programación orientada a objetos y el modelo relacional.
En él la información es presentada como objetos, lo cual te permite hacer un “mapping” de tu base de datos y crear tus propias bibliotecas en éstos. Por lo general utilizan lenguajes orientados a objetos como JAVA, C# o C++.

• Base de Datos Orientada a grafos.

Se trata de bases de datos que se encargan de crear entidades en el almacenamiento de la información y relacionar estas entidades entre sí. Este tipo de base de datos son muy utilizadas en las estrategias de marketing en redes sociales, ya que ayudan a la creación e implementación de algoritmos que te permiten crear campañas personalizadas para ciertos consumidores, programación de ads y palabras claves, entre otros.

En el siguiente esquema puedes observar cómo funcionan estas bases de datos.

Elementos que conforman una base de datos

Las bases de datos se componen de una gran variedad de elementos que permiten su funcionamiento y objetivos. Por lo que dichos elementos pueden variar de acuerdo al tipo de BD con la que se desee trabajar. Sin embargo existen un par de recursos de suma importancia que pueden ser encontrados en cualquier modelo de bases de datos, por ejemplo:

• Lenguaje de acceso

Toda base de datos cuenta con un lenguaje que permite la introducción, consulta, actualización y eliminación de la información, además de programar tareas y acciones específicas.

• Reporting

Una parte esencial de las BD son las funciones de reporte, ya que es a través de éstas que se logra extraer y resumir los datos interpretados para representarlos visualmente y facilitar su comprensión.

• Consultas

Se trata de las funciones que una BD es capaz de realizar. Por ejemplo recuperar datos, filtrar la información, consultar registros y sobretodo concentrar y mostrar todo esto en un solo lugar (hoja)

• Formularios

También conocidos como “entrada de datos”, es el elemento donde la magia comienza. Ya que es es el lugar donde se concentran los comandos y acciones a realizar dentro de la BD, básicamente se trata de la interfaz en donde se inicia la creación y edición de la información.

Estrategias para hacer una Base de Datos

Ahora bien, ya tienes una idea de qué es una base de datos y cuales son sus principales funciones. Ahora es importante que tomes en cuenta los siguientes consejos para poder realizar una BD para tu empresa.

• No todo puede ser hecho en EXCEL

Si vas a tratar una gran cantidad de datos y buscas que varios usuarios tengan acceso a éstos, concentrar toda tu información en una hoja de cálculo no es la mejor idea.
Si bien excel es una buena herramienta para concentrar la información en hojas de datos, lo cierto es que no puede ser considerado un sistema de administración de éstos, dado que no está diseñado para almacenar y (sobretodo) manipular grandes volúmenes de información.

• Elige tu software

Como sabes, hay una gran variedad de opciones que puedes utilizar, sin embargo algo que tienes que tomar en cuenta al momento de elegir el adecuado para ti es el tipo de base de datos con la que trabajarás, la información que vas a tratar, su capacidad de integración con otras aplicaciones. Y sobretodo, recuerda que debe contar con las funciones más importantes para tu departamento de marketing o ventas, como: Planificador de campañas, análisis de resultados, gestión ROI, segmentación de datos y filtrado de éstos.

• Crea campos independientes

Es decir, procura hacer columnas para cada variable que abarquen tus datos, por ejemplo nombre, dirección de mail, tipo de cliente, etc. Esto será de gran ayuda para poder filtrar la información siempre que lo necesites.

• Cuida el modo de captura

Muchas veces cuando alimentamos nuestra BD, solemos cometer errores de dedo u ortográficos. Es importante que se preste atención a estos detalles, ya que podría influenciar o complicar la consulta de los datos. Haz énfasis en este punto con tu equipo, ya que una captura de datos limpia, puede facilitarle el trabajo a todos.

• Mantenla actualizada

Puede parecer muy obvio, pero a veces nos ocupamos en otras cosas o nos confiamos demasiado que olvidamos mantener actualizada nuestra base de datos. Recuerda establecer un calendario o planeación para la revisión y actualización de ésta. Además no olvides trabajar siempre sobre la última versión actualizada de la BD.

• No te olvides de la seguridad

Concientiza a todo tu equipo acerca de la importancia y la gran responsabilidad que implica el almacenar datos personales y de cualquier tipo en tu empresa. Si bien los datos son de gran ayuda para la toma de decisiones, es también un tema sensible y al que hay que poner atención pues se trata de información confidencial que tiene que ser protegida de robo, pérdida o corrupción no intencional.

 

Como hacer una base de datos para tu estrategia de marketing

Para conectar con tu cliente ideal, mantener desarrollando estrategias que lo mantienen “fiel” a tu marca, y sobretodo mejorar continuamente el servicio de tu empresa, es importante recolectar información de distintos medios, para en determinado momento poder analizarla y tomar decisiones basada en datos.
Como has visto, una gran manera de mantener organizada esta información y poder consultarla en cualquier momento, es realizando un a base de datos. Por lo que a continuación te damos algunos consejos que tomar en cuenta para hacer la base de datos de tu plan de marketing.

