Convenciones

¿Alguna vez has considerado la opción de realizar convenciones en tu empresa? Este tipo de eventos corporativos permiten motivar al personal, mejorar el rendimiento laboral y aumentar el sentido de pertenencia, por mencionar algunos beneficios.

Si no sabes con certeza cómo organizar una convención, te sugerimos servir una taza de café para disfrutar la lectura de esta guía completa en la que se abarcan los siguientes puntos:

• Definición e importancia de las convenciones.
• Los elementos que debes considerar para organizar una convención.
• Los beneficios que obtienen las empresas al realizar convenciones.
• El proceso que debes seguir para organizar una convención.
• Algunas sugerencias que te ayudarán a organizar una convención en tu negocio con los costos que esto implica.

No olvides que en la sección de comentarios puedes hacernos saber tus dudas u opiniones sobre el tema, también te recordamos compartir este artículo en tus redes sociales para que pueda llegar a otros empresarios que lo necesiten.

¿Qué son las convenciones?

Una convención es un evento corporativo en el que los directivos transmiten a los colaboradores los resultados obtenidos, los siguientes objetivos por cumplir y las estrategias a implementar, además son ideales para realizar actividades de integración con la finalidad de establecer relaciones sólidas entre el personal de la empresa.

Importancia de realizar convenciones

Los objetivos principales de una convención son:

• Motivar al personal: Una convención es una oportunidad para dar a conocer al personal los resultados obtenidos hasta el momento y reconocer el esfuerzo del equipo de trabajo, esto por supuesto aumenta la motivación del personal.
• Mejorar el rendimiento laboral: En las convenciones también se suele compartir la planeación estratégica con los colaboradores, de esta forma cada integrante del equipo sabe lo que debe hacer para contribuir con el crecimiento y desarrollo de la empresa, esta es una forma de mejorar el rendimiento laboral.
• Aumentar el sentido de pertenencia: Por último, este tipo de eventos corporativos ayudan a que el personal se relacione entre sí, se creen relaciones efectivas y mejore el ambiente laboral, así los empleados sienten que forman parte de una empresa.

Elementos de una convención

Estos son los elementos que debes considerar para organizar una convención:

1. Participantes: Para seleccionar el lugar más adecuado para llevar a cabo la convención y realizar un presupuesto, es necesario conocer el número de participantes.
2. Objetivo del evento: Es importante saber cuál es la razón principal de realizar la convención para poder planear las actividades.
3. Presupuesto: Se debe determinar cuál será el presupuesto destinado para el evento.
4. Sede: Otro aspecto a considerar es el lugar en el que se llevará a cabo la convención y el transporte requerido.
5. Agenda del evento: Para tener un mejor control del desarrollo del evento se debe elaborar un horario con actividades específicas a realizar.
6. Tiempo de planeación: Para que el evento sea todo un éxito se debe organizar, por lo menos, con tres meses de anticipación.

Beneficios de realizar convenciones

Las siguientes son las ventajas de realizar una convención:

• Mejora la comunicación entre los distintos niveles de la organización.
• Favorece el crecimiento y desarrollo de la empresa.
• Permite compartir la planeación estratégica con los colaboradores.
• Crea relaciones sólidas y efectivas entre el personal.
• Aumenta la motivación y mejora el ambiente laboral.
• Permite reconocer los logros del equipo de trabajo.

Sugerencias para realizar convenciones

En esta sección te compartiremos algunas sugerencias que te ayudarán a organizar una convención en tu negocio:

• Elige el lugar adecuado: La ubicación es un punto clave para que el evento pueda ser todo un éxito, es importante que el lugar cuente con la infraestructura adecuada para realizar las actividades planeadas, lo ideal es encontrar espacios que sorprendan a los asistentes, los destinos más comunes en México son Monterrey, Ciudad de México, Guadalajara, Querétaro y Mérida.
• Pide ayuda a profesionales: Una buena opción es contratar los servicios profesionales de un proveedor de organización de eventos corporativos, así te estarás asegurando de que un experto se encargue de todo.

¿Cómo realizar convenciones?

Este es el proceso que debes seguir para organizar una convención en tu negocio:

1. Lo primero que debes hacer es encontrar un lugar para llevar a cabo el evento, las opciones más comunes son hoteles y centros de convenciones.
2. Después elige la fecha, asegúrate de que no haya otro evento en tu empresa ese día.
3. Lo siguiente es seleccionar a los participantes, puede ser que se trate de un evento para todo el personal, o bien, que selecciones a los empleados con mejor desempeño, de esta forma asistir a la convención se convertiría en un premio.
4. También es necesario que selecciones un canal para comunicar todos los detalles del evento a los asistentes, proveedores y organizadores.
5. Por último, define quiénes serán los organizadores, lo ideal sería contratar a profesionales expertos en la organización de eventos corporativos.

¿Qué implica y cuánto cuesta realizar convenciones?

Para terminar hablaremos de cuánto cuesta organizar una convención, para esto te compartiremos los precios que ofrecen algunos proveedores de servicios de organización de eventos corporativos.

Por ejemplo, la agencia Global Xperience, se encarga de la organización de convenciones, por lo general el concepto de honorarios corresponde al 15% del total del evento y su servicio incluye lo siguiente:

• Producción de eventos.
• Transportación aérea y terrestre.
• Venues y recintos.
• Gestión de hospedaje.
• Branding.
• Promocionales.
• Plataforma online de registro.
• App con programa del evento.
• Speakers, edecanes y hostess.

(Global Xperience, 2020).

Agencias o proveedores de servicios de organización de eventos corporativos

Si necesitas ayuda profesional para organizar convenciones en tu empresa, no dudes en consultar nuestro directorio de agencias en el que encontrarás una gran cantidad de proveedores de servicios de organización de eventos corporativos, te resultará fácil elegir una opción que se adapte a tus necesidades y presupuesto.

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Conclusiones

En resumen:

• Una convención es un evento corporativo en el que los directivos transmiten a los colaboradores los resultados obtenidos, los siguientes objetivos por cumplir y las estrategias a implementar, además son ideales para realizar actividades de integración con la finalidad de establecer relaciones sólidas entre el personal de la empresa.
• Motivar al personal, mejorar el rendimiento laboral y aumentar el sentido de pertenencia, son los objetivos principales de una convención.
• Los elementos que debes considerar para organizar una convención son participantes, objetivo del evento, presupuesto, sede, agenda del evento y tiempo de planeación.

Tu turno

Ahora te toca poner en práctica lo aprendido para realizar convenciones en tu empresa y como resultado mejorar la comunicación, favorecer el crecimiento y desarrollo, compartir la planeación estratégica, crear relaciones sólidas y efectivas, aumentar la motivación, mejorar el ambiente laboral y reconocer los logros del equipo.

Fuentes bibliográficas