• Fija tus objetivos

Las bases de datos pueden ser utilizadas de diversas maneras, para esto es importante fijar tus objetivos claramente. Por ejemplo
Encontrar nuevos prospectos o clientes potenciales

• Idear nuevas ofertas y campañas
• Mejor la tasa de fidelización de clientes
• Llevar campañas específicas para clientes específicos
• Modificar o nutrir el plan de marketing
• Fijar tus objetivos te será de gran ayuda para determinar cómo deseas que los datos sean almacenados, tratados e interpretados. Además de determinar qué tipo de software funciona mejor para tus necesidades.

• Determina el tipo de datos que necesitas

Una vez que fijas tus objetivos, debes definir que tipo de datos necesitas para alcanzarlos. Entre los más comunes puedes encontrar:

• Demografía: Datos como edad, género o estado civil
• Datos de adquisición: ¿de donde llegó el cliente? ¿Qué tipo de campaña de marketing lo llevó a su compra? ¿Desde que medio conoció nuestro marca?
• Datos técnicos: Qué tipo de dispositivo utiliza, cuánto tiempo navegó en el sitio web, cuantos clicks realizó para llegar a nuestro contenido, etc. Este tipo de datos son más útiles para tus estrategias de marketing digital.

• Integraciones con API

Probablemente utilices algunos softwares que te ayuden a tener una mejor organización de ciertos flujos de marketing y ventas. Una manera de sacar ventaja de éstos es integrando tu DBMS a tu CRM, para que logres condensar toda la información relevante en un solo lugar y mantenerla siempre actualizada y organizada.
Por lo general los softwares o cloud services, tanto de gestión de base de datos como CRMs, cuentan con un API, que es prácticamente una llave para realizar estas integraciones.

• Diversifica tus fuentes de información

Recuerda nutrir de información precisa y útil tu base de datos, además de diversificar sus fuentes. Muchas veces lo que necesitas saber no está del lado del consumidor, sino dentro de la misma empresa. Por eso no olvides siempre consultar y conectar las bases de datos de otros departamentos, como ventas, soporte técnico y servicio al cliente. Así podrás conocer otras métricas que serán de gran ayuda para mantener actualizado tu plan de marketing. Puede parecer obvio, pero desafortunadamente tendemos a olvidar lo más obvio

¿Cuánto cuestan los softwares para base de datos?

Como has visto a lo largo de este artículo, contar con un sistema de gestión de datos eficiente y seguro es de suma importancia para tu empresa. De acuerdo al sitio Capterra, algunas opciones de DBSM que puedes considerar son:

MYSQL: Como has visto, se trata del software utilizado por excelencia para la creación de BD. Si bien esta herramienta puede ser utlizada gratuitamente, existen algunas ediciones de pago que bien valdría la pena revisarlas, ya que te ofrecen otras funcionalidades como hosting y enterprise management. El precio va desde los 50 pesos mexicanos (2 dlls) al mes.

Caspio: Una de las ventajas de este sistema es que no necesitas tener conocimiento de programación, además que la consulta y configuración de las bases de datos puede hacerse de manera online. Algunas de sus funciones son la generación de informes en tiempo real, proyecciones y gestión de auditorías. Tiene una variedad de planes que van desde los 2500 mxn.

MongoDB: Es un sistema de datos que organiza la información en esquema dinámicos, además que permite la integración con otras aplicaciones para recolectar los datos desde éstas. Es un sistema NoSQL, con planes anuales personalizables.

Directorio de proveedores

Contar con la ayuda de expertos en temas de creación de base de datos e interpretación de éstos, es de gran importancia para el crecimiento de tu empresa. Para que te rodees de los mejores, echa un vistazo a nuestro directorio de proveedores, donde encontrarás una gran variedad de agencias y profesionistas expertos en estos temas.

Ver Directorio

Conclusiones

• Una base de datos es un sistema de almacenamiento y organización de datos e información.
• Su objetivo principal es concentrar en un lugar seguro toda la información referente a las diversas áreas de tu empresa. Para que pueda ser consultada e interpretada en cualquier momento.
• Una base de datos es gestionada a través de sistemas o softwares conocidos como Sistemas de Gestión de Bases de Datos. Algunos de los más conocidos son: MySQL, Microsoft Access o SQL de Oracle.
• Una base de datos en conjunto con un sistema de gestión de ésta, forman un Sistema de Base de Datos.
• Existe una gran variedad de tipos de base de datos, la clasificación de éstas se da de acuerdo a las relaciones entre los datos además del lenguaje que utilizan
• Entre las más comunes encontramos: Base de datos relacional, grafos, noSQL, orientada a objetos, entre otras
• Usar bases de datos en nuestras campañas de marketing es de gran importancia porque nos genera una mejor perspectiva para la toma de decisiones, nos ayuda a definir nuestro mercado meta, ayuda a determinar el éxito de las campañas publicitarias existentes y alimenta la creación de otras.

Tu turno

Muchas gracias por llegar hasta aquí. Seguramente has encontrado demasiada información relevante que te gustaría analizar un poco más. Por eso no olvides dejar tus comentarios en la sección de abajo, cuéntanos cómo gestionas tus bases de datos en tu empresa y en qué áreas de tu negocio encuentras más relevante el uso de éstas. Estamos encantados de leerte.

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Fuentes de información

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